Ziele der Mitarbeiterbefragung festlegen, Veränderungen anstoßen

Die konkreten Ziele von Mitarbeiterbefragungen können sehr unterschiedlich sein, in der Regel geht es aber zuersteinmal um Informationsgewinnung. Zu welchem Thema/Themenkomplex nähere Informationen erhoben werden sollen, hängt von der jeweiligen Situation im betreffenden Unternehmen ab. Im Folgenden haben wir eine Reihe von möglichen konkreten Zielen, Beispielen und Planungsschritten zusammengestellt.

• Ziele der Mitarbeiterbefragung festlegen
• Mitarbeitermotivation als Ziel der Befragung

Ziele der Mitarbeiterbefragung

Die Mitarbeiterbefragung gehört zu den zielführenden Instrumenten, um Änderungsprozesse im Unternehmen anzustoßen und zu begleiten. So verschieden diese Prozesse sein können, so unterschiedlich können auch die Ziele der Befragung sein:

• Verbesserung der Arbeitsatmosphäre

• Erhöhung der Motivation der Beschäftigten

• Senkung des Krankenstandes der Belegschaft

• Erhöhung der Bindung und Senkung der Fluktuation

• Verbesserung der Führung

• Unterstützung des Qualitätsmanagements

• Begleitung von Veränderungsprojekten

• Erkennen von Risiken und Schwachpunkten

• Kontrolle von (Verbesserungs-)Maßnahmen

Das Ziel der Mitarbeiterbefragung ergibt sich häufig aus konkretem Anlass: Sie merken beispielsweise, dass der Krankenstand jährlich zunimmt, dass die Produktivität bestimmter Bereiche nachlässt oder Sie planen Umbaumaßnahmen und möchten die Belegschaft einbinden.

Wer sollte an der Zielfestlegung beteiligt sein?

Die Projektgruppe „Mitarbeiterbefragung“ sollte die Belegschaft bereits in der Planung ganzheitlich miteinbinden. Das bedeutet, dass die Unternehmensleitung, Vertreter der Mitarbeiter oder der Betriebsrat, die Personalabteilung, der Datenschutzbeauftragte und auch Vertreter(innen) der Fach- und Führungskräfteebene involviert sein müssen. Unter Umständen sollte die Presse- oder die EDV-Abteilung ebenfalls eingebunden werden – für Design, Umsetzung und Kommunikation der Umfrage. Alternativ ist auch ein Stab denkbar, welcher durch oben genannte Abteilungen unterstützt wird. Die Unternehmensleitung sowie die direkten Führungskräfte sollten diese Unterstützung fördern und sicherstellen.

Ziele festlegen

Die Ziele der Mitarbeiterbefragung sollten präzise, verständlich und vor allem realistisch sein. Bei der Pilotdurchführung empfehlen wir dringend, keine allzu hohen Ziele zu verfolgen und die Auswertung im Auge zu behalten. Ein frühes Scheitern kann den gesamten Befragungsprozess für eine lange Zeit als effizientes Werkzeug disqualifizieren.

Die Geschäftsleitung sollte zu Beginn Ihre Erwartungen klar und deutlich gegenüber der Belegschaft kommunizieren. Achten Sie darauf, keine übersteigerten Erwartungen zu wecken und trotzdem die Motivation zu erzeugen, am Veränderungsprozess mitzuwirken.

Mitarbeitermotivation

Mitarbeitermotivation ist ein häufiges Ziel von Mitarbeiterbefragungen. Denn Unternehmer wissen, dass die Mitarbeiter die Leistungsträger, das Grundgerüst eines jeden Unternehmens sind. Die wichtigsten Motivationsfaktoren für die Belegschaft sind zwar in der Regel bekannt (interessante Aufgaben, positive Arbeitsatomsphäre, Selbstverwirklichung unter Einbeziehung der privaten Bedürfnisse, leistungsorientierte Bewertung, Anerkennung), allerdings ist der Erfüllungsgrad dieser Faktoren nicht bekannt. Mit einer unternehmensinternen Befragung der Belegschaft kann dieses fehlende Wissen ermittelt werden.

Wir empfehlen folgendes Vorgehen für die nachhaltige Verbesserung der Mitarbeitermotivation:

1. Mit einer ersten Befragung identifizieren Sie die wesentlichen Motivations- und Störfaktoren und Optimierungsschwerpunkte.
2. Gemeinsam mit Ihrer Belegschaft erarbeiten Sie Ziele zur Steigerung der Motivation und Maßnahmen, um diese Ziele zu verwirklichen.
3. Nach der Umsetzung können Sie mit einer weiteren Befragung die Zufriedenheit mit den Maßnahmen erheben und den Fortschritt des Veränderungsprozesses erfragen.

Damit die Mitarbeiterbefragung letztendlich nicht nur zu einer kurzfristigen Verbesserung führt, sollten regelmäßig Umfragen durchgeführt oder am besten direkt in bestehende Unternehmensprozesse eingebunden werden. Dies kann einfach, schnell und effizient geschehen – anhand von Vergleichswerten: Quantifizieren Sie die Motivierungsfaktoren!

Beispiel

Die Zufriedenheit mit der internen Kommunikation wird monatlich anhand von zwei Fragen erhoben:

1. Wie zufrieden sind Sie? (Bewertungsfrage mit Schulnotensystem)
2. Was ist der Grund für Ihre Bewertung/Benotung? (offene Frage)

Anhand der Einfachheit der Frage kann jeden Monat ohne viel Aufwand die aktuelle (Schul-)Note ermittelt werden. Mit der passenden Software können Sie auch die Ergebnisse der offenen Fragen getrennt betrachten – alle Gründe für eine Note besser als 2 und alle Gründe für eine Note schlechter als 3 beispielsweise. So können Sie regelmäßig auf einen Blick erkennen, wie der aktuelle Zustand ist und wie der allgemeine Trend ist. Durch die zeitlich regelmäßige Erhebung können Sie die Benotung sogar in Beziehung setzen zu getroffenen Maßnahmen und Projekten. Und das alles ohne viel Aufwand, mit zwei einfachen Fragen, für deren Beantwortung jeder Mitarbeiter zwei Minuten pro Monat aufwenden muss.