Mitarbeiterbefragung im Rahmen des Change-Managements

Veränderungsprozesse durch Mitarbeiterbefragungen flankieren

Mitarbeiterbefragungen werden von Unternehmen häufig als vorbereitende oder flankierende Maßnahme im Rahmen von Veränderungsprozessen durchgeführt – auch und gerade im Rahmen des Change-Managements. Vor dem Hintergrund stetigen Wandels kommt dem Change-Management, also dem strategisch bewussten Einleiten, Steuern, Integrieren und Umsetzen von umfassenden Veränderungen, ein besonderer Stellenwert zu. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es für die meisten Unternehmen vonnöten, mit neuen Entwicklungen Schritt zu halten, neue Märkte zu erschließen, moderne Technologien zu implementieren und/oder betriebliche Abläufe regelmäßig zu optimieren, also eine agile Unternehmenskultur zu pflegen.

 

Die dafür notwendigen umfassenden, oft bereichsübergreifenden Änderungsprozesse sollten im Sinne einer reibungslosen und erfolgreichen Umsetzung nicht nur von der Führungsebene, sondern auch von der Belegschaft angenommen und mitgetragen werden. Daher empfiehlt es sich, die Mitarbeitenden nicht nur grundlegend zu informieren, sondern sie auch aktiv in den Change-Prozess zu involvieren. Schließlich müssen strategische Neuausrichtungen vom gesamten Unternehmen gelebt werden, um ein nachhaltiges Gelingen zu gewährleisten. 

Mitarbeiterbefragung in welcher Phase des Change-Prozesses?

Um Mitarbeiter in die strategisch relevanten Veränderungsprozesse miteinzubeziehen, werden in der Regel sowohl im Vorfeld als auch Maßnahme-begleitend Befragungen in unterschiedlichen Phasen durchgeführt. Häufig liegen den angestrebten Veränderungen bereits Status quo-Erhebungen und Feedback-Befragungen zugrunde, durch die Schwachstellen und Defizite und somit der tatsächliche Bedarf ermittelt werden konnte, der in der Folge einen Change-Prozess nach sich zieht. 

 

Oft ist es dann ratsam, Mitarbeiter auch im nächsten Schritt, also bereits in der Planungsphase des Change-Prozesses, einzubinden, um Vertrauen zu gewinnen und die Akzeptanz für (bevorstehende) Veränderungen zu steigern. Je mehr sich die Belegschaft in die geplanten Maßnahmen miteinbringen kann und dadurch in ihren Belangen ernst genommen fühlt, desto weniger Bedenken oder Widerstand wird den nachfolgenden Änderungsprozessen entgegengebracht. Steht also fest, welche Bereiche im Rahmen des Change-Managements umfassend verändert werden sollen, kann durch eine Befragung der direkt betroffenen Mitarbeiter erhoben werden, welche Wünsche, Erwartungen, Vorbehalte und Verbesserungsvorschläge sie diesbezüglich haben.

Auch nach Abschluss von weitreichenden Änderungsprozessen kann der Erfolg der Maßnahmen mithilfe von regelmäßig durchgeführten Befragungen kontrolliert werden. Anhand des Feedbacks der Belegschaft lassen sich Rückschlüsse auf den Stand der Entwicklung und den tatsächlichen Fortschritt ziehen.

Gute Gründe für Mitarbeiterbefragungen im Change-Prozess

Mitarbeiterbefragungen können im Rahmen des Change-Managements verschiedene Funktionen zukommen. Zum einen werden sie durchgeführt, um eine umfassende Bestandsaufnahme zu machen, die als (Daten-)Grundlage für den eigentlichen Change-Prozess herangezogen wird. Zum anderen können Befragungen dazu dienen, die geplanten Veränderungen und deren Notwendigkeit vorzustellen (als Teil der Change-Kommunikation) und das Feedback der unmittelbar betroffenen Mitarbeiter hierzu einzuholen. Auf diese Weise werden sowohl Akzeptanz und Vertrauen gesteigert, als auch praxisnahe Vorschläge generiert. Und last but not least dienen Mitarbeiterbefragungen nach Abschluss von Change-Projekten als Kontroll-Instrument. 
 

Funktionen und Ziele von Mitarbeiterbefragungen auf einen Blick:
 

Belegschaft informieren & sensibilisieren

Status quo erheben & Defizite identifizieren

Mitarbeiter einbeziehen & motivieren

Vertrauen schaffen & Akzeptanz steigern

Feedback einholen & Vorschläge generieren

Maßnahmen einleiten & Erfolge kontrollieren

Mitarbeiterbefragungen werden zur Diagnose, Evaluation und Kontrolle eingesetzt und dienen in der Regel überdies als Feedback-, Kommunikations- und Partizipations-instrument.

Beispiele für Mitarbeiterbefragungen im Rahmen des Change-Managements

Im Rahmen des Change-Managements können verschiedene bereichsübergreifende Zielsetzungen im Fokus stehen. Geht es beispielsweise um Veränderungen, die zu einer Verbesserung der internen und externen Kommunikation beitragen sollen, bietet es sich an, die Belegschaft nach Vorschlägen für einen optimalen Ablauf zu befragen. Werden bei der Auswertung des Mitarbeiter-Feedbacks zielführende Vorschläge identifiziert, können diese im Rahmen des Change-Managements in den Maßnahmen-Katalog aufgenommen und innerhalb des Prozesses umgesetzt werden. Dass diese von Mitarbeitern vorgeschlagenen Maßnahmen in den Change-Prozess miteingeflossen sind, sollte selbstverständlich auch an die Belegschaft kommuniziert werden. 

 

Sollen betriebliche Abläufe oder Abteilungsstrukturen an neue Entwicklungen angepasst und optimiert werden, ist auch hier ein Einbeziehen der Mitarbeiter unbedingt ratsam. Im Rahmen von Teammeetings oder Betriebsversammlungen sollte die Notwendigkeit einer geplanten Umstrukturierung angekündigt und transparent erläutert werden, mithilfe einer Mitarbeiterbefragung können anschließend die Wünsche, Bedenken und Vorschläge der Belegschaft erhoben werden. Auf diese Weise werden die Mitarbeitenden aktiv in den Prozess miteingebunden, wodurch die Akzeptanz für den angestrebten Wandel in der Regel gesteigert wird.

Während und nach Abschluss von Veränderungsmaßnahmen können turnusmäßig durchgeführte Feedback-Befragungen als Erfolgskontrolle eingesetzt werden. Auch kann hierdurch die Sensibilisierung für die veränderten Abläufe und Strukturen verstetigt werden.

Die Anwendungsmöglichkeiten für Feedback-Befragungen reichen von kurzen Puls Checks bis hin zu umfassenden Umfrage-Projekten im Rahmen der Qualitätskontrolle oder der Personalentwicklung. Weitere Anwendungsfälle und Beispiele für Feedback-Befragungen finden Sie hier: Feedback-Tool

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