Datenschutz bei Mitarbeiterbefragungen

Ein Umfrage-Tool sollte größtmöglichen Schutz der Privatsphäre und maximalen Datenschutz bieten. Deshalb haben wir diesen Themen bei der Entwicklung von Lamapoll höchste Priorität eingeräumt. Viele Unternehmen und Organisationen schenken uns aus genau diesem Grund ihr Vertrauen. Im Folgenden erfahren Sie, worauf Sie bei der Nutzung unseres Tools vertrauen können und was Sie beachten sollten, um datenschutzkonforme Mitarbeiterbefragungen durchzuführen.

• Warum sollten Sie uns vertrauen?
• Das müssen Sie beachten, wenn Sie datenschutzkonforme Mitarbeiterbefragungen erstellen möchten
• Folgende Punkte sollten sichergestellt und klar kommuniziert werden

Wie rechtfertigen wir das in uns gesetzte Vertrauen?

Unsere Server sind zertifiziert (BS-7799-TÜV und nach DIN ISO 27001) und stehen allesamt auf dem Gebiet der Bundesrepublik Deutschland. Wir richten unsere Systeme und Abläufe streng nach dem Bundesdatenschutzgesetz und der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) aus. Wir gehen selbstverständlich auch einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Ihnen ein. Ausführlichere Informationen zu den Themen Sicherheit und Datenschutz finden Sie hier:

• Sicherheit
• Datenschutz 

Darüber hinaus verfügt unsere Software über keinerlei Schnittstellen zu Drittanbietern, wir werten Ihre Daten nicht aus, wir verwenden Ihre Daten nicht. Sie haben die volle Datenhoheit! Die bei Wettbewerbsprodukten übliche Daten-Sammelwut können wir nicht nachvollziehen - wenn Sie Ihre Ergebnisse und E-Mail-Adressen bei LamaPoll löschen, werden diese auch definitiv gelöscht!

Datenschutzkonforme Mitarbeiterbefragung erstellen

Wenn anhand der Antworten ein konkreter Teilnehmer identifizierbar ist, handelt es sich bei der betrieblichen Befragung um Verarbeitung personenbezogener Daten. Sollte anhand der Antworten ein Personenbezug entstehen (etwa indem ein Rückschluss auf Mitarbeiter oder Vorgesetzte besteht), so ist die Weitergabe der Daten an einen externen Dienstleister in der Regel eine Verarbeitung im Auftrag. In diesem Fall muss ein Vertrag zur Datenverarbeitung im Auftrag gemäß Art. 28 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geschlossen werden.

Achtung: Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist bereits dann für Sie laut Gesetz Pflicht, wenn Sie E-Mail-Adressen in Ihr Adressbuch von LamaPoll hochladen!

Datenschutzrechtlich ist eine Befragung in der Regel nur dann unbedenklich, wenn diese anonym erfolgt. Doch hier lauern Tücken, denn häufig sind Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich, etwa durch Kreuztabellierung, durch die Art der Beantwortung oder durch Erhebung von Metadaten.

Daher empfehlen wir, stets größte Sorgfalt bei der Auswahl des richtigen Anbieters walten zu lassen. LamaPoll beispielsweise bietet maximalen Datenschutz – selbstverständlich DSGVO-konform – und sichert Ihre Daten ausschließlich auf eigenen Servern in Hochsicherheitsrechenzentren auf dem Gebiet der Bundesrepublik Deutschland. Dies ist bei ausländischen Anbietern (vor allem außerhalb der EU) nicht gewährleistet.

Folgende Punkte sollten sichergestellt und klar kommuniziert werden:

1. Der Betriebsrat sowie der Datenschutzbeauftragte Ihres Unternehmens werden in das Befragungsprojekt eingebunden.
2. Die erhobenen Daten sind ausschließlich arbeitsbezogen.
3. Der Zugang (wer, wann, wie) zu den Ergebnissen ist verbindlich festgelegt.
4. Jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter wird klar kommuniziert, wann, wo und welche Daten zur Verfügung stehen und wer darauf in welcher Form Zugriff hat.

Beachten Sie auch die Hinweise des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit BfDI: Datenverarbeitung.

Geben Sie Ihre Daten nicht an Unternehmen weiter, die ihre Server in den USA betreiben. In den USA gibt es praktisch keine Datenschutzgesetze - die Unternehmen halten den Datenschutz freiwillig ein - oder auch nicht!