Mitarbeiterbefragung online durchführen: Anleitung & Tipps

Mitarbeiterbefragung durchführen Schritt für Schritt

Die wichtigsten Schritte bei der Erstellung und Durchführung einer Online-Mitarbeiterbefragung haben wir in diesem Beitrag für Sie zusammengestellt. Unabhängig davon, ob eine kurze Ad-hoc-Befragung oder eine umfangreiche Mitarbeiterbefragung geplant ist, gibt es eine Reihe von Faktoren, die zum erfolgreichen Gelingen eines Befragungsprojekts beitragen. Um ehrliches und relevantes Feedback Ihrer Belegschaft zu generieren und dadurch die gewünschte Informationsgrundlage für Entscheidungen zu erhalten, sollten schon im Vorfeld die maßgeblichen Schritte einer Mitarbeiterbefragung durchdacht werden. Folgende Punkte sollten Sie beachten:

1. Legen Sie bereits zu Beginn das Ziel der Mitarbeiterbefragung fest! 

Definieren Sie gleich zu Beginn das Ziel der Mitarbeiterbefragung. Was möchten Sie erfahren, was möchten Sie erreichen? Geht es Ihnen um die Sicherung des Qualitätsmanagements, die Steigerung der Identifikation mit dem Unternehmen, die Ermittlung und Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit, die Gesundheitsförderung und Optimierung der Arbeitsbedingungen oder die Untersuchung und Verbesserung des Betriebsklimas?  Der Fragebogen sollte auf ein konkretes Zielvorhaben zugeschnitten werden. Fokussieren Sie sich auf das Kernthema. 

Orientieren Sie sich bei der Planung der Mitarbeiterbefragung und bei der Erstellung des Fragebogens gern an unseren kostenlosen Vorlagen und Beispielen für Mitarbeiterbefragungen.

2. Binden Sie den Betriebsrat und den Datenschutzbeauftragten mit ein!

Mit dem Betriebsrat und dem Datenschutzbeauftragten holen Sie sich relevante Stakeholder mit ins Boot, die Vertrauen bei der Belegschaft schaffen und die Akzeptanz für das Befragungsprojekt erhöhen können. Richten Sie im Online-Tool möglichst einen eigenen Account für die Arbeitnehmervertretung ein, damit diese sich unabhängig einen Überblick über die Rahmenbedingungen (z.B. Anonymität, DSGVO-Konformität) und die Inhalte der Mitarbeiterbefragung verschaffen kann. 

3. Informieren Sie die MitarbeiterInnen frühzeitig, transparent und umfassend!

Gewinnen Sie das Vertrauen und Interesse der Belegschaft. Informieren Sie bereits vor der eigentlichen Befragung über das Befragungsprojekt und erläutern Sie den Anlass, den Untersuchungsgegenstand und das Ziel. Je transparenter Sie vorgehen, desto höher ist in der Regel die Teilnahmequote. Benennen Sie unbedingt auch eine/n Ansprechpartner/in für mögliche Rückfragen vonseiten der Mitarbeitenden. 

4. Gewährleisten Sie die Anonymität und Freiwilligkeit der Teilnahme!

Stellen Sie sicher, dass die Anonymität der Teilnehmer gewahrt wird. Achten Sie darauf, dass kein Rückschluss auf einzelne Teilnehmer möglich ist – auch nicht durch Antwortkombinationen oder Kreuztabellierung. Fragen Sie aggregierte Größen ab und achten Sie auf eine hinreichende (Mindest-)Stichprobengröße. Weisen Sie die Belegschaft an, in Freitextfeldern/Kommentarfeldern keine personenbezogenen Angaben oder Angaben, durch die sie identifiziert werden könnten, zu machen. Eine ausführliche Anleitung zum Erstellen anonymer Mitarbeiterbefragungen finden Sie hier: Anonyme Umfrage erstellen

Auch bei indirekt personenbezogenen Daten sollten Sie unbedingt darauf achten, dass bei einer Kombination kein Personenbezug hergestellt werden kann (bspw. Betriebszugehörigkeit + Geschlecht + Abteilung = Frau Müller).

5. Weniger ist mehr! Erstellen Sie möglichst kurze Fragebögen!

Fokussieren Sie sich bei der Erstellung des Fragebogens auf die wesentlichen Aspekte und das Ziel der Befragung. Überfordern Sie die Teilnehmenden nicht mit unübersichtlichen Matrixfragen oder zu vielen Fragekategorien. Vermeiden Sie das Abfragen mehrerer Themenkomplexe innerhalb einer einzelnen Umfrage oder zu lange Fragebogenseiten. Gestalten Sie stattdessen besser mehrere kurze Befragungen und innerhalb des Fragebogens mehrere kurze Seiten. Nutzen Sie dynamische Funktionen wie z.B. individuelle Antwortpfade, damit Teilnehmer nur die für sie relevanten Fragen angezeigt bekommen.

Um Ihre Fragebögen ansprechend zu gestalten und an Ihr Corporate-Design anzupassen, nutzen Sie ganz einfach die Design-Funktionen, die wir im Helpdesk detailliert beschrieben haben. 

6. Formulieren Sie die Fragen verständlich und eindeutig!

Stellen Sie sicher, dass die Fragen von allen Mitarbeitenden verstanden werden, verwenden Sie keine komplizierten Fachausdrücke oder Schachtelsätze, und achten sie darauf, dass die Einheiten bei Skalafragen eindeutig benannt werden. Verzichten Sie auf Suggestivfragen und Fragen mit doppelter Verneinung. Je eindeutiger die Fragen formuliert sind, desto brauchbarer die Antworten. Bieten Sie – sofern sinnvoll – auch Kommentarfelder an, die es den Teilnehmenden ermöglichen, Antworten in eigenen Worten frei zu formulieren. Zu beachten ist hierbei allerdings, dass die Auswertung von Freitextfeldern mehr Zeit in Anspruch nimmt. Planen Sie also ggf. ausreichend Zeit ein.

Es ist ratsam, vor dem eigentlichen Start der Befragung einen Pretest durchzuführen. Auf diese Weise können Sie mögliche Fehler (z.B. in der Ablauflogik) und Verständnisprobleme rechtzeitig beheben.

7. Werten Sie die Befragung sorgfältig aus und bereiten Sie die Daten anschaulich auf!

Abhängig vom konkreten Ziel der Befragung geht es bei der Auswertung darum, die erhobenen Daten diesbezüglich auszuwerten, um Zusammenhänge und logische Beziehungen (Implikationen) zu erkennen. Werten Sie je nach Zielvorhaben die Rohdaten oder Gesamtergebnisse aus und/oder filtern Sie nach Teilmengen (Abteilungen, Standort etc.). Achten Sie darauf, die signifikanten Werte und Tendenzen zu ermitteln und von zufälligen Ausreißern zu unterscheiden. Bereiten Sie die relevanten Daten zielgruppenorientiert (Geschäftsführung, einzelne Abteilungen, Belegschaft insgesamt), übersichtlich und anschaulich auf.

8. Kommunizieren Sie die Ergebnisse der Befragung an die Belegschaft!

Im Anschluss an die Auswertung ist es empfehlenswert, die Ergebnisse möglichst zeitnah zu kommunizieren. Die Ergebnispräsentation kann z.B. im Rahmen von Teammeetings oder per Intranet erfolgen. Wesentlich ist, dass sich alle Mitarbeitenden umfassend informiert fühlen. Gehen Sie auch darauf ein, ob bzw. welche Veränderungsmaßnahmen aufgrund der Ergebnisse eingeleitet werden sollen, und informieren Sie ggf. über geplante Folgebefragungen.

9. Setzen Sie die angekündigten (Folge-)Maßnahmen um und informieren Sie darüber!

Belassen Sie es nicht bei leeren Versprechungen, angekündigte Maßnahmen sollten selbstverständlich in die Tat umgesetzt werden. Legen Sie einen angemessenen Zeitrahmen fest und binden Sie z.B. Projektgruppen oder den Betriebsrat bei der Umsetzung mit ein. Informieren Sie in regelmäßigen Abständen über Fortschritte und Entwicklungen, machen Sie insbesondere auf erfolgreich abgeschlossenen (Teil-)Maßnahmen aufmerksam.

10. Führen Sie eine Erfolgskontrolle durch, wiederholen Sie die Mitarbeiterbefragung!

Um herauszufinden, ob z..B. Änderungsmaßnahmen den gewünschten Effekt erzielen (Erfolgskontrolle), oder um zu erkennen, ob sich Tendenzen signifikant verstärken oder verändern, ist es ratsam, Mitarbeiterbefragungen turnusmäßig zu wiederholen. Diente die ursprüngliche Befragung der Analyse des Status quo oder der Analyse spezifischer Problemstellungen, so können anhand der Folgebefragung relevante Vergleichsdaten erhoben. Dies ist insbesondere auch zum Ableiten langfristiger Strategien empfehlenswert.

Detaillierte Anleitungen für die Erstellung von Mitarbeiterbefragungen finden Sie übrigens in unserem Helpdesk: Usecases Mitarbeiterbefragung. Orientieren Sie sich gern auch an unseren Beispielen und kostenlosen Fragebogen-Vorlagen für Mitarbeiterbefragungen, die Sie in Ihren Account kopieren können. 

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LamaPoll ist ein Umfrage-Tool zum Erstellen von Mitarbeiterfragungen und zum Ermitteln der Mitarbeiterzufriedenheit. Mit uns können Sie alle Arten von Mitarbeiterbefragungen erstellen, durchführen und auswerten. Erstellen Sie in wenigen Schritten Ihre Mitarbeiterumfrage, nutzen Sie das Corporate Design Ihres Unternehmens, laden Sie Ihre Mitarbeiter bequem per E-Mail oder via Intranet ein. Sie sammeln in kürzester Zeit Erkenntnisse zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit. Sie können sich bei unserem Umfrage-Tool kostenlos anmelden  und Befragungen bzw. Umfragen für bis zu 50 Mitarbeiter sofort und unverbindlich durchführen. Benötigen Sie mehr Beantwortungen für den Fragebogen Ihrer Online-Mitarbeiter-Umfrage, nutzen Sie einfach unsere Monatstarife. Es stehen Ihnen auch unsere Vorlagen und Beispiele der Fragebögen für Mitarbeiterumfragen zur Verfügung.

 

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