Onboarding-Prozess: Neue Mitarbeiter erfolgreich binden

Onboarding: Wesentliche Phasen, Maßnahmen und Fakten

Dem Onboarding-Prozess kommt in Zeiten des Fachkräftemangels ein immer höherer Stellenwert zu. Die Aufnahme, Einführung, Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeiter ist entscheidend für deren Entwicklungskurve, das Arbeitsklima und nicht zuletzt für die Mitarbeiterbindung an das Unternehmen. Das Onboarding, also das „An-Bord-Nehmen“, beginnt in der Regel mit der Vertragsunterzeichnung und endet mit der Probezeit, kann aber auch darüber hinaus weiterverfolgt werden. Während eines strukturierten Onboarding-Prozesses werden Neueinsteiger nicht nur umfassend in den Tätigkeitsbereich eingearbeitet sondern gleichermaßen sozial integriert. Die wesentlichen Phasen und gängigen Maßnahmen im Rahmen des Onboardings erläutern wir in den folgenden Abschnitten. Außerdem erfahren Sie, wie Sie die Zufriedenheit mit dem Onboarding-Prozess messen und mithilfe von Feedback-Befragungen optimieren können.

 

 

3 wesentliche Phasen des Onboarding Prozesses

1. Preboarding: Von der Vertragsunterzeichnung bis zum 1. Arbeitstag

In aller Regel beginnt das Onboarding bei Vertragsunterzeichnung, kann aber auch schon beim Vorstellungsprocedere mitberücksichtigt werden. Schließlich geht es darum, neue Fachkräfte von der Attraktivität des Arbeitsplatzes zu überzeugen und möglichst schnell an das Unternehmen zu binden. Wesentliche Informationen sollten die neuen Mitarbeiter bereits vor dem ersten Arbeitstag erhalten (z.B. Infos zu Ansprechpartnern/Kontaktdaten/Anlaufstellen, zum Unternehmensleitbild, zum Ablauf des 1. Arbeitstages etc.).

Auch der Arbeitsplatz sollte bereits vor dem ersten Arbeitstag optimal eingerichtet und mit den relevanten Arbeitsmitteln bestückt werden. Um einen reibungslosen Einstieg zu ermöglichen, sollten – je nach Tätigkeitsfeld – auch Vorkehrungen von Seiten der IT-Abteilung getroffen werden (Zugang zum Intranet und E-Mail-Account einrichten, Verbindung zum Drucker herstellen, Software bereitstellen etc.). Das Erstellen eines detaillierten Einarbeitungsplans inklusive Zuweisung der Zuständigkeiten kann für eine strukturierte Integration von Vorteil sein. Insbesondere Unternehmen, die regelmäßig neue Mitarbeiter einstellen, profitieren von einer solchen systematischen Vorgehensweise. 

Üblicherweise beginnt der Onboarding-Prozess bei Vertragsunterzeichnung, kann aber selbstverständlich auch schon bei der Stellenausschreibung und beim Vorstellungsprocedere mitberücksichtigt werden. Stellen Sie die Vorzüge Ihres Unternehmens frühzeitig heraus und gewinnen Sie die Gunst der Bewerber/Neueinsteiger durch eine aktive Willkommenskultur!

2. Kick-off: Der erste Arbeitstag
 

Ein herzlicher Empfang des neuen Mitarbeiters am ersten Arbeitstag ist selbstverständlich ein Muss. Auch ein ausführliches Willkommensgespräch (idealerweise mit der vorgesetzten Person), eine Büroführung (oder Werksführung) und das Vorstellen relevanter Kollegen sollte Usus sein. Für den Fall, dass ein Pate/Mentor zur Seite gestellt wird, übernimmt dieser in der Regel die erste Einführung.

Falls im Vorfeld nicht geschehen, sollten zum Kick-off die Ansprechpartner und deren Erreichbarkeit sowie die Anlaufstellen/Abteilungen für relevante Angelegenheiten benannt werden (Personalabteilung, IT-Support etc.).

Dem Kennenlernen des Arbeitsplatzes und der Einweisung in die im Unternehmen genutzten Kommunikationskanäle sollte ausreichend Zeit eingeräumt werden - beginnend mit dem 1. Arbeitstag und darüber hinausgehend.

Auch erste Arbeitsabläufe und Tätigkeitsfelder können erläutert werden, sodass der neue Mitarbeiter eine Vorstellung von seinem zukünftigen Arbeitsalltag entwickeln kann.

 

3. Onboarding: Die ersten Wochen und Monate am neuen Arbeitsplatz

 

Eine umfassende, strukturierte Einarbeitung in den ersten Wochen bildet die Grundlage für die weitere berufliche Entwicklung der Neueinsteiger. Damit dieses Fundament dauerhaft solide bleibt, sind neben der gründlichen Einweisung in den eigentlichen Tätigkeitsbereich auch die soziale und kulturelle Integration zu berücksichtigen. Erläutern Sie neuen Mitarbeitern neben fachlichen Details auch die Regeln und Gepflogenheiten im Unternehmen, binden Sie sie in Teams oder Arbeitsgruppen ein und sorgen Sie für eine kollegiale und angenehme Atmosphäre. Ein respektvoller und wertschätzender Umgang sollte ohnehin die Regel sein.

Regelmäßige Feedbackgespräche, in denen Erwartungen und Ziele formuliert werden, sollten den Onboarding-Prozess begleiten. Der gesamte Prozess, der mehrere Monate dauert und in der Regel mit der Probezeit endet, kann von unterschiedlichen Maßnahmen flankiert werden. 

 

 

Onboarding-Prozess-Phasen

Onboarding-Maßnahmen

Onboarding-Maßnahmen dienen dazu, neuen Mitarbeitern den Einstieg zu erleichtern, ihre Integration zu fördern und eine rasche Identifikation mit dem Unternehmen zu gewährleisten. Je ausgeprägter die Willkommenskultur, desto höher in der Regel die Motivation und das Engagement neuer Mitarbeiter. 

 

Zu den gängigen Onboarding-Maßnahmen, die im Laufe des Prozesses zur Anwendung kommen können, gehören z.B.: 

 

 Willkommensgespräch

 Büroführung/Werksführung

 Vorstellung und Kennenlernen aller (relevanten) Kollegen

 Einführungsveranstaltung

 Aufgabenbesprechung mit dem/der (direkten) Vorgesetzten

 Optimal ausgestatteter Arbeitsplatz (inkl. aller Arbeitsmittel)

 Mentor/Pate

 Onboarding-Mappe/Willkommenspaket

 Einführung ins Firmen-Wiki/Intranet

 Feedbackgespräche

 Teambuilding-Events

Onboarding-Feedback: Zufriedenheit messen, Prozess optimieren

Um den Onboarding-Prozess zu optimieren, sollten Sie zunächst ermitteln, wie zufrieden die neuen Mitarbeiter mit dem bisherigen Procedere sind und welche Schwachstellen es gibt. Dies kann mithilfe von Feedbackgesprächen geschehen oder – um insbesondere bei mehreren Neueinstellungen den Zeitaufwand zu reduzieren - mit Online-Umfragen ermittelt werden. Internetbasierte Onboarding-Befragungen sind nicht nur zeiteffizient, sie bieten auch den Vorteil, dass neue Mitarbeiter häufig ehrlicher antworten als im direkten Gespräch mit den Vorgesetzten. 

 

Fragebogen-Vorlagen: Onboarding-Umfrage

 

Die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit dem Onboarding zu ermitteln, geschieht mithilfe eines Fragenkatalogs zu den relevanten Themen des Einarbeitungsprozesses, das Vorgehen gestaltet sich dabei analog zur klassischen Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit.

Bei den Fragen sollten alle (bereits durchlaufenen) Phasen des Onboarding-Prozesses Berücksichtigung finden, damit etwaige Schwachstellen und Optimierungspotenziale identifiziert werden können. Um möglichst viele relevante Informationen zu gewinnen, sollten neben vorgegebenen Antwortoptionen auch Kommentarfelder/Freitextfelder angeboten werden. Sie ermöglichen den neuen Mitarbeitern auf diese Weise, Ergänzungen und Konkretisierungen vorzunehmen sowie Anregungen zu geben und ggf. Kritik zu äußern. 

Ermitteln Sie mithilfe von Mitarbeiterbefragungen  regelmäßig ein Stimmungsbild der gesamten Belegschaft, um Entwicklungen zu erkennen und ggf. optimierende Maßnahmen einleiten zu können.

Onboarding als Bestandteil des Employer Brandings

Auch im Rahmen des Employer Brandings, also der Arbeitgebermarkenbildung, kann das Onboarding eine wichtige Rolle einnehmen. Neueinsteiger, die zufrieden sind und deren Feedback ernst genommen wird, können als Multiplikatoren/Markenbotschafter fungieren, zur Positionierung des Unternehmens als attraktiver Arbeitgeber beitragen und auf diese Weise den Wettbewerb um (neue) Fachkräfte begünstigen. Viele der wechselwilligen Fach- und Führungskräfte informieren sich schließlich vorab über potentielle Arbeitgeber, recherchieren in Foren, auf Bewertungsplattformen etc. Stoßen sie dort auf Empfehlungen vonseiten aktueller Mitarbeiter, auf vielversprechende Kommentare in Bezug auf die Willkommenskultur und das Onboarding, wird das Interesse am Unternehmen geweckt und die Entscheidung für den Arbeitgeber positiv beeinflusst.

Darüber hinaus führt ein überzeugender Onboarding-Prozess bei Neueinsteigern zu einer frühzeitigen Identifikation mit den Unternehmenszielen und bindet sie bereits in einer frühen Phase nachhaltig an die Firma. So werden Kosten im Bereich Personalgewinnung/Human Recruiting, die durch Abgänge und eine erneute Suche nach Fachkräften entstehen würden, minimiert. 

Ziele des Employer Brandings sind die Mitarbeitergewinnung und die (nachhaltige) Mitarbeiterbindung. Ein qualitativ hochwertiger Onboarding-Prozess kann sich auf beide Bereiche positiv auswirken.

Vertiefende Informationen zum Thema Employer Branding finden Sie in dieser Studie der Otto-Friedrich-Universität Bamberg: Studie Employer Branding

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