Kompetenzmanagement: Definition, Vorteile, Vorlage & Tipps

Das Kompetenzmanagement ist eine Kerndisziplin der Personalenwicklung und -planung sowie ein unternehmensinterner Prozess, bei dem alle vorhandenen Mitarbeiterkompetenzen im Unternehmen erfasst, dokumentiert und strategisch gesteuert werden. Als Grundlage für das Kompetenzmanagement dient eine Kompetenzanalyse, die mit wenig Aufwand online mit unserem LamaPoll-Tool erstellt und durchgeführt werden kann. Wir stellen Ihnen hier Kompetenzmanagement und dessen Vorteile sowie unsere Umfrage-Vorlage zur Kompetenzanalyse vor und geben Tipps für Ihren Kompetenzmanagement-Prozess.

• Was ist Kompetenzmanagement?
• Vorteile von Kompetenzmanagement
• Kompetenzanalyse: Kompetenzen online ermitteln
• Was beinhaltet Kompetenzmanagement?
• Tipps und Hinweise für den Kompetenzmanagement-Prozess

Was ist Kompetenzmanagement?

Kompetenzmanagement bezeichnet eine Disziplin des Managements sowie der Personalplanung, -entwicklung und -beschaffung, die auf die aktive Steuerung aller im Unternehmen vorhandenen Kompetenzen abzielt, um strategische Unternehmensziele zu erreichen. Im Mittelpunkt des Kompetenzmanagements stehen die systematische Erfassung (=Kompetenzanalyse), Beschreibung und Dokumentation der Mitarbeiter-Kompetenzen sowie deren Transfer, Nutzung und Entwicklung innerhalb des Unternehmens. LamaPoll kann als Online-Umfragetool insbesondere einen Beitrag zur Kompetenzanalyse und damit zur Basis des Kompetenzmanagements leisten.

Vorteile von Kompetenzmanagement

Ein großer Vorteil von Kompetenzmanagement liegt in der Chance, ungenutzte Potentiale bei Mitarbeiterkompetenzen zu entdecken – beispielsweise im Bereich der Führungskräfte- Kompetenzen. Denn Kompetenzen – sowohl fachliche als auch Handlungs- und Sozialkompetenzen – sind insbesondere in großen Unternehmen zahlreich vorhanden, jedoch oftmals nicht dokumentiert und damit gar nicht bekannt. Ungenutzte Mitarbeiterpotentiale sollten gefördert und entwickelt werden – das Kompetenzmanagement ist Kerndisziplin der Personalentwicklung.

Kompetenzmanagement hilft des Weiteren beim Identifizieren von erfolgversprechenden Kandidaten und Talenten im Rahmen der Personalplanung- und -beschaffung. Voraussetzung hierfür ist eine grundlegende Analyse dazu, welche Kompetenzen in welcher Rolle und in welchem Bereich im Unternehmen nötig und welche Kompetenzen bereits vorhanden sind.

Ein dritter Vorteil von Kompetenzmanagement liegt in der Steigerung der Mitarbeiterbindung, die erreicht wird, indem Mitarbeiter in ihren Kompetenzen gestärkt und gefördert werden. Nicht immer ist es notwendig, neue Talente zu rekrutieren, wenn Kompetenzen im Unternehmen fehlen. In vielen Fällen ist es ein zielführendes Mittel, vorhandene Mitarbeiterkompetenzen zu erweitern bzw. anzupassen, Mitarbeitende beispielsweise weiterzubilden, um Kompetenzlücken zu schließen. Die Kompetenzförderung wirkt sich dann auch positiv auf die Mitarbeitenden aus, bindet sie stärker an das Unternehmen.

3 Vorteile von Kompetenzmanagement auf einen Blick:

• Identifizierung & Entwicklung von zukünftigen Führungskräften
• Identifizierung passender Kandidaten für Kompetenzlücken
• Stärkung der Mitarbeiterbindung 

Kompetenzanalyse: Kompetenzen online ermitteln

Kompetenzmanagement, also der strategisch ausgerichtete Umgang mit Kompetenzen im Unternehmen, erfordert in einem ersten Schritt eine Kompetenzanalyse – die Erfassung der vorhandenen Kompetenzen. Sind diese erfasst, so müssen sie anschließend transparent gemacht, d.h. dokumentiert werden, um sie nutzen, ggf. auch entwickeln zu können. Die Kompetenzanalyse kann am einfachsten mithilfe eines anonymen Online-Fragebogens geschehen – z.B. mit einem mit LamaPoll erstellten Online-Befragung. Jedem Mitarbeitenden wird die Befragung mit einem Link per E-Mail zugestellt. Wir haben eine Fragebogen-Vorlage mit Fokus auf Digitale Kompetenzen in einem Unternehmen, an der Sie sich gern orientieren können.

Zusätzlich zur Kompetenzanalyse mit einem Online-Fragebogen ist eine qualitative Erhebung in Form eines Interviews angeraten, sodass sich eine aussagekräftige Aussage der Mitarbeiterkompetenzen ergibt.

Bitte beachten: Bei der Erfassung und Dokumentation aller Mitarbeiter-Kompetenzen stehen mitarbeiterbezogene Daten im Mittelpunkt. Es muss daher hier in jedem Fall der Betriebsrat miteinbezogen werden.

Was beinhaltet Kompetenzmanagement?

Strategisch ausgerichtetes Kompetenzmanagement beinhaltet zunächst die Erfassung der aktuell im Unternehmen vorhandenen Mitarbeiterkompetenzen, die Kompetenzanalyse, d.h. eine Analyse des Ist-Zustands. In einem zweiten Schritt werden die Zielkompetenzen ermittelt – der Soll-Zustand wird damit definiert. Der dritte Schritt umfasst die Entwicklung und Umsetzung geeigneter Maßnahmen für das Kompensieren von Kompetenzlücken, die zumeist aus der Ist-Soll-Analyse zu Tage treten.

Schritt 1 – Ist-Zustand analysieren
Im ersten Schritt erfolgt die Analyse des Ist-Zustands der Mitarbeiterkompetenzen – die Kompetenzanalyse. Welche Kompetenzen sind im Unternehmen überhaupt vorhanden? Hier bietet sich eine Online-Befragung mit einem Online-Tool zur Erfassung und Auswertung an.

Schritt 2 – Soll-Zustand ermitteln = Zielkompetenzen
Welche Kompetenzen sind für welche Rolle (Position) notwendig? Der zweite Schritt des Kompetenzmanagements beinhaltet die Analyse der für alle Rollen erforderlichen Kompetenzen, sog. Zielkompetenzen und somit die Ermittlung des Soll-Zustands. Für die Dokumentation des Soll-Zustands eignen sich Kompetenzprofile.

Schritt 3 – Maßnahmen entwickeln und umsetzen
Ausgehend von den Ergebnissen der Ist- und Soll-Analyse erfolgt in einem dritten und letzten Schritt die Entwicklung von Maßnahmen und deren Umsetzung. In vielen Fällen treten Kompetenzlücken auf, sobald Ist- und Soll-Zustand betrachtet werden. Hierfür müssen Maßnahmen gefunden und umgesetzt werden, um diese Lücken zu schließen – beispielsweise in Form von Weiterbildung oder Anpassung der vorhandenen Kompetenzen oder Recruiting neuer Talente, die über die fehlenden Kompetenzen verfügen.

Im Kompetenzmanagement-Prozess werden alle vorhandenen Mitarbeiterkompetenzen analysiert und mit den Zielkompetenzen abgeglichen. Hierauf basierend erfolgt die Entwicklung von Maßnahmen für die Personalplanung- und Entwicklung.

Tipps & Hinweise für den Kompetenzmanagement-Prozess

Wie bei jedem unternehmenstrategischen Prozess sind auch beim Kompetenzmanagement eine strukturierte Vorgehensweise sowie eine transparente Kommunikation mit allen Beteiligten vonnöten. Letzteres gilt umso mehr für den Kompetenzmanagement-Prozess, da hierbei innerhalb der Belegschaft Unsicherheiten und Ängste bzgl. der erfassten Kompetenzen und daraus resultierender Konsequenzen entstehen können – interner Wettbewerb, Versetzungen oder Personalkürzungen beispielsweise. Hier gilt es daher von Beginn an, Ängsten der Belegschaft vorzubeugen und noch vor der Erfassung der Kompetenzen, transparent die Ziele und Vorteile des Kompetenzmanagements für jedes Team und jeden einzelnen zu kommunizieren, etwa mit Verweis auf Fortbildungen, die zum Tragen kommen, falls Kompetenzlücken identifiziert werden. Die breit angelegte Erfassung der Mitarbeiterkompetenzen in Form der Kompetenzanalyse erfordert zudem die frühzeitige Einbindung des Betriebsrates.

Tipps und Hinweise für das Kompezenzmanagement:

• Strukturierte Planung des gesamten Prozesses: Festlegung der Ziele, Vorgehensweise, Kommunikation mit Mitarbeitenden
• Frühzeitige Einbindung des Betriebsrates für die Erfassung der Kompetenzen
• Frühzeitige, transparente Kommunikation des Prozesses für die Mitarbeitenden, um Unsicherheiten und Ängsten vorzubeugen
• Einsatz einer Online-Befragung für die Kompetenzanalyse

Fazit: Das Kompetenzmanagement inkl. einer grundlegenden Kompetenzanalyse im Unternehmen bietet für die Personalentwicklung entscheidende Vorteile, indem es gezielte Maßnahmen für die Personalentwicklung- und planung bereithält. Unser Umfragetool LamaPoll kann insbesondere für die Online-Kompetenzanalyse unter den Mitarbeitenden eingesetzt werden.

Kompetenzmanagement ist eine wichtige Maßnahme zur Steigerung der Mitarbeiterbindung. Weitere Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit finden Sie auch hier: Employer Branding: Definition, Beispiele & Maßnahmen