Kundenbefragung: Nachfassen und Teilnehmer erneut ansprechen

Reminder-Mails bei Kundenbefragungen gezielt einsetzen

Im Kapitel Optimierung der Kundenbefragung wurden unter anderem Reminder-E-Mails und Erinnerungsschreiben erwähnt. Diese können die Teilnahmequote erhöhen und die Abbrecherquote senken. Behalten Sie die E-Mail-Funktionen im Hinterkopf, wenn Sie das richtige Umfragetool suchen. Das Umfragetool LamaPoll ermöglicht es, auch bei anonymen Befragungen gezielte E-Mails abhängig vom Antwortverhalten zu versenden.

Wann sollten Nachfass-E-Mails (Reminder) verschickt werden?

Zu Beginn der Kundenbefragung laden Sie Ihre Kunden unter Umständen per E-Mail ein. Bereits nach wenigen Tagen sehen Sie den Fortschritt, sehen, wie viele Kunden die Kundenbefragung geöffnet, beantwortet oder abgebrochen haben. Nun ist es ggf. an der Zeit, zu reagieren. Mit einer Einladung erreichen Sie häufig nur 30-50% der angeschriebenen Kunden. Die anderen haben Ihre E-Mail übersehen, vergessen oder haben (noch) kein Interesse. Nun gilt es, diese Kunden erneut anzusprechen und zur Teilnahme zu bewegen.

Tipps für Erinnerungs-E-Mails

• Verärgern Sie nicht diejenigen Kunden, die bereits an der Umfrage teilgenommen haben. Um Spam zu vermeiden, sollte Ihre Kundenbefragungs-Software die Option bieten, die Empfänger der Mails selbst zu bestimmen. So sollten Sie Erinnerungen nur an diejenigen Kunden versenden, die die Kundenbefragung noch nicht gestartet haben. Kunden, die die Befragung gestartet aber nicht abgeschlossen haben, können mit anderen individuellen E-Mails angesprochen haben.

• Verwenden Sie individuelle (ggf. namentliche) Ansprachen. Dies sollte die Befragungssoftware leisten können, selbst bei anonymen Umfragen.

• Um zu verhindern, dass E-Mails als Spam markiert werden oder nicht ankommen, beachten Sie bitte folgenden Hinweis.

• Falls Sie eine geschlossene Kundenbefragung durchführen, nehmen Sie das Passwort oder den Zugangsschlüssel in die Nachfass-E-Mails mit auf. Ihre Kunden werden nicht extra in alten Mails danach suchen.

• Vermeiden Sie Bilder und komplexe Formatierungen. Ihre Kunden könnten hohe Sicherheitseinstellungen oder Rich-Text deaktiviert haben.

• Nutzen Sie Platzhalter, sodass Ihre Informationen immer aktuell und korrekt sind.

• Testen Sie die Nachfass-E-Mails. Laden Sie sich selbst ein und schicken Sie die Mails zum Gegenlesen an Kollegen. Sie möchten sicher nicht, dass der Kunde die erste Person ist, die Fehler aufdeckt. Auch hier gilt: Der Vorschau-Button ist Ihr Freund! :)