Schritt 4: Rekrutierung und Einladung der Teilnehmer

• Rekrutierung - wie erreichen Sie die Teilnehmer
• Unsere Empfehlung: Einladung per E-Mail
• Hilfe-Videos: Teilnehmer ins Adressbuch importieren & einladen

Wie kommen Sie zu Ihren Teilnehmern? Wie kommen die Teilnehmer zu Ihrer Umfrage? Mehr dazu finden Sie auch hier.

Rekrutierung der Teilnehmer

Grundsätzlich können Sie Ihre Teilnehmer passiv (bspw. Veröffentlichung des Links auf Ihrer Webseite) oder aktiv (etwa über E-Mail) erreichen. Aber hier stellt sich zunächst die Frage - haben Sie selbst die Möglichkeit, die relevante Teilnehmergruppe zu erreichen oder benötigen Sie dabei Hilfe?

Option 1: Sie verfügen über die Teilnehmerdaten und wissen, wie Sie diese erreichen können - Mitarbeiter über interne Kommunikationskanäle, Kunden über die Homepage, den Newsletter, die Facebook-Fanpage...

Option 2: Wenn Sie jedoch bspw. potenzielle Kunden erreichen möchten oder gezielt bestimmte Segmente befragen möchten, helfen in der Regel Panel-Anbieter. Diese haben segmentierte und gepflegte Panels, über die Personen nach bestimmten, eigenen Kriterien angesprochen werden können (bspw. Geschlecht, Einkommen, Position, Entscheidungsmacht etc.). Unser Umfragetool bietet die notwenigen Schnittstellen hierfür.

• Vorteile: Sie erhalten genau das, was Sie suchen - Teilnehmer mit ganz bestimmten Attributen oder Verhaltensweisen.
• Nachteil: Kostenpflichtige Variante, allerdings bezahlen Sie auch nur für die, die tatsächlich teilgenommen haben.

Option 3: Sie haben die Teilnehmerdaten nicht, wissen jedoch, wo Sie Ihre Kunden erreichen. Hier bietet sich besonders die passive Rekrutierung an (Sie setzen einen Link auf Ihrer Homepage oder stellen ein iPad im Laden oder Wartezimmer auf) oder passiv persönlich - Ihre Mitarbeiter sprechen die Kunden an und beantworten auf einem iPad, etwa auf einer Messe, vor dem Einkaufszentrum, je nach Kontext.

Fazit
Letztendlich hängt der beste Weg von Ziel, Zielgruppe und Erreichbarkeit ab. Möglich ist ebenfalls die passive Befragung etwa über ein iPad in der Arztpraxis, oder aktiv über Befrager, welche Personen auf einer Messe mobil befragen.

Unsere Empfehlung: Einladung per E-Mail

Bei der aktiven Rekrutierung, vor allem bei der Einladung per E-Mail haben unsere Kunden in der Regel die höchste Erfolgsquote. Hier ist es möglich, vor der Umfrage alle Teilnehmer bequem vorzubereiten, später alle einzuladen und während der Befragung gezielt Erinnerungen nur an diejenigen zu versenden, welche noch nicht abgeschlossen haben. Somit vermeiden Sie unnötigen Spam. Mit unserem Umfragetool ist es ebenfalls möglich, Teilnehmer persönlich anzuschreiben, sowie abhängig vom Attribut (Sprache, Abteilung etc.) unterschiedliche E-Mails zu schicken.

Wenn Sie die Teilnehmer per E-Mail einladen möchten, haben Sie mit LamaPoll unterschiedliche Möglichkeiten:

1. Sie können die E-Mails selbst versenden:

• In diesem Fall wäre eine offene Umfrage am einfachsten - Sie nehmen den Link zur Umfrage und jeder Adressat, dem Sie den Link zukommen lassen, kann teilnehmen.
• Sie können jedoch auch versuchen, Unberechtigte auszuschließen und die Umfrage mit einem oder mehreren Passwörtern schützen. Vorteil von mehreren Passwörtern: Sie können später die Ergebnisse danach filtern. Wenn Sie also verschiedenen Teilnehmersegmenten unterschiedliche Passwörter zukommen lassen (Beispiel: Erstkäufer bekommen Passwort A, Wiederkäufer Passwort B) können Sie die Ergebnisse auch danach auswerten.
• Das sicherste ist die geschlossene Umfrage - Sie lassen jedem Teilnehmer einen individuellen Link zukommen. Somit stellen Sie zu 100% sicher, dass nur die berechtigten Teilnehmer teilnehmen können und niemand mehrfach teilnehmen kann. Wenn Sie selbst die Schlüssel bzw. individuellen Links versenden möchten, ist dies über die Serienbrieffunktion am einfachsten.

​2. Sie können die E-Mails über LamaPoll versenden:

Wenn Sie das Adressbuch von LamaPoll nutzen, können bspw. geschlossene Umfragen mit individuellen Links ganz einfach und bequem durchgeführt werden. Außerdem ist es möglich, auch bei anonymen Umfragen die Teilnehmer gezielt anzuschreiben - zum Beispiel nur diejenigen, die noch nicht abgeschlossen haben. Sie erfahren dabei nicht, wer diese E-Mail erhält, alles bleibt anonym. E-Mails über LamaPoll werden in der Regel mit der LamaPoll Adresse noreply@lamapoll.de versendet, jedoch mit Ihrem Namen und Betreff; Antworten darauf werden ebenfalls direkt an Ihren Account geleitet.

Beachten Sie - insbesondere auch bei Kundenumfragen - unbedingt die rechtlichen Aspekte (DSGVO-Konformität etc.). Dürfen Sie die Kunden anschreiben? Haben diese ihre Einwilligung freiwillig abgegeben? Sind Einladungs-E-Mail und Umfrage korrekt erstellt? (Impressum, Datenschutzerklärung, OptOut Link...)

So importieren Sie Teilnehmer ins LamaPoll-Adressbuch:

So versenden Sie E-Mails & laden die Teilnehmer über LamaPoll ein: