Befragungsprojekte planen: Expertentipps zum Projektmanagement

Projektmanagement für Befragungen

Wie jedes Projekt braucht auch eine Befragung eine systematische Ablaufplanung mit klar verteilten Aufgaben. Bei Bedarf können Sie mehrere Accounts im LamaPoll-Backend anlegen, so dass mehrere Umsetzungsbeteiligte Zugriff auf den Fragebogen haben.

Generelle Tipps

Bleiben Sie möglichst objektiv! Die Verantwortlichen, die das Befragungsprojekt planen und durchführen, sollten sich möglichst nicht von ihren eigenen Vorstellungen und Erwartungen leiten lassen, sondern versuchen, die Faktenlage mit einem offenen Blick zu erkunden.

Allein um unnötige Verzögerungen zu vermeiden, ist es wichtig, sämtliche relevanten Stellen möglichst frühzeitig über das Befragungsprojekt zu informieren und, wenn nötig, einzubeziehen. Um spätere Komplikationen zu vermeiden, sollte die bzw. der Datenschutzbeauftragte Ihres Unternehmens einbezogen werden. Bei Mitarbeiterbefragungen ist der frühzeitige Kontakt zum Betriebsrat ein Muss. In größeren Unternehmen ist normalerweise ein Prozedere festgelegt, wie mit Befragungen umgegangen wird.

Sie sollten von Anfang an im Blick haben, in welchem (Entscheidungs-)Zusammenhang die Umfrageergebnisse eine Rolle spielen werden und welche Interessengruppen wahrscheinlich oder möglicherweise davon betroffen sind. Aus diesem Grund sollten auch mögliche Handlungsfelder frühzeitig benannt werden.

Datenerfassungsmethode(n)

Online-Befragungen bieten den unschlagbaren Vorteil, dass große Gruppen schnell und effizient befragt werden können. Je nachdem kann es aber auch sinnvoll sein, vorab oder ergänzend Interviews z.B. mit Kolleginnen und Kollegen oder Fachleuten in Ihrem Unternehmen zu führen, da Sie in einem persönlichen Gespräch möglicherweise wichtige Informationen erhalten. Außerdem schlummert in den Datenpools vieler Unternehmen oft interessantes Material aus anderen Quellen (Daten zur Customer Journey, Statistiken zum Beschwerdemanagement, Social-Media-Analysen, Kommentare im Mitarbeiter-Blog …).

Tipp: Blenden Sie zusätzliche Informationsquellen nicht vorschnell aus, denn diese könnten bei der Konzeption der Befragung und für die spätere Interpretation der Ergebnisse hilfreich sein.

Kommunikationskonzept

Damit Ihre Befragung ein Erfolg wird, lohnt es sich, ein bisschen Energie in das Befragungsmarketing zu investieren.

• Kündigen Sie die Befragung bereits frühzeitig an und informieren Sie über das Vorhaben (Zielsetzung, Themen, Nutzen für die Befragten, Verantwortliche und Ansprechperson, datenschutzrechtliche Vorkehrungen, Ergebnisfeedback). Identifizieren Sie die geeigneten Zugangskanäle (unternehmensinterne Plattform(en)/Medien, Newsletter …) und stellen Sie passenden Content bereit.
• Binden Sie, wenn möglich, einflussreiche Personen ein, indem bspw. die Führungsverantwortlichen das Thema proaktiv kommunizieren oder bei einer B2B-Befragung die Key Account Manager die Kunden gezielt darauf ansprechen.

Tipp: Bei Mitarbeiterbefragungen kann es sinnvoll sein, eine Projektgruppe zu bilden, damit die Belegschaft bereits in der Konzeptionsphase ihre Perspektive einbringen kann. Das fördert die Teilnahmebereitschaft aller Mitarbeitenden.

Tipp: Wenn dies aus Ihrer Sicht zielführend ist, stellen Sie den Teilnehmenden Ergebnisse zur Verfügung. In jedem Fall sollten die Befragten darüber informiert werden, wie und wozu die Ergebnisse verwendet werden.

Incentives

Incentives, das sind kleine Belohnungen für die Teilnahme, werden eingesetzt, um die Antwortquote zu erhöhen. Dieser Effekt sollte allerdings nicht überschätzt werden, da die Teilnahmeentscheidung primär durch andere Faktoren wie das Interesse am Thema und den Zeitaufwand beeinflusst wird.

Tipp: Wenn Sie Ihre Wertschätzung zeigen möchten, setzen Sie nicht auf 08/15-Geschenke, sondern überlegen Sie sich für Ihre Zielgruppe etwas wirklich Originelles.

Rekrutierung

Wenn Sie Ihre Teilnehmenden per E-Mail zur Befragung einladen wollen, ist eine möglichst vollständige und fehlerfreie Adressenliste die Voraussetzung. LamaPoll bietet weitreichende Möglichkeiten für das Teilnehmer- und Rücklaufmanagement. Wie Sie die passenden Teilnehmenden finden, lesen Sie unter Teilnehmer finden und Schritt 4: Rekrutierung.

Tipp: Kümmern Sie sich möglichst frühzeitig um die Beschaffung des Adressmaterials und klären Sie auch die Vorgaben der DSGVO in diesem Zusammenhang, am besten mit fachkundiger Unterstützung.

Tipp: Wenn Sie Ihre Zielgruppe nicht direkt anschreiben können oder dürfen, prüfen Sie alternative Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme: bspw. kann es eine Möglichkeit sein, den Link zur Befragung in Ihrem Newsletter zu platzieren, den Fragebogen extern auf Unternehmenswebseiten oder in Foren zu verlinken oder die Ansprechpersonen auf Managementebene zu bitten, die Umfrage in ihrer Einheit zu kaskadieren.

Tipp: Sollten Sie planen, eine Stichprobe aus Ihrer Zielgruppe zu befragen, hilft Ihnen unser Stichprobenrechner bei der Abschätzung des notwendigen Stichprobenumfangs.

Wenn Sie Ihre Befragung über ein Online-Access-Panel organisieren wollen, achten Sie nicht nur auf den Preis, sondern auch auf die Maßnahmen zur Qualitätssicherung, insbesondere:

• Validierung der Identität der Teilnehmenden
• Umfang und Aktualität der Profilinformationen
• Monitoring der Teilnahmequoten/Antwortqualität
• Festlegung maximaler Teilnahmefrequenzen
• Sanktionsregeln bei Verstößen.

Ablaufplanung

Verschicken Sie die Einladung am besten zu Wochenbeginn, damit sie nicht durch die Wochenendpause in Vergessenheit gerät. Die Einladungs-E-Mail sollte den Befragten alle Informationen geben, die sie brauchen, um sich für die Teilnahme zu entscheiden:

• Umfrage-Thema
• Argumente für die Teilnahme
• Verantwortliche Person(en)
• Zeitbedarf
• Datenschutz
• Befragungszeitraum
• Link zur Umfrage

Wenn Ihre Umfrage aktiv ist, informiert Sie das Echtzeit-Reporting über den aktuellen Teilnahmestand. Der Rücklauf bei Online-Umfragen folgt in den allermeisten Fällen einem typischen Muster. Erfahrungsgemäß kommt der Großteil des Rücklaufs in den ersten Tagen nach dem Start. Eine Erinnerung bringt noch einmal spürbar Antworten. Der richtige Zeitpunkt für das Versenden des Reminders ist in der Regel eine Woche nach dem Start der Umfrage.

Zeitplan

Um Ihr Befragungsprojekt innerhalb des geplanten Zeitrahmens zu realisieren, sollten Sie für folgende Arbeitspakete Zeit einplanen. Passen Sie den Plan an Ihre Projektanforderungen an.

• Operationalisierung und Formulierung der Fragen, Erstellung der Fragebogenstruktur
• Kontaktaufnahme/Abklärung mit relevanten Stellen
• Technische Umsetzung des Online-Fragebogens
• Sammlung der Adressen
• Übersetzung(en)
• Pretest
• Erstellung der Einladungsmail
• Feldzeit inklusive Erinnerung
• Zeit für die detaillierte Auswertung und den Umfragebericht sowie evtl. Erstellung von PR-Content