Ablauf der psychischen GBU: Die 7 Schritte der psychischen Gefährdungsbeurteilung

Gemäß der GDA-Leitlinie, sowie dem geltenden Arbeitsschutzgesetz sind sieben Schritte erforderlich, um eine Gefährdungsbeurteilung durchzuführen. Diese stimmen auch mit denen der physischen GBU überein, nur sind sie in Theorie wie Praxis unterschiedlich auszuführen.

1. Bereich festlegen, der analysiert werden soll

Um die Gefährdungsbeurteilung zu organisieren, empfiehlt es sich, das Unternehmen je nach Größe und Tätigkeitsanforderungen zu gliedern, die Erhebung auf mehrere Personen zu verteilen und innerhalb des festgelegten Zeitraums durchzuführen. Eine Untergliederung nach Arbeitsbereichen bietet sich hier an.

Nun werden die Tätigkeiten den entsprechenden Arbeitsbereichen zugeordnet, wobei gleichartige Tätigkeiten zusammengefasst werden dürfen. Die Beurteilung erfolgt getrennt.

  • Arbeitsplätze, wenn für alle Angestellten die gleiche psychische Belastung vorliegt
  • Tätigkeitsgruppen, beim Auftritt unterschiedlicher oder zusätzlicher psychischer Belastungen am Arbeitsplatz (z. B. Sparkassen, Justizvollzug)
  • Organisations- und Arbeitsbereiche (z. B. Straßenamt, Verwaltung, Landwirtschaftsamt)
  • schutzbedürftige Beschäftigte und bestimmten Berufsgruppen (z. B. Auszubildende, Schwangere oder Arbeitsplätze mit Gefahr auf tätliche und verbale Übergriffe, wie z. B. Jobcenter)

Vorher gilt es zu entscheiden, ob die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung für das gesamte Unternehmen oder zunächst nur als Pilotprojekt in einem ausgewählten Bereich mit besonders hoher psychischer Belastung durchgeführt wird.

2. Ermittlung der Belastung

Bei der systematischen Erfassung der psychischen Belastung werden alle Arbeitsfaktoren erfasst, sowohl negative als auch positive – das Wort „Belastung“ steht in der Arbeitswissenschaft nämlich für eine neutrale Größe.

Es wird zwischen fünf Merkmalsbereichen unterschieden, denen die jeweiligen Belastungsfaktoren zugeordnet werden. Diese sind je nach Art und Ausprägung entweder Anforderungen für die Angestellten, die eine Bewältigung erfordern oder eine unterstützende Ressource. Die fünf Merkmalsbereiche sind:

  • Arbeitsorganisation
  • Arbeitsaufgabe
  • Soziale Beziehungen
  • Neue Arbeitsformen
  • Arbeitsmittel und -umgebung

3. Beurteilung der Belastung

Nach der Erfassung der psychischen Belastungsfaktoren erfolgt im nächsten Schritt deren Beurteilung. Die zentralen Fragen sind, ob bereits positive Merkmalsausprägungen vorliegen, ob eine Gefährdung bereits Maßnahmen zur Reduktion erfordert und wenn ja, welche Maßnahmen dafür geeignet sind. Die Beurteilung und Vorgehensweise sollten hierbei sachlich begründet und nachvollziehbar sein.

Die vorliegenden Belastungsfaktoren werden dahingehend geprüft, ob sie in ihrer Dauer, ihrer Intensität und ihrem Zusammenwirken auf ein akzeptables Restrisiko schließen lassen oder ob sofortiger Handlungsbedarf besteht. Das Risikopotenzial lässt sich nur abschätzen und nicht exakt bestimmen, aufgrund der unterschiedlichen Faktoren, die es zu berücksichtigen gilt. Wichtige Maßstäbe für die Beurteilung des Risikopotenzials sind der aktuelle Stand der Arbeitsmedizin, der Technik sowie gesicherte arbeitswissenschaftliche Erkenntnisse.

In der Beurteilung werden dann Ist- und Soll-Zustand miteinander vergleichen. Der Soll -Zustand wird in den Allgemeinen Grundsätzen des Arbeitsschutzgesetzes (§4 ArbSchG) beschrieben. Gefahren sind demnach an ihrer Quelle zu bekämpfen und technische sowie organisatorische Maßnahmen sind voranging gegenüber individuellen Schutzmaßnahmen zu bewerten.

Die Beurteilung sollte in ihrer Vorgehensweise folgender Strukturierung folgen:

  • Beurteilung anhand von Referenzwerten
  • Beurteilung anhand von verfahrensdefinierter Vorgaben
  • Beurteilung im Workshop

Anschließend können die Ergebnisse des Fragebogens mit Referenzwerten aus ganz Deutschland verglichen werden.

4. Maßnahmen entwickeln und umsetzen

Nun werden die Maßnahmen zur Reduktion psychischer Belastung aus den Ergebnissen abgeleitet und schließlich umgesetzt. Hierbei empfiehlt sich die Beteiligung relevanter Akteure („Entscheider“), die für die durchgeführten Maßnahmen verantwortlich sind, um über Problemschwerpunkte und die möglichen Folgen auf die Gesundheit der Angestellten zu informieren.

Außerdem sollte zuvor sichergestellt sein, dass aus der Auswertung die genauen Gründe für eine psychische Belastung vorliegen, um die erforderliche Analysetiefe zu gewährleisten – nur wenn die Ursachen für Belastungsfaktoren klar sind, können Maßnahmen erarbeitet werden.

Zudem sollte bei der Entwicklung von Maßnahmen schrittweise anhand folgender Station vorgegangen werden:

Schwerpunkte bestimmen

Die Belastungsfaktoren werden anhand bestimmter Kategorien (z. B. Umsetzbarkeit, Dringlichkeit, Anzahl der Betroffenen) beurteilt und dementsprechend priorisiert.

Beschreibung der positiven und negativen Belastungen

Die Entwicklung wirksamer Maßnahmen gelingt nur durch die Konkretisierung von Belastungsfaktoren, deren Ursachen und gesundheitlichen Auswirkungen. Auch die positiven Bereiche sollen Beachtung finden und können eventuell auf andere Abteilungen übertragen werden.

Wirksamkeit der Maßnahmen

Maßnahmen zur Veränderung der Verhältnisse (Struktur, Prozesse, Organisation, Tätigkeiten) sind personenbezogenen Maßnahmen stets vorzuziehen – ein Seminar zur Stressbewältigung ändert nicht die Arbeitsbedingungen, in denen die Ursache für den Stress liegt.

Anzahl der benötigten Maßnahmen

Oft sind wenige aber gründlich und konsequent umgesetzte Maßnahmen wirkungsvoller als viele gleichzeitig durchgeführte. Vorrangig sind stets die Maßnahmen, die möglichst viele Angestellte betreffen.

Zeitliche Planung

Die einzelnen Schritte zur Umsetzung der Maßnahmen müssen terminiert, konkret befristet und mit Verantwortlichkeiten versehen werden.

5. Kontrolle der Wirksamkeit

Ob die eingeleiteten Maßnahmen auch erfolgreich waren, erfahren die Führungskräfte anhand der Wirksamkeit. Die Wirksamkeitskontrolle erfolgt in drei Stufen:

  1. Überprüfung, ob die Maßnahmen umgesetzt wurden
  2. Überprüfung, ob die Maßnahmen einen positiven Einfluss auf die Belastungsfaktoren ausgeübt haben und ob das anvisierte Ziel erreicht wurde
  3. Überprüfung, ob die Sicherheit und Gesundheit der Angestellten durch die Maßnahmen beeinflusst wurden

Da manche Maßnahmen erst mittel- oder langfristig wirken, sollte die Kontrolle der Wirksamkeit immer erst nach Ablauf einer festgelegten Frist durchgeführt werden. Die Kontrolle muss von einer fachkundigen Person vorgenommen werden und in ihrer Vorgehensweise nachvollziehbar sein. Zur Kontrolle der Wirksamkeit gehören Workshops, die kurze Befragung von Angestellten und Führungskräften sowie eine Vorher-Nachher-Analyse mit Beurteilung. 

6. Erneute GBU zur Aktualisierung

Die Arbeitswelt ist heute einem schnellen Wandel unterworfen, der Umstrukturierungen von Arbeitsabläufen, Tätigkeiten und ganzen Unternehmensbereichen einfordert. Dementsprechend empfehlenswert ist es, die Gefährdungsbeurteilung hinsichtlich ihrer Aktualität regelmäßig zu überprüfen, da sie den aktuellen Umständen im Unternehmen entsprechen soll.

Gesetzlich verpflichtend ist eine Aktualisierung, wenn sich die zugrundeliegenden Gegebenheiten der Gefährdungsbeurteilung ändern.

Folgende Faktoren können Anlass für eine Aktualisierung sein:

  • veränderte Arbeitsbedingungen (Neuorganisation von Arbeitsabläufen oder Tätigkeiten, Restrukturierung von Abteilungen etc.)
  • Häufungen von Erkrankungen, Unfällen und Beschwerden, die auf psychische Belastung auf der Arbeit hindeuten in auffälligem Maße
  • neue Erkenntnisse der Arbeitswissenschaft über psychische Belastung auf der Arbeit
  • neue Arbeitsvorschriften und gesetzliche Regelungen

7. Dokumentation

Jeder Unternehmer ist verpflichtet, die psychische Gefährdungsbeurteilung zu dokumentieren. Die Dokumentation muss (mindestens) folgende Punkte beinhalten:

  • Beurteilung der Gefährdung
  • Bestimmung konkreter Arbeitsschutzmaßnahmen und Festlegung der Termine und Verantwortlichen
  • Ausführung der Maßnahmen
  • Prüfung der Wirksamkeit
  • Erstellungsdatum

Umfang und Form der Dokumentation sind nicht vorgegeben, Papierform oder die Speicherung in elektronischer Form sind möglich. Die für die Dokumentation relevanten Unterlagen und Verweise müssen gesammelt und zusammengestellt werden, sodass sie für die Arbeitsschutzaktivitäten im Betrieb zur Verfügung stehen. Die Dokumentation dient als Nachweis für Aufsichtspersonen, Grundlage eines anhaltenden Verbesserungsprozesses im Unternehmen und Instrument zur Planung und Organisation der Gefährdungsbeurteilung.

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