Lieferantenselbstauskunft durchführen: Definition, Vorlage & Tipps

Die Lieferantenselbstauskunft ist ein Bestandteil des Lieferantenmanagements innerhalb des Einkaufs- und Bestellwesens. Sie ist eine Methode zur systematischen Informationsgewinnung zu Lieferanten und ihren Leistungspotenzialen und dient dazu, die Eignung eines Lieferanten im Vorfeld auf bestimmte Aspekte, z.B. das Qualitätsmanagement, zu prüfen. Damit ist die Lieferantenselbstauskunft ein Mittel der Qualitätssicherung im Liefer- und Bestellprozess. Sie kann je nach Umfang in Form eines kurzen Online-Formulars oder einer umfangreichen Online-Lieferantenbefragung stattfinden. Wir erläutern hier den Begriff, präsentieren unsere Vorlage und geben Tipps für die Ausgestaltung und Durchführung.

• Was ist eine Lieferantenselbstauskunft?
• Lieferantenselbstauskunft-Vorlage: Qualitätssicherung im Fokus
• Warum eine Online-Lieferantenselbstauskunft mit LamaPoll?
• Tipps & Hinweise für eine Online-Lieferantenselbstauskunft
• Fazit zur Lieferantenselbstauskunft

Was ist eine Lieferantenselbstauskunft? 

Die Lieferantenselbstauskunft dient in der Regel der Vorauswahl und Bewertung von Lieferanten, Zulieferern oder auch Dienstleistern. Der potentielle Lieferant gibt hierin Informationen zu seiner Firma an, u.a. zu den Unternehmenskennzahlen, der Produktpalette und der Qualitätssicherung. Die Lieferantenselbstauskunft dient Unternehmen dazu, Schwächen in der Qualitätssicherung bzw. der generellen Fähigkeit, erforderliche Prozesse einzuhalten, rechtzeitig im Vorfeld zu erkennen. Sie stellt damit die Voraussetzung für die Freigabe des Lieferanten für die Belieferung des Unternehmens dar. Darüber hinaus kann eine Lieferantenselbstauskunft auch in regelmäßigen Intervallen bei bereits bestehenden Lieferanten durchgeführt werden – im Sinne der Analyse des Status Quo.
 

Eine Lieferantenselbstauskunft kann zudem auch Bestandteil der Risikoanalyse im Rahmen des Lieferkettengesetzes sein. Unternehmen in Deutschland, auf die das Lieferkettengesetz Anwendung findet, müssen bestimmte Anforderungen erfüllen und ihren Sorgfaltspflichten nachkommen. Hierzu zählt auch eine Risikoanalyse, die dazu dient, Risiken entlang der Lieferkette zu ermitteln und zu bewerten. Eine Lieferanten- bzw. Zuliefererselbstauskunft kann im Rahmen dieses Risikomanagements relevante Informationen liefern. Weitergehende Informationen rund um das Thema Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz finden Sie hier: LkSG: Anforderungen, Umsetzung & Fragebögen

Das Wichtigste zur Lieferantenselbstauskunft in Kürze:

Was ist eine Lieferantenselbstauskunft? 
Eine Lieferantenselbstauskunft ist eine Methode zur systematischen Informationsgewinnung zu Lieferanten bei der Eignungsprüfung von Lieferanten.  

Wozu dient eine Lieferantenselbstauskunft? 
Eine Lieferantenselbstauskunft ist Teil der Vorauswahl und Bewertung von Lieferanten im Bestell- und Einkaufswesen und dient damit der Qualitätssicherung in einem Unternehmen.

Wie oft wird eine Lieferantenselbstauskunft durchgeführt? 
Sie wird meist im Vorfeld der Lieferantenauswahl durchgeführt und sollte im weiteren Verlauf des Lieferantenmanagements regelmäßig mit dem Zweck der Datenaktualisierung stattfinden.

Lieferantenselbstauskunft-Vorlage: Qualitätssicherung im Fokus

Im Zentrum einer Lieferantenselbstauskunft stehen in den meisten Fällen Fragen der Qualitätssicherung, z.B. Angaben zum Qualitätsmanagement. Ist ein solches vorhanden und wird es durch ein an der Zufriedenheit der Kunden ausgerichtetes Qualitätsmanagementsystem (QMS) unterstützt und dokumentiert? Und falls ja, handelt es sich bei dem QMS-System um ein zertifiziertes System? Die am weitesten verbreitete Norm, die die Anforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem festlegt, ist hier die DIN EN ISO 9001. Daneben gibt es eine Vielzahl von branchenbezogenen Normen, darunter die IATF 16949 innerhalb der Automobilindustrie.

Sie benötigen eine Lieferantenselbstauskunft-Vorlage, die den Fokus auf Aspekte des Qualitätsmanagements richtet? Greifen Sie dann gern auf unsere kostenlose Vorlage zurück. Über „Verwenden“ können Sie die Vorlage in Ihren LamaPoll-Account kopieren und anschließend individuell an firmeninterne Vorgaben anpassen:

Die Lieferantenselbstauskunft als Methode zur Vorauswahl von Lieferanten spielt im Nachhaltigkeitsmanagement eine wichtige Rolle. Die im Rahmen einer Nachhaltigkeitsberichterstattung durchgeführte Wesentlichkeitsanalyse richtet sich neben anderen Stakeholdern auch an bestehende Lieferanten. Mehr zum Thema Wesentlichkeitsanalyse im Nachhaltigkeitsmanagement finden Sie hier: Wesentlichkeitsanalyse

Lieferantenselbstauskunft erstellen 

Warum eine Online-Lieferantenselbstauskunft mit LamaPoll?

Eine Online-Lieferantenselbstauskunft erspart Zeit und Kosten und ist mit einer entsprechenden Vorlage schnell umgesetzt. Da in einem Lieferantenfragebogen standardmäßig Angaben zum Unternehmen wie Mitarbeiteranzahl, personenbezogene Daten wie Ansprechpartner oder auch Kontodaten erfragt werden, ist die Erhebung solcher Daten mit einem sicheren und DSGVO-konformen Online-Tool maßgeblich. LamaPoll ist ein solches DSGVO-konformes und sicheres Online-Tool zur Erstellung, Durchführung und Auswertung von Online-Umfragen und Online-Formularen: Der Betrieb und die Entwicklung unserer Software sind nach den strengen ISO/IEC 27001 Richtlinien zertifiziert. Mit LamaPoll stellen wir Ihnen eine umfangreiche und sichere Online-Software zur Erstellung der Lieferantenselbstauskunft zur Verfügung, die es u.a. erlaubt, Dokumente wie einen Nachweis über die Qualitätsmanagement-Zertifizierung hochzuladen.

Alle wichtigen Informationen zu Datenschutz und Datensicherheit finden Sie hier: Sicherheit & Schutz für die Daten Ihrer Online-Umfrage. 

Tipps & Hinweise für eine Online-Lieferantenselbstauskunft

Eine online durchgeführte Lieferantenselbstauskunft kann innerhalb des Einkaufs- und Beschaffungswesens dabei helfen, das Beschaffungsrisiko zu minimieren.  

Einige Tipps für Ihr Lieferantenselbstauskunft-Formular:

• Lieferantenfragebogen, der an das Corporate-Design angepasst ist (Logo, Schrift, etc.)
• Dynamische Abfrage: Die Lieferantenselbstauskunft nimmt, abhängig von der gewählten Antwortalternative, einen anderen Verlauf
• Datei-Upload-Option: der potentielle Lieferant kann z.B. ein Nachweisdokument hochladen
• Möglichkeit für Lieferanten, das Formular jederzeit zu unterbrechen und später fortzusetzen
• Zugangsbeschränkte Durchführung der Lieferantenbefragung: jeder Lieferant erhält einen individuellen Zugriffscode für das Ausfüllen 

Fazit zur Lieferantenselbstauskunft

Die Lieferantenselbstauskunft dient der Qualitätssicherung und ist Voraussetzung für die Freigabe von Lieferanten zur Belieferung von Unternehmen. Darüber hinaus kann eine solche Selbstauskunftsabfrage auch in regelmäßigen Intervallen bei bereits bestehenden Lieferanten durchgeführt werden, um die Bestandsdaten abzugleichen und ggf. zu aktualisieren. Formulare für eine Lieferantenselbstauskunft können unkompliziert online erstellt und auf der eigenen Website zur Verfügung gestellt werden.