Digitales Hinweisgebersystem mittels Online-Formular

Vorteile und Nachteile von Hinweisgebersystemen

Hinweisgebersysteme umfassen verschiedene Mechanismen wie Hotlines, Online- und Offline-Formulare, Ombudsleute, spezialisierte Tools oder eine Kombination aus diesen. Die Systeme unterscheiden sich hinsichtlich vieler Kriterien wie Anonymität, Erreichbarkeit oder Barrierefreiheit und haben entsprechend jeweilige Vor- und Nachteile. Bei der Telefonhotline muss eine gewisse Hemmschwelle überwunden werden, ganz zu schweigen von der möglichen Identifikation durch die Stimme. Spezialisierte Tools hingegen sind oft immer noch recht teuer oder beinhalten umfassende Beratungsdienstleistungen.

Als besonders einfach, kostengünstig und sicher gelten Online-Formulare für den Meldeweg. Warum? Wichtige Anforderungen an das Hinweisgebersystem sind die Anonymität des Hinweisgebers sowie das niedrigschwellige Angebot. Da liegt es nahe, dass ein anonymer Link zu einem Online-Formular für Hinweise und Meldungen beträchtliche Vorteile gegenüber einem (öffentlich einsehbaren) Stapel mit Papierformularen hat. 

Weitere Vorteile der Implementierung eines Hinweisgebersystems mit Online-Formularen von LamaPoll sind die Kostenersparnis und die Benutzerfreundlichkeit. Die verantwortliche Person erhält eine Meldung per Mail, sobald das Formular abgeschickt wurde. Dann können die Live-Ergebnisse / der Hinweis sofort ausgewertet werden. Sie brauchen auch nicht noch ein extra Tool, falls Sie LamaPoll bereits einsetzen und falls nicht, erhalten Sie eine Software, die weitaus mehr kann als ein spezialisiertes Hinweisgeber-Tool.

Grundlegende Informationen zum Hinweisgeberschutzgesetz: Welche Unternehmen betroffen sind, welche Vorgaben und Aufgaben erfüllt werden müssen, bis wann Meldestellen einzurichten sind und wie ein Online-Formular als Meldekanal eingesetzt werden kann, erfahren Sie hier: Hinweisgeberschutzgesetz

Was Sie beim Online-Formular beachten sollten

Ihr Hinweisgeber-Formular sollte idealerweise alle möglichen Szenarien abdecken. Denken Sie dabei nicht nur an den Standardfall: ein „Whistleblower“ möchte auf einen Missstand hinweisen. Beachten Sie auch den Fall, dass die Person zu einem bestehenden Fall erneut Stellung beziehen möchte, beispielsweise Beweise nachreicht oder vielleicht sogar ein Missverständnis aufklärt! Es kann auch sein, dass ein potenzieller Hinweisgeber selbst einen Rat benötigt. Allein diese drei Optionen begehen unterschiedliche Pfade im Online-Formular und benötigen unterschiedliche Möglichkeiten der Kontaktaufnahme.
 

Wichtig ist ebenfalls die Option zur Kontaktaufnahme. Ein Hinweisgeber will nicht in jedem Fall anonym bleiben. Ein Hinweisgeber kann auch anonyme Mailadressen verwenden. Vielleicht sind Rückfragen (vor allem dann, wenn die Person einen Rat einholen möchte) sinnvoll und notwendig. Bieten Sie daher die (freiwillige) Option an, Kontaktdaten einzugeben.

Aufbau und Fragetypen des Online-Formulars

Der Aufbau eines Online-Formulars und die Fragetypen-Auswahl hängen davon ab, welche Angaben und Informationen generiert werden sollen. Sollen Beweise hochgeladen werden und ein Vorfall beschrieben werden, oder soll ein Rat eingeholt werden? Gibt es vielleicht neue Informationen zu einem bereits gemeldeten Vorfall, oder soll ein Vorfall vielleicht sogar ausgeräumt werden? In einem Online-Formular können Sie mittels Sichtbarkeiten und Sprüngen nur die passenden Themen anzeigen. Dazu starten Sie mit den entsprechenden Filterfragen.
 

Die Fragetypen im Online-Formular ergeben sich von selbst – es werden vor allem offene Eingabefelder eingesetzt und, für die einfachere Kategorisierung, Choice Fragen. Das macht alles einfacher, barrierefreier, einfacher auch über alte Geräte oder mit schlechter Internetverbindung zugänglich. Es werden keine großen Matrizen, Rankingfragen etc. benötigt. Wichtig ist natürlich aber auch die Upload-Funktion, damit Beweismaterial hochgeladen und übergeben werden kann. 
 

LamaPoll als Hinweisgebersystem UND für Umfragen nutzen: Darauf müssen Sie achten!

Wichtig, falls Sie bereits ein LamaPoll Konto haben (also das Hinweisgebersystem mittels Online-Formular in einem bestehenden LamaPoll Account einsetzen möchten) oder wenn Sie grundsätzlich die LamaPoll Lizenz auch für andere Formulare, Fragebögen und Umfragen einsetzen möchten: Für diese Fälle gibt es zwei Optionen:
 

1. Das Konto ist in der Hand der verantwortlichen Person (Compliance, Legal, Betriebsrat etc.), dann ist keine weitere Aktion erforderlich
2. Das Konto wird auch von anderen Personen und Abteilungen genutzt, welche keinen Zugriff auf die Hinweisgeber-Umfrage haben dürfen. In diesem Fall sollten Sie beachten, dass der Administrator des LamaPoll Kontos alle Umfragen einsehen kann – entweder setzen Sie also die verantwortliche Person als Administrator ein (siehe Punkt 1), oder Sie kontaktieren uns, damit wir die Rechte des Administrators einschränken können.

Weitere Hinweise für Ihr Online-Meldeformular:

• Wenn Sie ein Standard Online-Formular für den Hinweisgeberprozess nutzen, passen Sie die Optionen an Ihr Unternehmen an.
• Gestalten Sie Ihr Meldesystem datenschutzkonform
• Das Formular sollte ohne Passwortschutz oder andere Einschränkungen zugänglich sein
• Fragen Sie alle relevanten Informationen ab. Bedenken Sie, dass der Hinweisgeber unter Umständen nicht weiß, welche Daten relevant sein könnten und es auch keine Möglichkeiten für Rückfragen gibt! 
• Berücksichtigen Sie die Barrierefreiheit, achten Sie auf Kontraste und Schriftgröße
• Klare und präzise Sprache verwenden: Stellen Sie sicher, dass die Fragen und Anweisungen im Formular klar und verständlich sind. Vermeiden Sie Fachjargon oder komplexe juristische Formulierungen, um Missverständnisse zu vermeiden.

Vorlage für ein Hinweisgeber Online-Meldeformular

Die Vorteile von Online-Meldeformularen:

• Keine Identifikation durch Handschrift
• Keine Identifikation im Gegensatz zu Mail und Telefon
• Keine IP (wenn Sie das Meldeformular mit LamaPoll erstellen)
• Von überall erreichbar, niedrige Schwelle, man muss kein Formular abholen
• Kostengünstig und einfach
• Skalierbarkeit: Online-Formulare können bei Bedarf erweitert werden, um mit einem wachsenden Volumen von Hinweisen umzugehen
• Datensicherheit: Durch den Einsatz von sicheren Datenübertragungsprotokollen und Verschlüsselungstechnologien können Online-Formulare dazu beitragen, die Vertraulichkeit und Integrität der übermittelten Hinweisdaten zu gewährleisten
• Datenintegration: Online-Formulare ermöglichen die nahtlose Integration der Hinweisdaten in bestehende Datenbanken oder Systeme, was die weitere Verarbeitung und Analyse erleichtert

Die möglichen Nachteile:

• Bei langen Texten ist die Identifikation anhand des Schreibstils möglich (dieser Nachteil ist jedoch nicht spezifisch für das Online-Formular – offline ist dies genauso möglich)
• Leichter Zugang könnte Fake Meldungen und Scherzbolde animieren (dafür ist die Auswertung en masse um einiges einfacher als bei den Alternativen)
• Technische Anforderungen: Die Nutzung von Online-Formularen erfordert eine stabile Internetverbindung
• Begrenzte Interaktionsmöglichkeit: Im Vergleich zu persönlichen Gesprächen oder Telefonanrufen bieten Online-Formulare begrenzte Interaktionsmöglichkeiten. Es kann schwierig sein, komplexe oder detaillierte Informationen vollständig in Textform zu übermitteln, insbesondere wenn Beweismaterial hochgeladen werden muss

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Online-Formulare einen effizienten und kostengünstigen Ansatz für ein Hinweisgebersystem bieten. Sie ermöglichen eine anonyme und niedrigschwellige Einreichung von Hinweisen, während sie gleichzeitig die Möglichkeit bieten, Beweismaterial hochzuladen und Kontaktdaten freiwillig anzugeben. Sie räumen viele Nachteile anderer Systeme aus, es müssen auch weniger Aspekte berücksichtigt werden. Dennoch gibt es einiges zu beachten und im Vorfeld zu planen.