Ein digitales Hinweisgebersystem nimmt Meldungen zu Missständen sicher und auf Wunsch anonym entgegen. Hier erfahren Sie, welche Vor- und Nachteile Online-Formulare als Meldekanal haben, wie Sie ein Hinweisgeber-Formular aufbauen und worauf Sie beim Einsatz von LamaPoll achten sollten. Eine kostenlose Vorlage finden Sie weiter unten.
Vorteile und Nachteile von Hinweisgebersystemen
Hinweisgebersysteme umfassen verschiedene Mechanismen wie Hotlines, Online- und Offline-Formulare, Ombudsleute, spezialisierte Tools oder eine Kombination aus diesen. Die Systeme unterscheiden sich hinsichtlich vieler Kriterien wie Anonymität, Erreichbarkeit oder Barrierefreiheit und haben entsprechend jeweilige Vor- und Nachteile. Bei der Telefonhotline muss eine gewisse Hemmschwelle überwunden werden, ganz zu schweigen von der möglichen Identifikation durch die Stimme. Spezialisierte Tools hingegen sind oft immer noch recht teuer oder beinhalten umfassende Beratungsdienstleistungen.
Als besonders einfach, kostengünstig und sicher gelten Online-Formulare für den Meldeweg. Warum? Wichtige Anforderungen an das Hinweisgebersystem sind die Anonymität des Hinweisgebers sowie das niedrigschwellige Angebot. Da liegt es nahe, dass ein anonymer Link zu einem Online-Formular für Hinweise und Meldungen beträchtliche Vorteile gegenüber einem (öffentlich einsehbaren) Stapel mit Papierformularen hat.
Weitere Vorteile der Implementierung eines Hinweisgebersystems mit Online-Formularen von LamaPoll sind die Kostenersparnis und die Benutzerfreundlichkeit. Die verantwortliche Person erhält eine Meldung per Mail, sobald das Formular abgeschickt wurde. Der Hinweis kann dann sofort in den Live-Ergebnissen eingesehen werden. Setzen Sie LamaPoll bereits ein, brauchen Sie kein zusätzliches Tool. Falls nicht, erhalten Sie eine Software, die weitaus mehr kann als ein spezialisiertes Hinweisgeber-Tool.
Vorteile von Online-Meldeformularen
- Keine Identifikation durch Handschrift
- Keine Identifikation im Gegensatz zu Mail und Telefon
- Keine IP (wenn Sie das Meldeformular mit LamaPoll erstellen)
- Von überall erreichbar, niedrige Schwelle, man muss kein Formular abholen
- Kostengünstig und einfach
- Skalierbarkeit: Online-Formulare können bei Bedarf erweitert werden, um mit einem wachsenden Volumen von Hinweisen umzugehen
- Datensicherheit: Durch den Einsatz von sicheren Datenübertragungsprotokollen und Verschlüsselungstechnologien können Online-Formulare dazu beitragen, die Vertraulichkeit und Integrität der übermittelten Hinweisdaten zu gewährleisten
- Datenintegration: Online-Formulare ermöglichen die nahtlose Integration der Hinweisdaten in bestehende Datenbanken oder Systeme, was die weitere Verarbeitung und Analyse erleichtert
Mögliche Nachteile
- Bei langen Texten ist die Identifikation anhand des Schreibstils möglich (dieser Nachteil ist jedoch nicht spezifisch für das Online-Formular, offline ist dies genauso möglich)
- Leichter Zugang könnte Fake-Meldungen und Scherzbolde animieren (dafür lassen sich viele Meldungen deutlich einfacher auswerten als bei den Alternativen)
- Technische Anforderungen: Die Nutzung von Online-Formularen erfordert eine stabile Internetverbindung
- Begrenzte Interaktionsmöglichkeit: Im Vergleich zu persönlichen Gesprächen oder Telefonanrufen bieten Online-Formulare begrenzte Interaktionsmöglichkeiten. Es kann schwierig sein, komplexe oder detaillierte Informationen vollständig in Textform zu übermitteln. Rückfragen sind nur möglich, wenn die Person freiwillig Kontaktdaten angibt
Grundlegende Informationen zum Hinweisgeberschutzgesetz: Welche Unternehmen betroffen sind, welche Vorgaben und Aufgaben erfüllt werden müssen, bis wann Meldestellen einzurichten sind und wie ein Online-Formular als Meldekanal eingesetzt werden kann, erfahren Sie hier: Hinweisgeberschutzgesetz
Was Sie beim Online-Formular beachten sollten
Ihr Hinweisgeber-Formular sollte idealerweise alle möglichen Szenarien abdecken. Denken Sie dabei nicht nur an den Standardfall: ein „Whistleblower“ möchte auf einen Missstand hinweisen. Beachten Sie auch den Fall, dass die Person zu einem bestehenden Fall erneut Stellung beziehen möchte, beispielsweise Beweise nachreicht oder vielleicht sogar ein Missverständnis aufklärt! Es kann auch sein, dass ein potenzieller Hinweisgeber selbst einen Rat benötigt. Schon diese drei Fälle erfordern unterschiedliche Pfade im Online-Formular und unterschiedliche Möglichkeiten der Kontaktaufnahme.
Wichtig ist ebenfalls die Option zur Kontaktaufnahme. Nicht jeder Hinweisgeber will anonym bleiben, und wer anonym bleiben möchte, kann eine anonyme E-Mail-Adresse angeben. Vielleicht sind Rückfragen (vor allem dann, wenn die Person einen Rat einholen möchte) sinnvoll und notwendig. Bieten Sie daher die (freiwillige) Option an, Kontaktdaten einzugeben. Nach dem Hinweisgeberschutzgesetz muss die Meldestelle den Eingang einer Meldung spätestens nach sieben Tagen bestätigen und innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung geben (§ 17 HinSchG). Das ist nur möglich, wenn eine Kontaktmöglichkeit besteht. Wie Sie Kontaktdaten abfragen und die Antworten trotzdem anonym halten, erklärt unser Helpdesk: Anonyme Umfrage trotz Kontaktdatenabfrage
Aufbau und Fragetypen des Online-Formulars
Der Aufbau eines Online-Formulars und die Fragetypen-Auswahl hängen davon ab, welche Angaben und Informationen generiert werden sollen. Sollen Beweise hochgeladen werden und ein Vorfall beschrieben werden, oder soll ein Rat eingeholt werden? Gibt es vielleicht neue Informationen zu einem bereits gemeldeten Vorfall, oder soll ein Vorfall vielleicht sogar ausgeräumt werden? In einem Online-Formular können Sie mittels Sichtbarkeiten und Sprüngen nur die passenden Themen anzeigen. Dazu starten Sie mit den entsprechenden Filterfragen.
Die Fragetypen im Online-Formular ergeben sich von selbst: Es werden vor allem offene Eingabefelder eingesetzt und, für die einfachere Kategorisierung, Choice-Fragen. Das macht das Formular einfacher, barrierefreier und auch mit älteren Geräten oder schlechter Internetverbindung gut nutzbar. Es werden keine großen Matrizen, Rankingfragen etc. benötigt. Wichtig ist außerdem die Upload-Funktion, damit Beweismaterial hochgeladen und übergeben werden kann. Einen Überblick über alle Fragetypen gibt unser Helpdesk: Fragetypen verwenden
LamaPoll als Hinweisgebersystem und für Umfragen nutzen
Wichtig, falls Sie bereits ein LamaPoll-Konto haben (also das Hinweisgebersystem mittels Online-Formular in einem bestehenden LamaPoll-Konto einsetzen möchten) oder wenn Sie grundsätzlich die LamaPoll-Lizenz auch für andere Formulare, Fragebögen und Umfragen einsetzen möchten: Für diese Fälle gibt es zwei Optionen:
- Das Konto ist in der Hand der verantwortlichen Person (Compliance, Legal, Betriebsrat etc.), dann ist keine weitere Aktion erforderlich.
- Das Konto wird auch von anderen Personen und Abteilungen genutzt, welche keinen Zugriff auf die Hinweisgeber-Umfrage haben dürfen. In diesem Fall sollten Sie beachten, dass der Administrator des LamaPoll-Kontos alle Umfragen einsehen kann. Setzen Sie daher entweder die verantwortliche Person als Administrator ein (siehe Punkt 1) oder kontaktieren Sie uns, damit wir die Rechte des Administrators einschränken können.
Weitere Benutzer im Konto erhalten nur Zugriff auf die Umfrage-Ordner, die Sie für sie freigeben. Legen Sie das Hinweisgeber-Formular daher in einen eigenen Ordner, den Sie für niemanden sonst freigeben. Die Freigabe für Benutzer und Teams ist ab dem Platin-Tarif verfügbar. Wie das funktioniert, erklärt unser Helpdesk: Umfragen zuordnen und freigeben
Weitere Hinweise für Ihr Online-Meldeformular
- Wenn Sie ein Standard-Online-Formular für den Hinweisgeberprozess nutzen, passen Sie die Optionen an Ihr Unternehmen an.
- Gestalten Sie Ihr Meldesystem datenschutzkonform. Was dabei zu beachten ist, lesen Sie hier: Whistleblowing & Datenschutz
- Das Formular sollte ohne Passwortschutz oder andere Einschränkungen zugänglich sein.
- Fragen Sie alle relevanten Informationen ab. Bedenken Sie, dass der Hinweisgeber unter Umständen nicht weiß, welche Daten relevant sein könnten, und Rückfragen ohne Kontaktdaten nicht möglich sind.
- Berücksichtigen Sie die Barrierefreiheit, achten Sie auf Kontraste und Schriftgröße. Tipps dazu im Helpdesk: Barrierefreie Umfragen erstellen
- Verwenden Sie eine klare und präzise Sprache: Stellen Sie sicher, dass die Fragen und Anweisungen im Formular klar und verständlich sind. Vermeiden Sie Fachjargon oder komplexe juristische Formulierungen, um Missverständnisse zu vermeiden.
- Interne Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher oder in Textform ermöglichen (§ 16 Abs. 3 HinSchG). Prüfen Sie, ob Sie ergänzend zum Online-Formular einen telefonischen Meldeweg anbieten.
Vorlage für ein Online-Meldeformular für Hinweisgeber
Die folgende Vorlage können Sie kostenfrei in Ihr LamaPoll-Konto kopieren und nutzen. Sie können (und sollten) die Vorlage selbstverständlich an Ihr Unternehmen anpassen.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Online-Formulare einen effizienten und kostengünstigen Ansatz für ein Hinweisgebersystem bieten. Sie ermöglichen eine anonyme und niedrigschwellige Einreichung von Hinweisen, während sie gleichzeitig die Möglichkeit bieten, Beweismaterial hochzuladen und Kontaktdaten freiwillig anzugeben. Sie beseitigen viele Nachteile anderer Meldewege. Dennoch gibt es einiges zu beachten und im Vorfeld zu planen.
Mit LamaPoll sind Umfragen schnell und unkompliziert zu erstellen. Das Tool bietet viele Möglichkeiten zu individuellen Anpassungen. Dabei kann man sich mit den angebotenen Hilfeseiten gut selbst helfen. Bei Extrawünschen unterstützt ein kompetenter und gut erreichbarer Kundenservice.
Was ist LamaPoll?
LamaPoll ist ein Umfrage-Tool zum Erstellen von Online-Fragebögen im Internet. Mit unserem Umfrage-Tool können Sie Online-Fragebögen schnell und einfach erstellen, durchführen und auswerten. Erstellen Sie Ihren Fragebogen in wenigen Schritten, passen Sie ihn an Ihr Unternehmen an, laden Sie Ihre Kunden oder Mitarbeiter komfortabel per E-Mail ein. Mit einem Online-Fragebogen sammeln Sie einfach und schnell Erkenntnisse zur Steigerung der Zufriedenheit Ihrer Kunden oder Mitarbeiter. Sie können sich beim Umfrage-Tool von LamaPoll kostenlos anmelden und Online-Umfragen mit bis zu 50 Teilnehmern sofort erstellen und durchführen. Benötigen Sie mehr Antworten für Ihren Online-Fragebogen, wählen Sie einfach einen unserer Tarife: monatlich abgerechnet und monatlich kündbar. Es stehen Ihnen auch unsere Vorlagen und Beispiele für Online-Fragebögen zur Verfügung.
