Dem Abgleich und der Aktualisierung von Daten kommt in Unternehmen und Organisationen im Rahmen der Datenpflege eine große Bedeutung zu. Nur auf Basis von aktuellen und korrekten Daten werden Kundenbeziehungen aufgebaut, Lieferanten korrekt eingeschätzt oder Mitglieder gezielt angesprochen. Deshalb ist die regelmäßige Aktualisierung Ihrer Kontakt- oder Profildatenbank sinnvoll. Mit LamaPoll können Sie Ihre Daten einfach und sicher in Form von Online-Formularen aktualisieren.
Inhaltsverzeichnis
Anwendungsbeispiele für die Datenpflege
- Mitgliederlisten: Pflege der Mitgliederdaten in Vereinen
- Kundenkommunikation: Aktualisierung von Kontaktdaten und Kundendatenbank
- Lieferantenprofile: Abfrage von Umsatz, Mitarbeiterzahl und Kontaktdaten der Ansprechpartner
- Kontaktdatenpflege: Notfallkontakte, Sorgeberechtigte in Schule und Kita
- Stammdaten im Panel: Aktualisierung der Profile
Datenaktualisierung mit Online-Formularen
Sie können Kontaktdaten und deren Änderung einfach mit Online-Formularen erfassen. Hierfür stehen Ihnen bei LamaPoll Eingabefragen zur Verfügung, in die die Befragten ihre Daten eintragen können. Online-Formulare lassen sich zudem mit spezifischen Einstellungen so konfigurieren, dass bereits erhobene Daten den Befragten zur Überprüfung angezeigt werden und, wo nötig, eine Korrektur stattfinden kann. Jede befragte Person sieht ausschließlich ihre eigenen, bereits vorhandenen Kontaktdaten und kann sie ergänzen oder aktualisieren. So wird Kontaktdatenaktualisierung online denkbar einfach möglich.
Wie Sie Eingabefragen mit der Funktion „Antwort vorbelegen“ dafür einrichten, zeigt unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung im Helpdesk: Datenaktualisierung / Datenabgleich.
Warum eigentlich Datenaktualisierung?
Wussten Sie, dass es manchmal sogar erforderlich sein kann, dass erhobene personenbezogene Daten aktualisiert werden? In der seit 2018 geltenden europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) werden diesbezüglich klare Vorgaben gemacht. Werden personenbezogene Daten, wie z. B. Kontaktdaten, erfasst und verarbeitet, so sieht die DSGVO den Grundsatz der Richtigkeit vor:
Personenbezogene Daten müssen laut DSGVO Art. 5 Abs. 1 lit. d sachlich richtig und erforderlichenfalls auf dem neuesten Stand, d. h. aktuell sein. Bei nicht mehr aktuellen und demnach unrichtigen Daten wie z. B. einer veralteten Adresse, greift dann das Gebot der Aktualisierung (Art. 5 Abs. 1 lit. d): Wer personenbezogene Daten erhebt und verarbeitet, muss bei Bekanntwerden von deren Unrichtigkeit handeln und aktualisieren oder ggf. auch ganz löschen.
Insbesondere bei gemeinnützigen Vereinen oder im Rahmen von unternehmensinterner (Notfall-)Kommunikation findet auch proaktive Kontaktdatenpflege Anwendung, etwa in Form von Online-Formularen für neue Kontaktdaten auf der Website oder auch individuell zugestellte Kontaktdaten-Formulare, deren Inhalte editierbar sind.
Vorlage für die Aktualisierung von Mitgliederdaten
Im Zentrum eines gemeinnützigen Vereins stehen dessen Mitglieder. Für die Mitgliederbetreuung muss ein Verein die personenbezogenen Daten seiner Mitglieder erfassen und verarbeiten. Möchte ein Verein seine Mitglieder vernetzen, etwa weil ein Ehemaligenverein sie untereinander in Kontakt bringen will, sind aktuelle Kontaktdaten unabdingbar. Zudem sind Vereine immer dann auf eine aktuelle Mitgliederdatenbank angewiesen, wenn es gilt, die Mitglieder schnell über die Arbeit des Vereins und Neuigkeiten zu informieren. Ob lokaler Sportverein, Tierschutzverein oder Kulturverein: Richtige und aktuelle Kontaktdaten der Mitglieder sind die Voraussetzung für die Mitgliederinformation und allgemein für die Kommunikation mit den Mitgliedern.
Wie lassen sich Mitgliederdaten daher aktuell halten, ganz ohne viel Aufwand? Mit einem Online-Formular beispielsweise. Ein auf der Website zur Verfügung gestelltes Online-Formular „Datenaktualisierung“ mit der Bitte um Übermittlung der neuen Kontaktdaten kann ein zeit- und kostensparendes Instrument der Kontaktdatenpflege sein. Mit LamaPoll lässt sich ein solches Online-Formular zwecks Datenaktualisierung mit wenigen Klicks erstellen und auf der eigenen Website integrieren. Sowohl für die Verantwortlichen in der Mitgliederverwaltung als auch für Vereinsmitglieder ergeben sich dann Vorteile. Letztere können die aktuellen Daten direkt am PC oder auch mobil am Smartphone eintragen und online absenden, ganz ohne ausgedrucktes Formular. Die für die Mitgliederverwaltung Verantwortlichen erhalten bei entsprechender Einstellung im LamaPoll-Tool zu jeder neu eingegangenen Datenaktualisierung eine Benachrichtigung per E-Mail und können die aktualisierten Daten im Auswertungsbereich des Online-Formulars direkt einsehen.
Wir stellen das folgende Online-Formular zur Datenaktualisierung im Kontext der Mitgliederdaten-Aktualisierung kostenfrei für Sie zur Verfügung. Orientieren Sie sich gern an unserer Vorlage: Über die Schaltfläche „Verwenden“ übernehmen Sie sie 1:1 in Ihren LamaPoll-Account und passen sie dort individuell an.
Mitarbeiterdaten für die Notfallkommunikation aktualisieren
Ein anderes Beispiel der Kontaktdatenaktualisierung ist die Datenpflege von Mitarbeiterdaten für den Notfall. In Notfallsituationen wie einem Brand oder einem IT-Sicherheitsvorfall sind aktuelle Kontaktdaten und Zuständigkeiten innerhalb der Belegschaft unverzichtbar. Wer ist unter welcher Telefonnummer im Notfall als erster Ansprechpartner zu erreichen und wer mit welchen Kontaktdaten als Vertretung? Hierfür lassen sich Online-Formulare erstellen, die jedem Mitarbeiter persönlich zugestellt werden und die bereits erfassten Angaben und Zuständigkeiten anzeigen. Jeder Mitarbeitende kann die eigenen Daten sehen und ist angehalten, sie bei Bedarf zu ergänzen oder zu berichtigen.
Tipps für die Datenaktualisierung mit Online-Formularen
Online-Formulare für die Datenaktualisierung lassen sich mit unserem Tool schnell und ohne Programmierkenntnisse erstellen, per E-Mail an die Ausfüllenden zustellen und/oder auf der eigenen Website einbinden. Hier folgen für Sie noch ein paar Tipps und Hinweise, die Ihnen bei der Konzeption und Umsetzung helfen könnten:
- Integration einer Bestätigung zur Datenrichtigkeit und Zustimmung zur Verarbeitung
- Aktivierung der Monitoring-Funktion: Sie erhalten eine Benachrichtigung nach jeder neu eingegangenen Aktualisierung
- Vorausgefüllte Antwortfelder erleichtern die Beantwortung und steigern die Rücklaufquote
- Bestens geeignet sind unsere Lizenzen Gold und Platin
- Speziell für gemeinnützige Organisationen und Vereine: Wir bieten Produktspenden für Non-Profits an. Sprechen Sie uns gern an!
Bei der Datenaktualisierung mit Online-Formularen spielen Datenschutz und Datensicherheit eine zentrale Rolle. Mit unserem Tool erfolgt Datenaktualisierung 100% datenschutzkonform und sicher. Lesen Sie hier gern mehr dazu: Datenschutz und Sicherheit für Ihre Online-Umfragen.
Mit LamaPoll sind Umfragen schnell und unkompliziert zu erstellen. Das Tool bietet viele Möglichkeiten zu individuellen Anpassungen. Dabei kann man sich mit den angebotenen Hilfeseiten gut selbst helfen. Bei Extrawünschen unterstützt ein kompetenter und gut erreichbarer Kundenservice.
Was ist LamaPoll?
LamaPoll ist ein Umfrage-Tool zum Erstellen von Online-Fragebögen im Internet. Mit unserem Umfrage-Tool können Sie Online-Fragebögen schnell und einfach erstellen, durchführen und auswerten. Erstellen Sie Ihren Fragebogen in wenigen Schritten, passen Sie ihn an Ihr Unternehmen an, laden Sie Ihre Kunden oder Mitarbeiter komfortabel per E-Mail ein. Mit einem Online-Fragebogen sammeln Sie einfach und schnell Erkenntnisse zur Steigerung der Zufriedenheit Ihrer Kunden oder Mitarbeiter. Sie können sich beim Umfrage-Tool von LamaPoll kostenlos anmelden und Online-Umfragen mit bis zu 50 Teilnehmern sofort erstellen und durchführen. Benötigen Sie mehr Antworten für Ihren Online-Fragebogen, wählen Sie einfach einen unserer Tarife: monatlich abgerechnet und monatlich kündbar. Es stehen Ihnen auch unsere Vorlagen und Beispiele für Online-Fragebögen zur Verfügung.
