Datenaktualisierung mit Online-Formularen: Beispiele, Vorlagen und Tipps

Dem Abgleich und der Aktualisierung von Daten kommt in Unternehmen und Organisationen im Rahmen der Datenpflege eine große Bedeutung zu. Nur auf Basis von aktuellen und korrekten Daten werden Kundenbeziehungen aufgebaut, Lieferanten korrekt eingeschätzt oder Mitglieder gezielt angesprochen. Deshalb ist die regelmäßige Aktualisierung Ihrer Kontakt- oder Profildatenbank sinnvoll. Mit LamaPoll können Sie Ihre Daten einfach und sicher in Form von Online-Formularen aktualisieren.

• Datenpflege in der Praxis - Anwendungsbeispiele
• Datenaktualisierung mit Online-Formularen
• Warum eigentlich Datenaktualisierung?
• Vorlage für Datenaktualisierung: Mitgliederdaten aktuell halten
• Beispiel: Mitarbeiterdaten aktualisieren im Rahmen der Notfallkommunikation
• Tipps für die Datenaktualisierung mit Online-Formularen

Datenpflege in der Praxis - Anwendungsbeispiele

• Mitgliederlisten – die Pflege der Mitgliederdaten für Vereine
• Kundenkommunikation – die Aktualisierung der Kontaktdaten, der Kundendatenbank
• Lieferantenprofile – Abfrage von Umsatz, Mitarbeiteranzahl, Kontaktdaten Ansprechpartner
• Kontaktdatenpflege - Notfallkontakte, Sorgerechtberechtigte in Schule/Kita,
• Stammdaten im Panel – Aktualisierung der Profile

Datenaktualisierung mit Online-Formularen

Sie können Kontaktdaten und deren Änderung einfach mit Online-Formularen erfassen. Hierfür stehen Ihnen bei LamaPoll Eingabefragen zur Verfügung, in die die Befragten ihre Daten eintragen können. Online-Formulare lassen sich zudem mit spezifischen Einstellungen so konfigurieren, dass bereits erhobene Daten den Befragten zur Überprüfung angezeigt werden und, wo nötig, eine Korrektur stattfinden kann. Jede/r Befragte bekommt die eigenen (und nur diese!) bereits vorhandenen Kontaktdaten angezeigt und kann sie ergänzen und, falls nicht mehr zutreffend, aktualisieren. So wird Kontaktdatenaktualisierung online denkbar einfach möglich.

Datenaktualisierung erstellen

Warum eigentlich Datenaktualisierung?

Wussten Sie, dass es manchmal sogar erforderlich sein kann, dass erhobene personenbezogene Daten aktualisiert werden? In der seit 2018 geltenden europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) werden diesbezüglich klare Vorgaben gemacht. Werden personenbezogene Daten, wie z.B. Kontaktdaten, erfasst und verarbeitet, so sieht die DSGVO den Grundsatz der Richtigkeit vor:

Personenbezogene Daten müssen laut DSGVO Art.5 Abs. 1 lit. d sachlich richtig und erforderlichenfalls auf dem neuesten Stand, d.h. aktuell sein. Bei nicht mehr aktuellen und demnach unrichtigen Daten wie z.B. einer veralteten Adresse, greift dann das Gebot der Aktualisierung (Art. 5 Abs. 1): Wer personenbezogene Daten erhebt und verarbeitet, muss bei Bekanntwerden von deren Unrichtigkeit handeln und aktualisieren oder ggf. auch ganz löschen.

Insbesondere bei gemeinnützigen Vereinen oder im Rahmen von unternehmensinterner (Notfall)Kommunikation findet auch proaktive Kontaktdatenpflege Anwendung – in Form von Online-Formularen für neue Kontaktdaten auf der Webseite oder auch individuell zugestellte Kontaktdaten-Formulare, deren Inhalte editierbar sind.

Vorlage für Datenaktualisierung: Mitgliederdaten aktuell halten

Im Zentrum eines gemeinnützigen Vereins stehen dessen Mitglieder. Für die Mitgliederbetreuung muss ein Verein die personenbezogenen Daten seiner Mitglieder erfassen und verarbeiten. Möchte ein Verein seine Mitglieder z.B. vernetzen – wenn es beispielsweise das erklärte Ziel eine Ehemaligenvereins ist, die Mitglieder untereinander in Kontakt zu bringen – dann sind aktuelle Kontaktdaten unabdingbar. Zudem sind Vereine immer dann auf eine aktuelle Mitgliederdatenbank angewiesen, wenn es gilt, die Mitglieder schnell über die Arbeit des Vereins und Neuigkeiten zu informieren. Ob lokaler Sportverein, Tierschutzverein oder Kulturverein: Richtige und aktuelle Kontaktdaten der Mitglieder sind die Voraussetzung für die Mitgliederinformation und allgemein für die Kommunikation mit den Mitgliedern.

Wie lassen sich Mitgliederdaten daher aktuell halten, ganz ohne viel Aufwand? Mit einem Online-Formular beispielsweise. Ein auf der Webseite zur Verfügung gestelltes Online Formular „Datenaktualisierung“ mit der Bitte der Übermittlung der neuen Kontaktdaten kann ein zeit- und kostensparendes Instrument der Kontaktdatenpflege sein. Mit LamaPoll lässt sich ein solches Online Formular zwecks Datenaktualisierung mit wenigen Klicks erstellen und auf der eigenen Webseite integrieren. Sowohl für die Verantwortlichen in der Mitgliederverwaltung als auch für Vereinsmitglieder ergeben sich dann Vorteile. Letztere können die aktuellen Daten direkt am PC oder auch mobil am Smartphone eintragen und online einfach absenden - ganz ohne Ausdruck eines Formulars zwecks Dateneingabe. Die für die Mitgliederverwaltung Verantwortlichen erhalten - bei entsprechenden Einstellungen des Online Formulars im LamaPoll-Tool - eine Benachrichtigung  per E-Mail zu jeder neue eingetroffenen Datenaktualisierung und können die aktualisierten Daten im Auswertungsbereich des Online-Formulars direkt einsehen.

Wir stellen das folgende Online-Formular zur Datenaktualisierung im Kontext der Mitgliederdaten-Aktualisierung kostenfrei für Sie zur Verfügung. Orientieren Sie sich gern an unserer Vorlage - sie kann über den blauen Link "Verwenden" 1:1 in den LamaPoll-Account übertragen und dort individuell angepasst werden.

Beispiel: Mitarbeiterdaten aktualisieren im Rahmen der Notfallkommunikation

Ein anderes Beispiel der Kontaktdatenaktualisierung ist die Datenpflege von Mitarbeiterdaten für den Notfall. In Notfallsituationen wie Brandfall oder auch IT-Sicherheitsvorfälle sind aktuelle Kontaktdaten und Zuständigkeiten innerhalb der Belegschaft von immenser Wichtigkeit. Wer ist unter welcher Telefonnummer im Notfall als erster Ansprechpartner zu erreichen und wer mit welchen Kontaktdaten als Vertretung? Hierfür lassen sich Online-Formulare erstellen, die jedem Mitarbeiter persönlich zugestellt werden und die bereits erfassten Angaben und Zuständigkeiten anzeigen. Jeder Mitarbeitende kann die eigenen Daten sehen und ist angehalten, wo nötig, zu ergänzen, zu berichtigen, also zu aktualisieren.

Tipps für die Datenaktualisierung mit Online-Formularen

Online-Formulare für die Datenaktualisierung lassen sich mit unserem Tool schnell und ohne Programmierkenntnisse erstellen, per E-Mail an die Ausfüllenden zustellen und/ oder auf der eigenen Webseite einbinden. Hier folgen für Sie noch ein paar Tipps und Hinweise, die Ihnen bei der Konzeption und Umsetzung helfen könnten:

• Integration einer Bestätigung zur Datenrichtigkeit und Zustimmung zur Verarbeitung
• Aktivierung der Monitoring-Funktion: Sie erhalten eine Benachrichtigung nach jeder frisch eingegangenen Aktualisierung
• Vorausgefüllte Antwortfelder erleichtern die Beantwortung und steigern die Rücklaufquote
• Bestens geeignet sind unsere Lizenzen Gold und Platin
• Speziell für gemeinnützige Organisationen und Vereine: Wir bieten Produktspenden für Non-Profits an - Sprechen Sie uns gern an!

Bei der Datenaktualisierung mit Online-Formularen spielen Datenschutz und Datensicherheit eine zentrale Rolle. Mit unserem Tool erfolgt Datenaktualisierung 100% datenschutzkonform uns sicher. Lesen Sie hier gern mehr dazu: Datenschutz und Sicherheit für Ihre Online-Umfragen.