Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet viele Unternehmen und Behörden, eine Meldestelle einzurichten, über die Hinweise zu Verstößen und Missständen eingereicht werden können. Zugleich muss sichergestellt werden, dass hinweisgebende Personen, auch als „Whistleblower“ bezeichnet, vor Repressalien geschützt werden. Das Melden von Missständen wie z. B. Betrug oder Korruption soll über Meldekanäle erleichtert und hinweisgebende Personen sollen besser geschützt werden. Welche Unternehmen vom Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) betroffen sind, welche Vorgaben und Aufgaben erfüllt werden müssen und wie ein Online-Formular als Meldekanal eingesetzt werden kann, erfahren Sie auf dieser Seite.
Inhaltsverzeichnis
Hinweisgeberschutzgesetz: Was ist das?
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) dient der Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie und regelt den Umgang mit Hinweisen zu Verstößen in Unternehmen und Behörden. Hinweisgebende Personen, die Verstöße melden, sollen durch das Gesetz besser geschützt werden. Das HinSchG enthält konkrete Vorgaben für interne und externe Meldestellen, Meldekanäle, Verfahren und Schutzmaßnahmen. Dazu gehören insbesondere das Vertraulichkeitsgebot und der Schutz vor Repressalien.
Hinweisgeberschutzgesetz: Welche Unternehmen sind betroffen?
Für die Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle ist insbesondere die Zahl der Beschäftigten entscheidend. Nach § 12 HinSchG müssen Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten mindestens eine interne Meldestelle einrichten und betreiben. Für bestimmte Unternehmen, insbesondere aus regulierten Finanzbereichen, gilt diese Pflicht unabhängig von der Zahl der Beschäftigten. Für Gemeinden, Gemeindeverbände und von ihnen kontrollierte Beschäftigungsgeber richtet sich die Pflicht nach dem jeweiligen Landesrecht.
Interne Meldestellen müssen insbesondere eingerichtet werden:
- bei Beschäftigungsgebern mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten,
- bei den in § 12 Abs. 3 HinSchG genannten Unternehmen unabhängig von der Zahl der Beschäftigten,
- bei öffentlichen Beschäftigungsgebern nach den für sie geltenden gesetzlichen Vorgaben.
Bis wann müssen Meldestellen eingerichtet werden?
Die gesetzlichen Übergangsfristen für die Einrichtung interner Meldestellen sind inzwischen abgelaufen. Private Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten mussten ihre internen Meldestellen spätestens ab dem 17. Dezember 2023 einrichten. Für Beschäftigungsgeber, die heute unter die Pflicht des § 12 HinSchG fallen, muss die interne Meldestelle eingerichtet und betrieben werden.
Wer entgegen § 12 Abs. 1 Satz 1 HinSchG nicht dafür sorgt, dass eine interne Meldestelle eingerichtet ist und betrieben wird, handelt ordnungswidrig. Dafür kann nach § 40 HinSchG eine Geldbuße von bis zu 20.000 Euro verhängt werden. Für andere Verstöße, etwa bestimmte Behinderungen von Meldungen, Repressalien oder vorsätzliche beziehungsweise leichtfertige Verletzungen des Vertraulichkeitsgebots, sieht das Gesetz je nach Tatbestand Geldbußen von bis zu 50.000 Euro vor.
Interne Meldestelle: Anforderungen und Aufgaben
Interne Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher oder in Textform ermöglichen. Mündliche Meldungen müssen per Telefon oder mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung möglich sein. Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person muss außerdem innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche Zusammenkunft ermöglicht werden.
Die Meldekanäle müssen so gestaltet sein, dass nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständigen sowie die sie dabei unterstützenden Personen Zugriff auf eingehende Meldungen haben. Beim Betrieb gilt das Vertraulichkeitsgebot: Die Identität der hinweisgebenden Person und anderer in der Meldung genannter Personen ist nach den gesetzlichen Vorgaben zu schützen.
Zu den Aufgaben der internen Meldestelle gehören neben dem Betrieb der Meldekanäle insbesondere die Entgegennahme und Prüfung eingehender Meldungen, die Kommunikation mit der hinweisgebenden Person, die Durchführung des gesetzlich vorgesehenen Verfahrens sowie das Ergreifen angemessener Folgemaßnahmen. Eine Folgemaßnahme kann beispielsweise eine interne Untersuchung oder die Abgabe des Verfahrens an eine zuständige Behörde sein.
Was passiert nach Eingang eines Hinweises?
Nach einer Meldung beginnt ein festgelegtes Verfahren. Die interne Meldestelle bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang grundsätzlich spätestens nach sieben Tagen. Anschließend prüft sie, ob der gemeldete Verstoß in den Anwendungsbereich des HinSchG fällt und ob die Meldung stichhaltig ist. Falls Informationen fehlen, kann sie Rückfragen stellen und hält während der Bearbeitung Kontakt zur hinweisgebenden Person.
Spätestens drei Monate nach der Eingangsbestätigung muss die Meldestelle grundsätzlich eine Rückmeldung geben. Darin informiert sie über geplante oder bereits ergriffene Folgemaßnahmen und deren Gründe. Diese Rückmeldung darf allerdings nur erfolgen, soweit dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder in ihr genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.
Mit den Aufgaben einer internen Meldestelle können Beschäftigte des jeweiligen Unternehmens oder der Behörde, eine interne Arbeitseinheit oder ein externer Dritter betraut werden. Die beauftragten Personen müssen bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig sein und über die notwendige Fachkunde verfügen.
Mit den Aufgaben einer internen Meldestelle können sowohl fachkundige Beschäftigte des jeweiligen Unternehmens bzw. der Behörde als auch externe Dritte betraut werden.
Interne oder externe Meldestelle?
Hinweisgebende Personen können sich grundsätzlich an eine interne oder eine externe Meldestelle wenden. Das HinSchG sieht vor, dass die interne Meldung bevorzugt werden soll, wenn intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und keine Repressalien zu befürchten sind. Unternehmen sollten deshalb nicht nur einen Meldekanal bereitstellen, sondern auch dafür sorgen, dass Beschäftigte leicht erkennen können, wie sie ihn nutzen und wie ihre Meldung anschließend behandelt wird. Die Möglichkeit einer externen Meldung darf dadurch nicht eingeschränkt werden.
Online-Formular als Meldekanal: Vorteile, Tipps & Vorlage
Online-Formulare können sich als Meldekanal im Rahmen des Hinweisgeberschutzes eignen, wenn Zugriff und Verarbeitung so gestaltet sind, dass die gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden. Insbesondere muss sichergestellt sein, dass nur berechtigte Personen auf eingehende Meldungen zugreifen können. Bei Online-Formularen, die Sie mit LamaPoll erstellen, lässt sich der Zugriff über die Benutzer- und Rechteverwaltung steuern. Eine detaillierte Anleitung finden Sie in unserem Helpdesk: Benutzerverwaltung im Account.
Was es zu beachten gilt, wenn Sie LamaPoll sowohl als Hinweisgebersystem als auch für Umfragen nutzen möchten, erfahren Sie in diesem Beitrag: LamaPoll als Hinweisgebersystem UND für Umfragen nutzen
Worauf sollten Sie bei einem digitalen Meldekanal achten?
Ein Formular allein macht noch kein funktionierendes Hinweisgebersystem. Vor dem Start sollte feststehen, wer eingehende Meldungen erhält und bearbeiten darf, wie Rückfragen gestellt werden, wie Folgemaßnahmen dokumentiert werden und wann die Dokumentation wieder gelöscht wird. Nach § 11 HinSchG ist die Dokumentation einer Meldung grundsätzlich drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens zu löschen. Eine längere Aufbewahrung ist möglich, wenn sie erforderlich und verhältnismäßig ist.
Auch die Entscheidung über anonyme Meldungen sollte bewusst getroffen werden. Anonymität und Vertraulichkeit sind nicht dasselbe: Beim vertraulichen Melden kann die Meldestelle die Identität der hinweisgebenden Person kennen, muss sie aber nach den gesetzlichen Vorgaben schützen. Bei einer anonymen Meldung wird die Identität gar nicht erst angegeben. Das HinSchG verpflichtet interne Meldekanäle nicht dazu, anonyme Meldungen zu ermöglichen; anonym eingehende Meldungen sollen jedoch bearbeitet werden.
Online-Formulare, die mit LamaPoll erstellt werden, können auf der eigenen Unternehmenswebsite eingebunden und optisch an das Corporate Design des jeweiligen Unternehmens oder der Behörde angepasst werden. Die Formulare sind responsive und können daher auch über mobile Endgeräte genutzt werden.
In Whistleblower-Formularen werden in der Regel Fragen zum Sachverhalt sowie Freitextfelder zur Beschreibung des Verstoßes eingesetzt. Zudem können unterschiedliche Antwortpfade angelegt werden, sodass Nutzer nur die für sie relevanten Fragen oder Eingabefelder sehen. So lassen sich in einem Formular beispielsweise Hinweise und, über einen anderen Pfad, Anliegen von Ratsuchenden erfassen. Technisch kann ein Formular außerdem sowohl anonyme als auch nicht anonyme Meldungen ermöglichen. Weitere Informationen zum Erstellen von Online-Formularen als Hinweisgebersystem finden Sie hier: Digitales Hinweisgebersystem mittels Online-Formular
Orientieren Sie sich beim Erstellen eines Online-Formulars für Hinweisgeber gern an unserer kostenlosen Vorlage. Das Whistleblower-Meldeformular kann mit einem Klick auf „Verwenden“ in den eigenen LamaPoll-Account kopiert und dort angepasst werden.
Mit LamaPoll sind Umfragen schnell und unkompliziert zu erstellen. Das Tool bietet viele Möglichkeiten zu individuellen Anpassungen. Dabei kann man sich mit den angebotenen Hilfeseiten gut selbst helfen. Bei Extrawünschen unterstützt ein kompetenter und gut erreichbarer Kundenservice.
Was ist LamaPoll?
LamaPoll ist ein in Deutschland betriebenes Tool zum Erstellen von Online-Umfragen und Online-Formularen. Für einen Meldekanal können Sie ein Formular an Ihren Anwendungsfall anpassen, Zugriffsrechte für die Bearbeitung eingehender Hinweise festlegen und das Formular bei Bedarf in Ihre Website einbinden. Neben Hinweisgeberformularen lassen sich mit LamaPoll auch andere interne und externe Befragungen und Formulare umsetzen. Sie können LamaPoll kostenlos testen.
