Hinweisgeberschutzgesetz: Whistleblower-Formular als Meldekanal

Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet viele Unternehmen und Behörden, eine Meldestelle einzurichten, über die Hinweise zu Verstößen und Missständen eingereicht werden können. Zugleich muss sichergestellt werden, dass den Hinweisgebern, auch als „Whistleblower“ bezeichnet, keine Nachteile entstehen. Das Melden von Missständen wie z.B. Betrug oder Korruption soll über Meldekanäle zum einen erleichtert werden, zum anderen sollen hinweisgebende Personen besser geschützt werden. Welche Unternehmen vom Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) betroffen sind, welche Vorgaben und Aufgaben erfüllt werden müssen, bis wann Meldestellen einzurichten sind und wie ein Online-Formular als Meldekanal eingesetzt werden kann, erfahren Sie auf dieser Seite.

• Hinweisgeberschutzgesetz: Was ist das?
• Hinweisgeberschutzgesetz: Welche Unternehmen sind betroffen?
• Bis wann müssen Meldestellen eingerichtet werden?
• Interne Meldestelle: Anforderungen und Aufgaben
• Online-Formular als Meldekanal: Vorteile, Tipps & Vorlage 

Hinweisgeberschutzgesetz: Was ist das?

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) dient der Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie und regelt den Umgang mit Hinweisen zu Verstößen in Unternehmen und Behörden. Hinweisgebende Personen, die Verstöße melden, sollen durch das Gesetz besser geschützt werden. Das HinSchG regelt den Umgang mit Meldungen zu Verstößen und enthält konkrete Vorgaben, die von Unternehmen und Behörden eingehalten werden müssen. Zu den Vorgaben zählt beispielsweise das Einrichten von Meldestellen und der Betrieb von Meldekanälen, über die Hinweise zu Missständen gemeldet werden können. So müssen beispielsweise Unternehmen mit mindestens 50 Beschäftigten solche sog. Hinweisgebersysteme implementieren. Außerdem wird durch das Gesetz geregelt, welche Maßnahmen zum Schutz von Hinweisgebenden zu ergreifen sind (Vertraulichkeitsgebot, Schutz vor Repressalien) und welche Sanktionen bei Verstößen gegen den Hinweisgeberschutz drohen. 

Hinweisgeberschutzgesetz: Welche Unternehmen sind betroffen?

Vom Hinweisgeberschutzgesetz sind grundsätzlich alle Unternehmen betroffen, d.h. alle Unternehmen müssen die Regelungen des Gesetzes einhalten. Je nach Größe der Unternehmen gibt es allerdings Unterschiede hinsichtlich der Hinweisgebersysteme. Die meisten Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten müssen keine interne Meldestelle einrichten, Beschäftigte solcher Unternehmen können sich an externe Meldestellen des Bundes wenden. Unternehmen mit mindestens 50 Mitarbeitenden sind verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten und zu betreiben. Außerdem müssen Unternehmen bestimmter Branchen (z.B. Finanzdienstleister) unabhängig von der Zahl der Beschäftigten ebenfalls eine interne Meldestelle einrichten. Dies gilt ebenso für den öffentlichen Dienst, der interne Meldekanäle einrichten und betreiben muss.

Interne Meldestellen müssen eingerichtet werden:
 

• in Unternehmen mit mindestens 50 Beschäftigten
• in Unternehmen im Finanzdienstleistungsbereich unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten
• im öffentlichen Dienst 

Bis wann müssen Meldestellen eingerichtet werden?

Wann Meldestellen gemäß Hinweisgeberschutzgesetz eingerichtet werden müssen, ist abhängig von der Unternehmensgröße. Beschäftigungsgeber und Dienststellen mit mehr als 250 Mitarbeitenden müssen die Vorgaben und Regelungen unmittelbar nach Inkrafttreten des HinSchG umsetzen. Für Unternehmen und Dienststellen mit 50 bis 249 Beschäftigten gilt eine Übergangsfrist, die Hinweisgebersysteme müssen bis zum 17. Dezember 2023 eingerichtet werden. Für den Fall, dass Unternehmen bei der Errichtung oder dem Betrieb von Meldekanälen nicht gesetzeskonform vorgehen, sind Sanktionen vorgesehen (§ 40 HinSchG).
 

Unternehmen, die der Pflicht zur Errichtung von Meldestellen nicht oder nicht rechtzeitig nachkommen, droht ein Bußgeld in Höhe von 20.000 Euro. Bußgelder drohen auch bei der Missachtung des Vertraulichkeitsgebots, also z.B. für den Fall, dass zwar ein Meldesystem eingerichtet wurde, die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebenden oder Dritter aber nicht gewahrt wird. Auch Repressalien (Suspendierung, Kündigung, Herabstufung, Einschüchterung etc.) gegenüber hinweisgebenden Personen sind bußgeldbewehrt. 

Interne Meldestelle: Anforderungen und Aufgaben

Interne Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher oder in Textform ermöglichen. Als Meldekanal kommen also z.B. eine Telefon-Hotline oder ein IT-gestütztes Meldesystem infrage. Die Entgegennahme und Bearbeitung der eingehenden Hinweise dürfen nur von berechtigten Personen erfolgen. Beim Einrichten und Betrieb der Meldestelle muss also sichergestellt werden, dass unbefugte Personen auf keine der gemeldeten Informationen zugreifen können. 
 

Beim Betrieb eines Meldekanals gilt generell das Vertraulichkeitsgebot: Es muss gewährleistet sein, dass die Vertraulichkeit der Identität des Whistleblowers und anderer Personen, die in der Meldung ggf. genannt werden, gewahrt wird. Nicht befugten Mitarbeitern muss der Zugriff auf diese Informationen verwehrt werden.
 

Zu den Aufgaben der internen Meldestelle gehören neben dem Betreiben des Meldekanals, die Entgegennahme, Stichhaltigkeitsprüfung und Einordnung eingehender Hinweise, die Durchführung des Verfahrens gemäß HinSchG sowie das Ergreifen von Folgemaßnahmen. Eine Folgemaßnahme kann beispielsweise das Durchführen einer internen Untersuchung beim Beschäftigungsgeber sein oder auch die Übermittlung des Verstoßes an zuständige Behörden. Zudem muss die Meldestelle Informationen zu externen Meldeverfahren für die Beschäftigten bereitstellen und dokumentarische Pflichten einhalten.  
 

Als Personen, die den Meldekanal betreiben, kommen sowohl Beschäftigte des jeweiligen Unternehmens als auch externe Berater infrage. Wesentlich ist, dass die mit den Aufgaben der Meldestelle beauftragten Personen gemäß HinSchG fachkundig sind und im Rahmen dieser Tätigkeit unabhängig und frei von Interessenskonflikten arbeiten können. Als Meldestellen-Beauftragte sind also beispielsweise der Datenschutzbeauftragte des Unternehmens, Mitarbeiter der Compliance-Abteilung oder eine externe Rechtsanwaltskanzlei denkbar.

Als Meldekanal-Beauftragte kommen sowohl fachkundige Beschäftigte des jeweiligen Unternehmens bzw. der Behörde als auch externe Berater infrage. 

Online-Formular als Meldekanal: Vorteile, Tipps & Vorlage

Was es zu beachten gilt, wenn Sie LamaPoll sowohl als Hinweisgebersystem als auch für Umfragen nutzen möchten, erfahren Sie in diesem Beitrag: LamaPoll als Hinweisgebersystem UND für Umfragen nutzen

Online-Formulare, die mit LamaPoll erstellt werden, können unkompliziert auf der eigenen Unternehmenswebsite eingebunden und optisch an das Corporate Design der jeweiligen Firma oder Behörde angepasst werden. Die Formulare sind selbstverständlich responsive, sodass sie von Hinweisgebern auch über mobile Endgeräte optimal genutzt werden können.

In Whistleblower-Formularen, die sich an Hinweisgeber richten, werden in der Regel Fragen zum Sachverhalt gestellt, sowie Freitextfelder zur Eingabe des Verstoßes eingesetzt. Zudem ist es möglich, unterschiedliche Antwortpfade anzulegen, sodass Nutzer nur die für sie relevanten Fragen oder Eingabefelder sehen. Auf diese Weise können in nur einem Formular sowohl Hinweise gemeldet werden und – über einen anderen Pfad – Anliegen von Ratsuchenden abgefragt werden. Ein weiterer Vorteil: Mittels Online-Formular kann ermöglicht werden, Hinweise sowohl anonym als auch nicht-anonym zu melden. Weitere Informationen zum Erstellen von Online Formularen als Hinweisgebersystem haben wir auf der folgenden Seite für Sie zusammengestellt: Digitales Hinweisgebersystem mittels Online-Formular

Orientieren Sie sich beim Erstellen eines Online-Formulars für Hinweisgeber gern an unserer kostenlosen Vorlage. Das Whistleblower Meldeformular kann mit einem Klick auf „Verwenden“ in den eigenen LamaPoll-Account kopiert und dort nach Belieben verändert werden.