Sie möchten eine Online-Umfrage starten und fragen sich, was beim Datenschutz konkret zu tun ist? Beginnen Sie nicht mit Paragraphen, sondern mit einer einfachen Entscheidung: Müssen Sie überhaupt wissen, wer geantwortet hat?
Wenn nein, ist eine anonyme Befragung häufig die datenschutzfreundlichere Lösung. Wenn Sie Namen, E-Mail-Adressen, individuelle Einladungslinks oder andere personenbezogene Merkmale benötigen, muss die Verarbeitung bewusst geplant und den Teilnehmern transparent erklärt werden.
Das Wichtigste vorab: Klären Sie zuerst, ob Ihre Umfrage anonym oder personenbezogen sein soll. Legen Sie danach Zweck und Rechtsgrundlage fest. Stellen Sie Ihre eigenen Datenschutzhinweise und die erforderlichen Anbieterinformationen bereit. Prüfen Sie erst anschließend Einladungsart, Fragen, Attribute und Auswertung. So vermeiden Sie, eine zunächst anonyme Umfrage durch einzelne Einstellungen ungewollt identifizierbar zu machen.
Inhaltsverzeichnis
Datenschutz bei Online-Umfragen: Schritt für Schritt
1. Zuerst entscheiden: Muss die Umfrage personenbezogen sein?
Fragen Sie sich vor dem Aufbau des Fragebogens, ob Sie die Antworten überhaupt einer Person zuordnen müssen. Für viele Feedback-, Zufriedenheits- oder Mitarbeiterbefragungen reicht eine anonyme Auswertung aus.
Anonym bedeutet: Die Antworten können keiner identifizierten oder identifizierbaren Person zugeordnet werden. Das betrifft nicht nur Namen und E-Mail-Adressen. Auch kleine Gruppen, Abteilung, Alter, Funktion, individuelle Teilnehmerattribute oder technische Merkmale können in Kombination Rückschlüsse ermöglichen.
Mit LamaPoll können sowohl anonyme als auch nicht-anonyme Umfragen durchgeführt werden. Bei anonymen Befragungen sollten Sie insbesondere Einladungsart, Teilnehmerattribute, Filterfragen sowie Geräte- und Herkunftserkennung prüfen. Eine praktische Anleitung finden Sie im Helpdesk unter Anonymität bei Umfragen.
Praxisbeispiel: Sie möchten nach dem Feedback freiwillig eine E-Mail-Adresse für ein Gewinnspiel abfragen, die Antworten aber weiterhin anonym auswerten? Dafür kann in LamaPoll die Funktion „Getrennte Auswertung“ genutzt werden. Die Kontaktdaten werden dann getrennt von den übrigen Antworten verarbeitet. Anleitung zur getrennten Auswertung.
2. Wenn personenbezogene Daten nötig sind: Zweck und Rechtsgrundlage klären
Sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden, muss feststehen, warum Sie diese Daten benötigen und auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitung erfolgt. Die Einwilligung ist nur eine mögliche Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO und nicht automatisch für jede Umfrage erforderlich.
Wenn Sie sich auf eine Einwilligung stützen, muss diese freiwillig, informiert, eindeutig und auf den konkreten Zweck bezogen sein. Sie muss durch eine aktive Handlung erteilt werden und darf nicht in allgemeinen Hinweisen versteckt werden.
In LamaPoll lässt sich eine Einwilligung direkt im Fragebogen abbilden. Möglich ist beispielsweise:
- eine verpflichtende Ja-/Nein-Frage zu Beginn der Umfrage,
- eine Verzweigung, die bei fehlender Zustimmung aus der Umfrage herausführt,
- oder ein verpflichtendes Kontrollkästchen über eine Multiple-Choice-Frage.
Die technische Umsetzung ist im Helpdesk beschrieben: Datenschutzhinweise und Einwilligung in der Umfrage hinterlegen.
3. Datenschutzhinweise und Anbieterinformationen bereitstellen
Werden personenbezogene Daten direkt bei den Teilnehmern erhoben, müssen die Informationen nach Art. 13 DSGVO bei der Datenerhebung bereitgestellt werden. Dazu gehören insbesondere:
- wer für die Verarbeitung verantwortlich ist,
- zu welchem Zweck die Daten verarbeitet werden,
- auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitung erfolgt,
- wer Daten erhält oder erhalten kann,
- wie lange die Daten gespeichert werden bzw. nach welchen Kriterien sich die Dauer bestimmt,
- welche Rechte die betroffenen Personen haben.
Verwenden Sie dabei Ihre eigene Datenschutzerklärung für die Umfrage, nicht die Datenschutzerklärung von LamaPoll. Sie als Umfrageersteller bestimmen Zweck und Inhalt der Befragung.
Datenschutzerklärung und Impressum nicht vergessen: In LamaPoll können Sie beides dauerhaft über die Umfrage-Fußzeile verlinken oder als Dokument bereitstellen. So sind die Informationen während der Befragung erreichbar. Bei geschäftsmäßigen digitalen Angeboten sind die gesetzlich erforderlichen Anbieterinformationen leicht erkennbar und unmittelbar erreichbar bereitzustellen. So hinterlegen Sie Datenschutzhinweise und Impressum in LamaPoll.
4. Fragen prüfen: Erheben Sie wirklich nur notwendige Daten?
Gehen Sie den Fragebogen vor Veröffentlichung einmal Frage für Frage durch. Benötigen Sie Name, E-Mail-Adresse, genaue Abteilung, Standort, Alter oder Funktion tatsächlich für den Zweck der Befragung? Wenn nicht, sollten diese Angaben entfallen oder gröber erfasst werden.
Besonders bei kleinen Gruppen kann eine Kombination eigentlich unauffälliger Angaben eine Person identifizierbar machen. Das ist zum Beispiel bei der Kombination aus Team, Führungsfunktion, Alter und Geschlecht möglich.
5. Besonders sensible Fragen gesondert prüfen
Gesundheitsdaten, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit und weitere besondere Kategorien personenbezogener Daten fallen unter Art. 9 DSGVO. Für deren Verarbeitung gelten zusätzliche Anforderungen.
Wenn Ihre Umfrage solche Angaben erhebt oder aufgrund Umfang, Zweck oder Auswertung ein hohes Risiko für die Rechte der Teilnehmer entstehen kann, sollte geprüft werden, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO erforderlich ist.
6. Umfrage-Anbieter und Auftragsverarbeitung prüfen
Verarbeitet ein Umfrage-Anbieter personenbezogene Daten für Sie, liegt regelmäßig eine Auftragsverarbeitung vor. Dann benötigen Sie einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Prüfen Sie insbesondere:
- wo die Daten verarbeitet und gespeichert werden,
- welche Unterauftragnehmer beteiligt sind,
- ob Drittlandtransfers stattfinden,
- welche technischen und organisatorischen Maßnahmen bestehen,
- wie Zugriffe, Exporte und Löschung geregelt sind.
7. Vor Veröffentlichung: kurzer Datenschutz-Check
- anonym oder personenbezogen eindeutig entschieden
- Zweck und Rechtsgrundlage festgelegt
- nur notwendige Fragen und Teilnehmerattribute verwendet
- Datenschutzhinweise eingebunden
- erforderliche Anbieterinformationen erreichbar
- Einwilligung korrekt umgesetzt, falls sie die Rechtsgrundlage ist
- AV-Vertrag und Unterauftragnehmer geprüft
- Zugriffsrechte und Löschfristen festgelegt
- bei Anonymität Einstellungen und kleine Auswertungsgruppen kontrolliert
Wie LamaPoll Sie bei datenschutzfreundlichen Umfragen unterstützt
LamaPoll stellt die technische Grundlage bereit, damit Sie unterschiedliche Datenschutzkonzepte umsetzen können. Entscheidend bleibt jedoch, welche Daten Sie für Ihre konkrete Befragung erheben und wie Sie diese verwenden.
- Anonyme und nicht-anonyme Befragungen: Sie entscheiden abhängig vom Einsatzzweck, ob Antworten Teilnehmern zugeordnet werden sollen.
- Getrennte Auswertung: Kontaktdaten können in geeigneten Szenarien getrennt von den übrigen Antworten verarbeitet werden.
- Einwilligung im Fragebogen: Zustimmung kann beispielsweise über eine Ja-/Nein-Frage oder ein verpflichtendes Kontrollkästchen abgefragt werden.
- Datenschutzinformationen: Datenschutzerklärung und Anbieterinformationen können in der Umfrage verlinkt bzw. bereitgestellt werden.
- Datenverarbeitung in Deutschland: Die Umfragedaten werden in Deutschland verarbeitet; nach der aktuellen Produkt- und Sicherheitsdokumentation setzt LamaPoll für die Verarbeitung der Umfragedaten keine US-amerikanischen Cloud-Dienste ein.
- Informationssicherheit: Das Informationssicherheitsmanagementsystem ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert; zusätzlich ist LamaPoll nach TISAX® Assessment Level 2 auditiert.
Praktische LamaPoll-Anleitungen:
- Datenschutzhinweise, Impressum und Einwilligung integrieren
- Anonyme Umfragen richtig konfigurieren
- Nicht-anonyme Umfragen durchführen
- Kontaktdaten getrennt von Antworten auswerten
Weitere Informationen zu Hosting, Zertifizierungen, technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie Auftragsverarbeitung finden Sie unter Datenschutz & Sicherheit.
