Gefährdungsbeurteilung und Home Office

Home Office und die Gefährdungsbeurteilung (Arbeitsstättenverordnung)

Das Thema Gefährdungsbeurteilung haben wir an anderer Stelle ausführlich behandelt. Jetzt ist jedoch der Zeitpunkt sich zu fragen: Wurde das Home Office ausreichend berücksichtigt?". Regeln und Anweisungen, Hilfestellungen für das Büro sind vorhanden - vom "Arbeitstisch" (elektronisch verstellbar) bis "Zeit" (gesetzlich vorgeschriebene Pausen). Doch zu Hause gilt das alles nicht mehr. Für die Heimarbeit gelten in der Regel allenfalls Sicherheitsregeln.

Umso wichtiger ist es, den Bereich Home Office genauer unter die Lupe zu nehmen und die individuelle Situation zu erfassen. Denn viele individuelle Daten ergeben zusammen ein ganzheitliches Bild und lenken den Fokus auf die richtigen (Schwach-) Schwerpunkte.

Und nicht nur wichtig - das ist auch gesetzlich vorgeschrieben: Die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) ist bei der Errichtung von festen Homeoffice-Arbeitsplätzen eindeutig. Wenn Home Office (Telearbeit, Heimarbeit) regelmäßig und nicht gelegentlich ausgeübt wird, muss der Arbeitsschutz gewährleistet werden. Deswegen muss das Home Office, genauer - der Telearbeitsplatz, einer Gefährdungsbeurteilung unterzogen werden.

Gefährdungsbeurteilung: Psychische Belastungen bei der Telearbeit

Zwei Aspekte der Telearbeit treten bei der Gefährdungsbeurteilung in den Vordergrund: die Organisation (Arbeitsabläufe, Verantwortungen, Arbeitszeit) und die Kommunikation (allgemein, mit Kollegen und mit Vorgesetzten). Hier finden Sie Schwerpunkte bei der psychischen Gefährdungsbeurteilung der Heimarbeit, gegliedert nach potenziellen Gefährdungen und Belastungen, nach möglichen Fragestellungen im Rahmen der Befragung und nach potenziellen Maßnahmen.

Organisation der Telearbeit

Potenzielle Gefährdungen:

• Zeitdruck
• unregelmäßige Pausen
• Überstunden
• unstrukturierte Arbeitszeiten
• Arbeit auf Abruf
• hohe Arbeitsintensität
• häufige Störungen/Unterbrechungen
• unklare Kompetenzen und Verantwortlichkeiten

Mögliche Fragestellungen im Rahmen der GBU - Home Office

• Ist Ihre Rolle / Verantwortung stets klar?
• Ist ein Zeiterfassungsystem auch für Telearbeit implementiert?
• Wissen Sie stets, wer bei welcher Aufgabe die Verantwortung trägt?
• Wie lange am Stück, ohne Störungen und Unterbrechung, kann gearbeitet werden?
• Ist die Heimarbeit vertraglich geregelt?
• Kennen Sie stets Ihren Ansprechpartner (Fragen zu Erreichbarkeit folgen unten bei "Kommunikation")
• Haben Sie Regeln zur Trennung von Arbeitszeit und Freizeit getroffen / Halten Sie sich an diese?
• Motivation und Effizienz: Haben Sie das Gefühl, konzentrierter Arbeiten zu können / mehr zu schaffen?
• Fragen zu Technik: Ob ausreichend und vor allem, ob stabil und somit flüssiges Arbeiten möglich
• Fragen zur gefühlten Auslastung

Mögliche Maßnahmen, abhängig vom Ergebnis der GBU

• Workshops zum Thema Zeitmanagement
• Sperren (Mailsperre, Serversperre zu bestimmten Zeiten)
• Hardware / Software zur Zeiterfassung
• Schulungen
• Einführung von Kernarbeitszeiten
• Vertragliche Regelungen zur Telearbeit
• Telearbeit an individuelle räumliche Gegebenheiten und Möglichkeiten ausrichten
• Stabile Technik, neue Hardware
• Neue Tools

Kommunikation im Rahmen von Home Office

Zweifelsohne die größte Herausforderung im Home Office stellt die Kommunikation dar. Je nach individueller Situation kann es zu ständigen Störungen und Überlastung, oder aber auch zu sozialer Isolation führen. Absprachen mit Kollegen und Vorgesetzten sind in der Regel seltener, Rückfragen sind sehr aufwendig, die Kooperation als Ganzes ist extrem erschwert.

Potenzielle Gefährdungen und Belastungen:

• Soziale Isolation / Ständige Störungen
• Überarbeitung / Langeweile
• Unqualifizierte Führungskräfte
• Zu viel Kontrolle / zu lasche Führung
• Neid, Vorurteile
• Fehlendes Feedback
• Konflikte

Mögliche Fragestellungen:

• Fragen zur gefühlten sozialen Isolation
• Zu Qualifikation der Vorgesetzten
• Haben Sie das Gefühl, alle relevanten Informationen zu erhalten?
• Werden Sie bei wichtigen, relevanten Entscheidungen mit einbezogen?
• Haben Sie das Gefühl, übergangen zu werden?
• Werden Sie und wird Ihre Arbeit gewürdigt?
• Erhalten Sie Anerkennung für erbrachte Leistungen?
• Erhalten Sie ausreichend Unterstützung durch Kollegen / durch Vorgesetzte?
• Fragen zum Vertrauen - erhalten Sie Kontrollanrufe?
• Vorurteile: erhalten Sie Anerkennung durch Kollegen, Haben Sie das Gefühl, dass Ihre (Tele-)Arbeit ernst genommen wird?
• Haben Sie das Gefühl, immer erreichbar sein zu müssen?
• Streitigkeiten - mehr oder weniger Konfliktsituationen?
• Haben Sie das Gefühl, "vergessen" zu werden?
• Wird Ihre Arbeit wahrgenommen?
• Wie wirkt sich Ihrer Meinung nach die Heimarbeit auf potenzielle Beförderungen aus?

Das Ergebnis der Befragung kann auch ein ganz unerwartetes sein: Durch Home Office können auch Konflikte minimiert werden, die Leistung gesteigert, ebenso die Motivation. Doch ob es mehr oder weniger Störungen gibt, ob die Isolation gut oder schlecht für den Einzelnen ist, das ist stets von Aufgabengebiet zu Aufgabengebiet und von Person zu Person unterschiedlich.

Maßnahmen:

• neue Führungskonzepte
• 360 Grad Befragungen für Führungskräfte
• Neue Technik, Software, Tools für webbasierte Kooperation
• Kernarbeitszeiten
• regelmäßige Newsletter
• Projekte zur Unterhaltung, Online Quiz
• Schulungen
• Gemeinsame (Online) Events
• Regelmäßige, feste Termine zum Austausch
• Kommunikationskonzept

Nicht nur bei der Gefährdungsbeurteilung von Telearbeitsplätzen kann unser Tool LamaPoll zum Einsatz kommen, auch bei der Unterweisung. Gemäß Arbeitsstättenverordnung müssen auch die Mitarbeiter im Homeoffice ausreichend und angemessen unterwiesen werden. Mit LamaPoll können Sie dynamisch je individueller Situation informieren, und sogar anschließend das Wissen abfragen.