Terminfindung und -abstimmung

Sie möchten eine Terminfindung und -abstimmung durchführen, ähnlich einer Doodle-Abstimmung?

Lesen Sie hier, welche Möglichkeiten Sie mit LamaPoll haben.

Kurz vorab:

• Ihre Daten werden verschlüsselt in deutschen, ISO zertifizierten Rechenzentren verarbeitet
• Jede Abfrage kann 100%ig anonym durchgeführt werden
• Sie können die Teilnehmer ganz einfach einladen – über einen Link, z.B. im Intranet, in Social-Media-Kanälen oder per Mail mit Ihrem E-Mail-Client
• Die Einladungen zur Befragung können auch über LamaPoll versendet werden
• Sie können das Design nach eigenen Wünschen anpassen
• Die Abstimmung ist responsive und wird auf allen Endgeräten gut aussehen

LamaPoll ist als Umfrage-Tool nicht nur auf Umfragen beschränkt – es lassen sich auch Terminfindungen und -abstimmungen damit umsetzen. Mit speziellen Fragetypen wie „Hinterlegte Ergebnisse“ und durch Verwendung der Quoten-Filter sind Terminfindungen möglich, bei denen Teilnehmer live mitverfolgen können, welche Termine am häufigsten gewählt werden und welche bereits ausgebucht sind.

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Hier finden Sie einen Überblick zu den Möglichkeiten:

1. Vorab: Erste Schritte der Fragebogenerstellung mit LamaPoll

Der Vorgang ist mit PowerPoint vergleichbar – Sie legen Folien / Seiten an und erstellen Elemente (Fragen, Textblöcke, Bilder...) auf den einzelnen Seiten. Dabei stehen Ihnen Funktionen zur Verfügung wie Pflichtfragen (kein Vorankommen ohne Beantwortung), Ein- und Ausblenden (Fragen / Seiten werden nur eingeblendet, wenn…), Sprünge (Falls… dann Sprung zu Seite X) und mehr.

Die wichtigsten Funktionen finden Sie hier:

• Erste Schritte der Umfrageerstellung
• Fragen anlegen, verschieben, duplizieren, löschen
• Fragetypen
• bedingte Sichtbarkeiten und Verzweigungen (Sprünge)
• Design der Umfrage
• Anonymitätsfaktoren – wie erhalte ich eine anonyme Umfrage?

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Abb. A - Terminfindung Beispiel A - Live-Ergebnis-Anzeige der Terminhäufigkeit mit Abfrage der Teilnehmernamen

2. Terminabstimmung mit Live-Ergebnisanzeige

Sie können Ihre Terminabstimmung so einrichten, dass die Befragten mitverfolgen können, welche Termine prozentual am häufigsten gewählt werden UND ausgebuchte Termine dabei nicht mehr anzeigen lassen – sowohl anonym als auch nicht anonym mit Zuordnung der Namen (siehe Abb. A)

Gehen Sie dafür bitte wie folgt vor:

a) Navigieren Sie auf Ihrer Fragebogenseite zum Button „Neues Element“ und wählen Sie im sich öffnenden Fragenkatalog bei den Spezialfragen unterhalb der Standardfragen „Hinterlegte Ergebnisse“.

Abb. 1 - Fragetyp „Hinterlegte Ergebnisse“ bei den Spezialfragen im Fragenkatalog wählen

Tragen Sie die zur Auswahl stehenden Termine im Bearbeitungsmodus der Frage (über „Bearbeiten“) als Antwortoptionen ein und passen Sie die Fragestellung an.

Abb. 2 - Fragetyp „Hinterlegte Ergebnisse“: Antwortoptionen und Fragestellung anpassen

Sie können wählen, ob jeweils nur ein Termin oder mehrere Termine auswählbar sind – Einfach- oder Mehrfachauswahlfrage.

b) Für das Ausblenden von ausgebuchten Terminen benötigen Sie die Quoten-Filter bei der Sichtbarkeitsfunktion: Wählen Sie zunächst bei jedem Termin rechts das kleine Auge-Symbol:

Abb. 3 - Auge-Symbol bei jeder Antwortoption

Stellen Sie anschließend die Sichtbarkeitsbedingung für die Quoten-Filter wie folgt ein:

Wählen Sie die Kategorie „Quoten-Filter“, und dort dann die Quoten zur betreffenden Frage. Am Anfang der Bedingung stellen Sie bitte „nicht sichtbar“ ein, denn der Termin soll ja nicht mehr angezeigt werden, wenn eine Anzahl X erreicht wurde.

Abb. 4 - Quoten-Filter bei der Sichtbarkeitsbedingung wählen

Vervollständigen Sie anschließend die Bedingung gemäß der von Ihnen gewünschten Quote: Beispiel einer vollständigen Quoten-Bedingung – Termin 1 soll nicht mehr angezeigt werden, falls die Quote größer oder gleich 10 ist:

Abb. 5 - Komplette Quoten-Filter-Bedingung für einen Termin 1 nicht mehr sichtbar, falls die Quote größer oder gleich 10

Sobald Sie die Quoten für Ihre Termine auf diese Weise eingestellt haben, werden Termine, die die Maximalanzahl erreicht haben, nicht mehr angezeigt.

Eine einfache Terminabstimmung ohne Live-Ergebnisanzeige ist natürlich auch möglich: Hierfür gibt es bei den Standard-Fragetypen Auswahlfragen (Single Choice und Multiple Choice).

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3. Durchführung der Terminfindung

Es gibt generell verschiedene Einladungsmöglichkeiten für verschiedenartige Abfragen. Für die Terminplanung empfiehlt sich die „offene“ Umfrage mit dem allgemeinen Link zur Umfrage, den Sie einfach und schnell über Ihr eigenes E-Mail-Programm an die Teilnehmer verschicken können oder auch im Intranet oder in Sozialen Medien posten können. Den allgemeinen Link finden Sie u.a. bei „Veröffentlichen“ → „Übersicht“ → „Über Link einladen“.

Alternativ könnten Sie die Teilnehmer auch über das Adressbuch von LamaPoll einladen, im Rahmen einer sog. „geschlossenen“ Umfrage.

4. Auswertung der Terminfindung

Für die Auswertung der Terminfindung ist der Rohdatenexport ausschlaggebend – vor allem dann, wenn die Abfrage nicht-anonym mit Abfrage der Namen stattfindet. Die Zuordnung von Termin und zugehörigem Namen finden Sie immer in den Rohdaten.