Mitarbeiterbefragung in Behörden: Welches Tool ist geeignet?

Mitarbeiterbefragungen in Behörden lassen sich online unkompliziert umsetzen, sofern ein geeignetes DSGVO-konformes und sicheres Tool eingesetzt wird. Grundsätzlich unterscheiden sich Mitarbeiterbefragungen im Öffentlichen Dienst inhaltlich nicht von klassischen Befragungen in Unternehmen, können aber aufgrund behördeninterner Richtlinien und technischer Gegebenheiten einige Herausforderungen mit sich bringen. Um Mitarbeiterbefragungen in Behörden erfolgreich umzusetzen, sollten also vorab einige Besonderheiten berücksichtigt werden. Im folgenden Beitrag erfahren Sie, welche Themen bei internen Befragungen im Öffentlichen Sektor im Fokus stehen, welche Vorteile online durchgeführte Erhebungen bieten und was bei der Wahl eines geeigneten Online-Tools zu beachten ist. Außerdem geben wir Ihnen Informationen an die Hand, wie mögliche technische Hürden erfolgreich umschifft werden können.

Inhaltsverzeichnis:

• Behördeninterne Befragungen: Themen & Anlässe
• Mitarbeiterbefragung in Behörden: Methoden & Vorteile von Online-Erhebungen
• Welche Online-Tools sind geeignet für Befragungen in Verwaltungen?
• Weshalb ist das Umfrage-Tool LamaPoll optimal geeignet?
• Mitarbeiterbefragungen in Behörden: Herausforderungen, Lösungen & Tipps

Behördeninterne Befragungen: Themen & Anlässe

Inhaltlich ähneln Mitarbeiterbefragungen in Behörden den gängigen unternehmensinternen Umfragen in der Privatwirtschaft. Im Mittelpunkt stehen auch hier übergeordnete Themen wie das Arbeitsklima, die Mitarbeiterzufriedenheit, die interne Kommunikation, das Führungsverhalten, die Personalentwicklung oder die Bedarfsanalyse. Auch Themen wie flexible Arbeitszeitmodelle und New Work werden im Rahmen von Mitarbeiterbefragungen in Kommunen aktuell verstärkt behandelt – nicht zuletzt wegen des Mangels an geeigneten Fach- und Nachwuchskräften.
Aufgrund behördenspezifischer Besonderheiten, Hierarchien und Arbeitsbereiche können zudem weitere Fragestellungen eine Rolle spielen, z.B. die Einschätzung der Fachkompetenz von Vorgesetzten, die Zufriedenheit mit Veränderungen von verwaltungsinternen Abläufen oder bei der Einführung neuer digitaler Prozesse, moderner Software oder Tools.
Mitarbeiterbefragungen können im Rahmen solcher Veränderungsprozesse sowohl einleitend, als auch flankierend oder im Nachgang eingesetzt werden. Mithilfe von begleitenden Befragungen kann ein Veränderungsprozess z.B. partizipativ eingeleitet werden, um die Akzeptanz für die Maßnahme und damit auch die Mitarbeiterbindung zu erhöhen. Zum anderen kann die Zufriedenheit der Mitarbeitenden mit den Neuerungen ermittelt werden. Außerdem kann Mitarbeiter-Feedback auch im Sinne einer Erfolgskontrolle Aufschluss darüber geben, ob das Change Management innerhalb der Behörde wie gewünscht verläuft.

Mitarbeiterbefragung in Behörden: Methoden & Vorteile von Online-Erhebungen

Die Methoden für Mitarbeiterbefragungen im Öffentlichen Sektor unterscheiden sich nicht von denen, die in Unternehmen zur Anwendung kommen. In der Regel werden themenspezifische Feedback-Fragebögen erstellt, die den Mitarbeitenden online zur Verfügung gestellt werden. Online durchgeführte Umfragen haben im Vergleich zu Paper-Pencil-Befragungen eine Reihe von Vorteilen: Sie sind zeit- und kosteneffizient umsetzbar, ermöglichen eine anonyme Befragungssituation, sind niedrigschwellig und sorgen daher in der Regel für eine hohe Beteiligung und Rücklaufquote. Die Antworten der Teilnehmenden werden zudem automatisch und in Echtzeit erfasst und sind unkompliziert auswertbar. Auch erste Zwischenergebnisse können bei Bedarf bereits analysiert werden.

Online-Erhebungen bringen weitere Vorteile mit sich, so können beispielsweise dynamische Fragebögen erstellt werden, sodass die Teilnehmenden nur die für sie relevanten Fragen sehen. Solche individuellen Antwortpfade sind zudem mit weiteren dynamischen Funktionen wie z.B. Platzhalter und Piping kombinierbar. Außerdem können in Online-Umfragen abwechslungsreiche Fragetypen verwendet und Mediendateien wie Videos, Grafiken oder Fotos eingebunden werden.

Als Umfrageersteller können Sie übrigens den Zugang zum Online-Fragebogen kontrollieren, sodass Ihre Mitarbeiterbefragung nur für einen bestimmten Personenkreis zugänglich und vor unbefugten Teilnehmern geschützt ist. Der Zugriff auf den Online-Fragebogen kann zu diesem Zweck wahlweise mittels Passwörtern und/oder individueller Zugangsschlüssel geschützt werden – bei gleichzeitiger Wahrung der Anonymität der Teilnehmer. Zudem können Mehrfachteilnahmen bei Bedarf zuverlässig ausgeschlossen werden. Detaillierte Informationen zu den Themen Passwortschutz, individuelle Zugangsschlüssel, Anonymität und mehrfaches Teilnehmen finden Sie in unserem Helpdesk:

• Umfragezugang kontrollieren
• Anonymität bei Umfragen
• Mehrfachteilnahmen verhindern

Welches Online-Tool ist geeignet für Befragungen in Verwaltungen?

Erhebungen in der Verwaltung von Kommunen, Städten und Landkreisen können Herausforderungen mit sich bringen, die vorab geprüft werden sollten. So können beispielsweise besonders strenge Richtlinien, restriktive Netzwerkeinstellungen und (veraltete) technische Gegebenheiten vorliegen, die bei der Wahl eines geeigneten Umfrage-Tools mitbedacht werden sollten. Zudem sollte bei der eingesetzten Software darauf geachtet werden, dass Umfragen DSGVO-konform umsetzbar sind und dass transparente Informationen über Sicherheitsmaßnahmen und den Umgang mit den erhobenen Daten vom Tool-Anbieter bereitgestellt werden.
Neben diesen Grundvoraussetzungen, die ein Umfrage-Tool erfüllen sollte, ist es zudem ratsam, einen Anbieter zu wählen, der extern geprüft und zertifiziert ist. Dadurch können Datenschutz- und Sicherheitsbedenken vonseiten der Beschäftigten ausgeräumt und das Vertrauen in die Online-Erhebung gestärkt werden.

Weshalb ist das Umfrage-Tool LamaPoll optimal geeignet?

Das Umfrage-Tool LamaPoll bringt nicht nur die genannten Grundvoraussetzungen in puncto Datenschutz und Sicherheit mit. LamaPoll ist zudem aufgrund externer Prüfungen und Zertifizierungen optimal geeignet für die Durchführung von Mitarbeiterbefragungen in Behörden. Der Schutz von Daten und Informationen erfolgt bei LamaPoll grundsätzlich auf höchstem Niveau, dies wurde extern geprüft und bestätigt: Nach der bereits erfolgten offiziellen Zertifizierung gemäß ISO 27001, wurde 2022 auch die TISAX®-Zertifizierung erfolgreich bestanden.

Außerdem verfügt LamaPoll über eine Präqualifikation für öffentliche Aufträge. Das Unternehmen wurde unabhängig geprüft und ist im Amtlichen Unternehmer- und Lieferantenverzeichnis (ULV) des Landes Berlin gelistet. Die Eintragung in das amtliche Verzeichnis erleichtert die Abwicklung von Projekten der öffentlichen Hand, da alle erforderlichen Nachweise über Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit bereits erbracht wurden. Der Nachweis der geprüften Eignung ist bundesweit anerkannt.

Die ULV-Präqualifikation zeigt, dass LamaPoll:

• geprüft und als zuverlässig eingestuft wurde
• alle formalen und fachlichen Anforderungen für öffentliche Aufträge erfüllt
• in einem offiziellen, öffentlich einsehbaren Verzeichnis geführt wird

Der Eintrag im ULV kann von Öffentlichen Auftraggebern in der ULV-Auskunft auf der Website der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung, Bauen und Wohnen durch Eingabe des Unternehmensnamens Lamano GmbH & Co. KG, die ULV-Nr. 11/018055 und den CPV-Code 72 abgefragt werden: ULV-Auskunft 

Detaillierte Informationen zum Thema Schutz und Sicherheit von Online-Umfragen, die mit LamaPoll durchgeführt werden, finden Sie hier: Sicherheit und Schutz der Daten Ihrer Online-Umfragen

Mitarbeiterbefragungen in Behörden: Herausforderungen, Lösungen & Tipps

Mitarbeiterbefagungen im öffentlichen Sektor können mit LamaPoll unkompliziert umgesetzt werden. Aufgrund der Rückfragen, die unser Support-Team in den vergangenen Jahren von Behördenmitarbeitenden zum Thema Online-Umfragen erhalten hat, haben wir zur Orientierung eine Liste der FAQ zusammengestellt. Darin finden Sie zum einen die häufig genannten technischen Herausforderungen und speziellen Restriktionen, die behördenintern gegeben sein können. Zum anderen werden die entsprechenden Lösungen in Bezug auf Online-Befragungen erläutert, wenn diese mit einem geeigneten Tool wie LamaPoll durchgeführt werden.

Mögliche Herausforderungen & Lösungen:

1. Restriktive IT-Vorkehrungen: Viele Verwaltungsbehörden nutzen Sicherheitsmaßnahmen wie Firewalls, restriktive Netzwerkeinstellungen und strenge Richtlinien für das Herunterladen von Dateien oder das Zugreifen auf externe Webseiten.
   Lösung: Mit LamaPoll erstellte Umfragen werden als vertrauenswürdige Webseiten ohne potenziell gefährliche Inhalte erkannt, sodass der Zugriff auch bei restriktiven IT-Voraussetzungen i.d.R möglich ist.
2. Veraltete Soft- und Hardware: In Verwaltungen könnten ältere Browser oder Betriebssysteme im Einsatz sein, die nicht mit moderner Survey-Software kompatibel sind.
   Lösung: Für die Teilnahme an Umfragen, die mit LamaPoll erstellt werden, sollte das kein Problem darstellen, da nur ein halbwegs aktueller Browser und eine stabile Interneverbindung benötigt werden.
3. Fehlende technische Kompetenzen: Nicht alle Mitarbeiter könnten sicher im Umgang mit Online-Befragungen sein, was zu einer geringeren Teilnahmebereitschaft führen könnte.
   Lösung: Als Umfrageersteller haben Sie die Möglichkeit, die Fragebögen zielgruppengerecht zu gestalten. Halten Sie den Fragebogen ggf. simpel und erläutern Sie z.B. im Willkommenstext auf der 1. Seite den Fragebogenablauf.
4. Datenschutz- und Sicherheitsbedenken: Manche Teilnehmer könnten skeptisch gegenüber der Weitergabe von Daten oder der Sicherheit einer Online-Befragung sein.
   Lösung: Auch diese Klippe können Sie leicht umschiffen, indem Sie die Teilnehmenden transparent informieren und ein renommiertes und zertifiziertes Tool wie LamaPoll nutzen, bei dem der Schutz von Daten und Informationen grundsätzlich auf höchstem Niveau erfolgt.
   Zudem ist es notwendig, dass Sie Ihre eigene Datenschutzerklärung in der Umfrage hinterlegen, in der Sie transparent erläutern, welche Daten, wie und zu welchem Zweck verarbeitet werden.

Weitere Tipps für die erfolgreiche Umsetzung von Mitarbeiterbefragungen:

• Testlauf durchführen: Vor der eigentlichen Erhebung empfiehlt es sich, einen Pretest mit einer kleinen Gruppe durchzuführen, um potenzielle technische Probleme frühzeitig zu identifizieren.
• Kompatibilität sicherstellen: Sie Verwenden mit LamaPoll ein Tool, das auch auf älteren Systemen oder mit restriktiven Netzwerkeinstellungen problemlos funktioniert, sodass die Kompatibilität sichergestellt ist.
• Klar kommunizieren: Stellen Sie Begleitmaterialien bereit, die den Teilnehmern Schritt-für-Schritt erklären, wie sie die Befragung ausfüllen können. Das können Sie z.B. unkompliziert mit einer vorab versendeten Mail oder mit einem Willkommenstext innerhalb der Umfrage umsetzen.
• Datenschutz erläutern: Stellen Sie Informationen über die Sicherheitsmaßnahmen und den Umgang mit den erhobenen Daten transparent bereit.