Sie haben Ihre Umfrage erstellt, veröffentlicht und anschließend das LamaPoll-Versandsystem genutzt, um gezielt Teilnehmende einzuladen. Wenn Sie diese Form der Einladung nutzen, erzeugt das Tool automatisch für jeden Teilnehmer im Adressbuch einen individuellen Zugangsschlüssel. Dieser Zugangsschlüssel sorgt generell dafür, dass Teilnehmende zusammen mit dem Direktlink Zugang zu einer Umfrage erhalten und verhindert außerdem Mehrfachteilnahmen. Zudem ermöglicht Ihnen das Versandsystem bei Bedarf den gezielten Versand von Erinnerungsmails, wenn eingeladene Personen noch nicht an Ihrer Umfrage teilgenommen haben.
Wenn Ihnen nun auffällt, dass der Beantwortungsstatus im Adressbuch trotz beendeter Teilnahmen auf „noch nicht teilgenommen“ (s. Abb. 1) verbleibt, dann haben Sie a.) zu einer offenen Umfrage eingeladen und b.) in der genutzten E-Mail-Vorlage den falschen Link bzw. Platzhalter verwendet. Nachfolgend zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, warum sich der Beantwortungsstatus nicht ändert und was Sie ggf. anschließend tun können.
Übrigens: Den Beantwortungsstatus aus Abbildung 1 sehen Sie nur, wenn Ihre Umfrage nicht anonym durchgeführt wird.
1.) An diesen Einstellungen liegt’s
a.) Offene statt geschlossene Umfrage erstellt
Bei einer offenen Umfrage kann jede:r mit dem allgemeinen Zugangslink teilnehmen. In dem Moment, wo Sie Ihren Teilnehmerkreis durch die Nutzung individueller Zugangsschlüssel beschränken, empfiehlt sich jedoch die Aktivierung des Zugangsschutzes für eine geschlossene Umfrage (siehe Abbildung 2). Damit gewähren Sie nur Teilnehmern mit Zugangsschlüssel Zugang zur Umfrage.
Wenn nun jemand nach der Aktivierung über den allgemeinen Link auf Ihre Umfrage zugreift, müsste er einen Zugangsschlüssel eingeben (siehe Abb. 3).
Achtung: Sie müssen für den Versand über das LamaPoll-Adressbuch nicht zwingend eine geschlossene Umfrage wählen. Warum diese Einstellung jedoch für dieses Beispiel relevant ist, erklären wir im nächsten Schritt.
b.) Allgemeinen Link statt Platzhalter-Link versendet
Beim E-Mail-Versand über LamaPoll generiert das Tool für jede:n automatisch einen individuellen Zugangsschlüssel. Damit auch jeder Teilnehmende seinen Link mit Zugangsschlüssel erhält, muss in der E-Mail-Vorlage ein Platzhalter über das Pluszeichen eingefügt werden (siehe Abbildung 4). Sie können entweder „Individuelle URL“ oder „Individueller Link“ wählen. Bei Bedarf können Sie den Platzhalter für „Individuelle URL“ auch kopieren und innerhalb der Vorlage über das Link-Symbol mit einem eigenen Text verlinken.
In unserem Ausgangsbeispiel wurde jedoch statt des Platzhalter-Links der allgemeine Link kopiert und in die Einladungs-Vorlage kopiert. Das ist auch der Grund, warum sich der Beantwortungsstatus im LamaPoll-Adressbuch nicht ändert. Der individuelle Link mit Zugangsschlüssel wurde nämlich nie versandt. Und da bei der Umfrage-Erstellung statt einer geschlossen eine offene Umfrage ausgewählt wurde, führten sämtliche Einladungen trotzdem problemlos zur Umfrage.
Hätte man an dieser Stelle eine geschlossene Umfrage genutzt, hätte niemand der Eingeladenen auf die Umfrage zugreifen können. Stattdessen wäre wie in Abbildung 3 der Zugangsschlüssel erfragt worden.
Außerdem: Wenn Ihnen ein Problem mit dem Beantwortungsstatus auffällt, können Sie auch einen weiteren Check machen und sich den Rohdatenexport herunterladen. Unter „Typ“ wird Ihnen der jeweils genutzte Zugangsschlüssel angezeigt. Haben Sie einen Teilnehmer über das LamaPoll-Adressbuch eingeladen, dann sollte dieser den Typ „3“ haben. Sehen Sie dort allerdings eine „1“, dann hat dieser Teilnehmer über den allgemeinen Umfragelink teilgenommen (siehe Abbildung 5). Weitere Informationen zu den einzelnen Zugangsschlüssel-Typen finden Sie hier: Was bedeuten die verschiedenen Typen bei Zugangsschlüsseln
2.) Das können Sie tun, wenn Sie falsche Einstellungen gewählt haben
Ihnen stehen zwei Optionen zur Verfügung. Entweder Sie lassen Ihre Umfrage einfach weiterlaufen oder Sie laden Ihre Teilnehmerinnen und Teilnehmer erneut mit dem richtigen Platzhalter-Link ein. Wann sich welche Variante eignet, erklären wir Ihnen jetzt.
a.) Umfrage weiterlaufen lassen
Die Option ist ratsam, wenn Sie bei der Einladung über das LamaPoll-Adressbuch keine Attribute vergeben haben. Umfrageteilnehmer können ganz problemlos an Ihrer Umfrage teilnehmen. Der Nachteil: Aufgrund des fehlenden Platzhalter-Links (siehe Abbildung 4) und dem damit fehlenden Bearbeitungsstatus im Adressbuch (siehe Abbildung 1) können Sie keine gezielten Erinnerungsmails versenden.
b.) Teilnehmende erneut einladen
Für den Fall, dass Sie für Adressbuch-Teilnehmer Attribute hinterlegt haben (z. B. Standorte, Abteilungen, Geschlecht, etc.), sollten Sie eine angepasste Einladungs-Mail mit dem richtigen Platzhalter hinterherschicken (siehe Abbildung 4).
Der Grund: Die Beantwortung der Umfrage ist zwar problemlos möglich. Aber nur, wenn die Teilnahme über den vorgesehenen Platzhalter-Link mit Zugangsschlüssel erfolgt (siehe Abbildung 4), werden Teilnehmende ihrem Adressbucheintrag zugeordnet. Ohne diese Zuordnung können Sie weder im Fragebogen selbst auf die Attribute filtern (z. B. für Sichtbarkeiten oder Verzweigungen), noch im Rahmen der Auswertung. Machen Sie vor dem erneuten Versand unbedingt einen Pretest, um sicherzustellen, dass sämtliche Einstellungen korrekt sind und um zu prüfen, ob der Beantwortungsstatus nun erfasst und die Attribute entsprechend zugeordnet werden.
Um derartige Probleme vor jedem Umfragestart aufzudecken, raten wir Ihnen immer zu einem ausführlichen Pretest. Worauf Sie dabei im Detail achten sollten, haben wir für Sie zusammengetragen: Pretest durchführen
Falls Sie weitere Fragen zur Nutzung des LamaPoll-Adressbuchs haben, geben wir Ihnen in unserem Blog eine ausführliche Übersicht mit allem, was Sie in puncto Einladung beachten müssen: Was muss ich beim Einladen zur Umfrage via Adressbuch beachten