„Bitte setzen Sie Ihre Mitarbeiter zur bevorstehenden Befragung in Kenntnis“!
In Zeiten von Employer Branding, Empowerment und Führung auf Augenhöhe reicht diese Aufforderung heute weder für Führungskräfte noch für Mitarbeiter aus. Der Schlüssel für erfolgreiche Mitarbeiterbefragungen heißt: Empathie. Neben der entscheidenden Software für Ihr Projekt, spielt vor allem Ihr Einfühlungsvermögen eine wichtige Rolle für den Erfolg Ihrer Umfrage und den anschließenden Transfer der Ergebnisse. Ein Befragungsprojekt ist kein linearer Prozess, der mit einem Fragebogen startet und den erhobenen Daten endet. Umfragevorhaben sind weitaus vielschichtiger. Die drei wichtigsten Phasen Ihrer Mitarbeiterbefragung: die Vorbereitungs-, die Durchführungs- und die Transferphase.
Welches Ziel Sie mit Ihrer Datenerhebung auch verfolgen, es geht letztendlich immer um Veränderungen innerhalb Ihrer Organisation. Mitarbeiter, die mehr motiviert, Abteilungsstrukturen, die angepasst oder Onboarding-Prozesse, die effizienter gestaltet werden sollen. Beziehen Sie daher Ihre Mitarbeiter bei allen drei Phasen aktiv mit ein und begleiten Sie sie nicht nur als HR-, Marketing oder Vertriebs-Leiter, sondern als Veränderungs-Manager.
Vorbereitungsphase
Es wurde abgestimmt: Die Mitarbeiterumfrage ist beschlossen und Sie sind für dieses Projekt im Lead. Sie könnten jetzt auf kürzestem Weg Ihre Mitarbeiter informieren und sofort mit der Erstellung des Fragebogens starten. Das Resultat wäre: eine niedrige Teilnehmerquote, verstimmte Mitarbeiter und Datenschutzbeauftragte sowie eine Handvoll Aussagen, die Sie nicht wirklich bei Ihrer Zielerreichung unterstützen. Die effizientere Art:
- Initiieren Sie einen Mini-Workshop
Auch wenn Ihr Projekt- und Kostenplan etwas anderes sagt, nehmen Sie sich die Zeit. Ein paar Stunden reichen aus, um für Ihre bevorstehende Mitarbeiterumfrage zu sensibilisieren. Transparenz und Vertrauen zählen. Stellen Sie die Ziele Ihrer Umfrage vor und gehen Sie auf die Fragen, Anmerkungen und Ängste Ihrer Mitarbeiter ein. Versetzen Sie sich in ihre Lage und schaffen Sie ein positives Bewusstsein für zukünftige Veränderungen. - Bilden Sie eine agile und interdisziplinäre Taskforce
Klären Sie die technischen Voraussetzungen zum Feedbackmanagement-System. Achten Sie hierbei vor allem auf den Datenschutz. An dieser Stelle ist es sinnvoll, bereits andere Abteilungen wie die Kommunikations-, IT-Abteilung sowie den Datenschutzbeauftragten mit einzubeziehen. Legen Sie in dieser Phase auch fest, wie Sie die Ergebnisse aus der Umfrage auswerten, in die Organisation zurückübertragen und wie diese transparent nach innen oder außen kommuniziert werden könnten. - Setzen Sie sich einen realistischen Zeitplan
Planen Sie längere interne Abstimmungsschleifen und zusätzliche Zeitpuffer mit ein.
Durchführungsphase
Sie haben alle Vorbereitungen abgeschlossen? Die Mitarbeiter sind informiert und intern steht fest, wie die erhobenen Daten ausgewertet werden? Mit der Erstellung des Fragebogens befinden Sie sich dann auch direkt in der Umsetzung. Wichtig: Vermitteln Sie positive Anreize. Stellen Sie den Mehrwert für Ihre Umfrage dar und belegen Sie glaubwürdig, warum sich eine Teilnahme an Ihrer Befragung lohnt. Weitere Aspekte, die die Teilnahme erleichtern:
- Nutzen Sie ein intuitives Design
Damit die Mitarbeiter Ihrer Organisation nicht an der visuellen Umsetzung der Umfrage scheitern, verwenden Sie ein klares und einfach strukturiertes Design. Oder nutzen Sie spezielle Vorlagen, die optisch dazu einladen Ihre Fragen zu beantworten. - Verwenden Sie eine einfache Sprache
Formulieren Sie einfache Fragen. Fremdworte, Denglizismen oder Manager-Worthülsen sind tabu. Nichts kostet mehr Zeit und Nerven, als wenn sich Ihre Mitarbeiter bei der Beantwortung der Fragen erst sprachlichen Beistand holen müssen. - Achten Sie auf ein ausgewogenes Verhältnis von Fragen zum Umfang
Fragebögen, bei denen Sie bereits vorab einsehen können, dass die Beantwortung mehr als 10 Minuten dauert, laden nicht unbedingt zur Beantwortung ein. Achten Sie daher bei der Erstellung Ihrer Umfrage auf einen anwender- und zeitfreundlichen Umfang.
Transferphase
Mit dem Schließen der Umfrage kommen Sie wieder aktiv ins Spiel. Jetzt heißt es: Daten sammeln, strukturieren und auswerten. Diese dritte Phase ist gleichzeitig Abschluss und Neuanfang:
- Kommunizieren Sie den Abschluss Ihrer Befragung
Kommunikation ist alles! Nutzen Sie Ihre internen Kommunikationskanäle, um sich für die Teilnahme aller Mitarbeiter zu bedanken. Informieren Sie intern zum weiteren Vorgehen und wann Sie planen, die Ergebnisse zu veröffentlichen. Denn nichts ist demotivierender, als eine Teilnahme an einer Umfrage, bei der im Nachgang keine Ergebnisse sichtbar sind. - Veröffentlichen Sie die erhobenen Daten
Sobald Sie die ausgewerteten Daten vorliegen und aufbereitet haben, lassen Sie die Ergebnisse zweifach anfertigen. Eine umfangreichere Ausführung für Ihre Geschäftsleitung sowie eine aussagekräftige Kurzversion zur internen Veröffentlichung für Ihre Mitarbeiter und Kollegen. - Übertragen Sie die Ergebnisse der Umfrage in Ihre Organisation zurück
Nutzen Sie die Erkenntnisse. Alle. Vorrangig die erhobenen Daten. Jetzt heißt es: Optimieren und Testen. Halten Sie auch Ihre Prozessschritte sowie Erkenntnisse aus Ihrer Mitarbeiterumfrage fest. Dokumentieren Sie diese. Transfer bedeutet auch, dass Rad nicht immer wieder neu zu erfinden. Teilen Sie Ihr Wissen und vermeiden Sie so intern unnötige Kosten.
Am Ende sind Sie zwar wieder am Anfang, dafür aber mit neuen Erkenntnissen. Weiterführende Informationen finden Sie auch hier.