Damit sämtliche Informationen innerhalb Ihres LamaPoll-Accounts immer auf dem aktuellsten Stand sind, empfehlen wir, unsere kurze Checkliste einmal jährlich durchzugehen. So vermeiden Sie präventiv veraltete Einstellungen und falsch hinterlegte Daten. Im Folgenden zeigen wir Ihnen in 4 Schritten, worauf Sie achten sollten.
Inhaltsverzeichnis
1.) Kontaktdaten überprüfen
2.) Rechnungseinstellungen checken
3.) Weisungsbefugte Personen aktualisieren
4.) Mitarbeiter und Berechtigungen prüfen
1.) Kontaktdaten überprüfen
Ihr LamaPoll-Profil enthält neben Ihrem Namen auch Ihre Kontaktdaten. Navigieren Sie dazu zum Dropdown-Menü rechts oben und klicken auf „Mein Konto“ (siehe Abbildung 1). Jetzt können Sie etwaige Änderungen rechts über das Bleistift-Symbol anpassen.
2.) Rechnungseinstellungen checken
Im Bereich „Meine Rechnungen“ sind sowohl Ihre Rechnungsadresse, eine Übersicht sämtlicher Rechnungen, allgemeine Einstellungsoptionen als auch auch Ihre genutzte Zahlungsart hinterlegt (siehe Abbildung 2). Kontrollieren Sie bestenfalls jeden Punkt und stellen sicher, dass neben Ihrer Rechnungsadresse auch die Zahlungsart auf dem neuesten Stand ist.
Nutzen Sie zudem die Möglichkeit und aktualisieren bei Bedarf die „Interne Referenz“ für Auftragsnummern, Hinweise usw. Weitere Informationen dazu finden Sie hier: Wofür kann ich die „Interne Referenz“ nutzen
3.) Weisungsbefugte Personen aktualisieren
Weisungsbefugte Personen sind befähigt, Sie im Fall einer Abwesenheit bei LamaPoll zu vertreten. Gerade bei einer unvorhersehbaren, längeren Abwesenheit kann eine autorisierte Vertretungsperson von großem Wert sein. Sollten Sie bisher noch keine weisungsbefugte Person hinterlegt haben, bietet es sich jetzt an, eine oder zwei einzutragen. Navigieren Sie dazu über das Dropdown-Menü zu „Einstellungen“ und anschließend zum Bereich „DSGVO“ (siehe Abbildung 3).
Haben Sie bereits zu einem früheren Zeitpunkt weisungsbefugte Personen an entsprechender Stelle hinzugefügt, empfiehlt sich ein kurzer Aktualitäts-Check. Sind die Vertreter nicht mehr passend, tauschen Sie diese bestenfalls aus.
Achtung: Nachdem Sie bei LamaPoll eine weisungsbefugte Person hinterlegt haben, erhalten Sie eine E-Mail zur Bestätigung. Die hinterlegte weisungsbefugte Person wird jedoch nicht automatisch in Kenntnis gesetzt. Die Personen erhalten keine Benachrichtigung von LamaPoll und sind auch nicht automatisch in der Lage, auf Ihren Account zuzugreifen. Informieren Sie die hinterlegten Personen daher selbstständig, damit diese im Bilde sind. So können wir (LamaPoll) den Stellvertreter:innen bei Bedarf Ihre Zugangsdaten übertragen. Informationen dazu finden Sie hier: Werden weisungsbefugte Personen automatisch informiert
4.) Mitarbeiter und Berechtigungen prüfen
Ab der Gold-Lizenz haben Sie die Möglichkeit, drei Mitarbeiter als Benutzer/Subuser hinzuzufügen. Werfen Sie außerdem einmal jährlich einen Blick in die Benutzerverwaltung im Account, um zu überprüfen, ob die dort hinterlegten Mitarbeiterinformationen noch aktuell sind, noch benötigt werden oder ggf. ausgetauscht oder angepasst werden müssen.
Nutzen Sie einen Platin-Account, haben Sie außerdem Zugriff auf die Nutzerverwaltung und das Rechtemanagement. Nutzen Sie den jährlichen Check und werfen einen Blick auf die Rechtevergabe und die damit verbundenen Freigaben wie in Abbildung 4.
