Nachdem Sie Ihren Fragebogen mit LamaPoll finalisiert haben, steht jetzt der nächste Schritt an: das Veröffentlichen Ihrer Online-Umfrage. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, welche Möglichkeiten Ihnen zur Verfügung stehen und wie Sie diese nutzen können.
Inhaltsverzeichnis
1.) Umfrage veröffentlichen und starten
Das Veröffentlichen einer Umfrage ist schnell umgesetzt und zudem absolut notwendig, damit diese von Teilnehmenden genutzt werden kann. In einem ersten Schritt klicken Sie sich in Ihrer geöffneten Umfrage zum Menüpunkt „Veröffentlichen“. Dort sehen Sie wie in Abbildung 1 einen roten Schieberegler, der Ihnen anzeigt, dass Ihre Umfrage aktuell offline ist.
Sobald Sie den roten Schieberegler anklicken, wird er grün und springt auf den Status „Online“. Ihre Umfrage wird dadurch automatisch veröffentlicht, startet somit und ist gleichzeitig für Teilnehmende erreichbar. „Veröffentlicht“ heißt natürlich nicht, dass die Umfrage irgendwo öffentlich präsentiert oder publiziert wird, sie ist dadurch lediglich im Online-Modus, sodass sie nun jederzeit Personen zur Teilnahme einladen können.
Um zum Menüpunkt „Veröffentlichen“ zu gelangen, können Sie sich übrigens auch über das 3-Punkte-Menü Ihres Fragebogens in Ihrer Umfrage-Übersicht klicken. Dort finden Sie die jeweiligen Optionen „Starten“ und „Stoppen“.
Nachdem Sie Ihre Umfrage veröffentlicht und damit gestartet haben, ist sie nun auch für Teilnehmer erreichbar. Das bedeutet, dass Sie jetzt zum Beispiel Einladungen zur Umfrage versenden können. Nutzen Sie dazu entweder Ihr eigenes E-Mail-Programm oder Verwenden das LamaPoll-Versandsystem. Doch egal für welche Mailing-Option Sie sich entscheiden: Sie haben immer die Wahl, einen allgemeinen oder individuellen Link zu versenden.
a) Einladung mit allgemeinem Link und eigenem E-Mail-Programm
Nutzen Sie einen allgemeinen Link, wenn Sie eine offene Befragung planen. Um den Link aufzurufen, stehen Ihnen drei Möglichkeiten zur Verfügung. Zum Beispiel können Sie zuerst direkt im Menüpunkt „Veröffentlichen“ auf den Umfragelink zugreifen und diesen sofort kopieren (siehe Abbildung 4).
Als zweite Option klicken Sie sich einfach unter dem Umfragelink über die Kachel „Link und QR-Code“ weiter (siehe Gif). Dort können Sie sich erneut sowohl den Link kopieren als auch den QR-Code herunterladen. Für den Fall, dass Sie mehrsprachige Umfragen verwenden, ist dieser Weg besonders empfehlenswert, da Links für jede Sprach-Version aufgeführt werden.
Bei der dritten Variante nutzen Sie wie in Abbildung 3 das entsprechende 3-Punkte-Menü der Umfrage-Übersicht und wählen anschließend den Punkt „Link und QR-Code“.
Einmal kopiert, können Sie sowohl den Link als auch den QR-Code überall einbinden und teilen – in einem Newsletter, auf einem Flyer, per iFrame auf Ihrer Website und natürlich auch auf sämtlichen Social-Media-Plattformen.
b) Einladung mit individuellem Link und eigenem E-Mail-Programm
Wenn Sie den Kreis der Befragten beschränken und zudem sicherstellen wollen, dass jede*r Teilnehmende nur einmal an Ihrer Umfrage teilnimmt, dann kreieren Sie einen individuellen Zugangsschlüssel. Nutzen Sie die Kachel „Zugangsschlüssel“ wie in Abbildung 5, klicken anschließend auf „Zugangsschlüssel erzeugen“ und laden sich diese herunter. Nun können Sie Schlüssel gezielt über Ihr E-Mail-Programm versenden.
Beachten Sie: Sobald Sie Zugangsschlüssel nutzen, können nur Personen mit genau diesen Schlüsseln an der Umfrage teilnehmen. Es handelt sich damit um eine geschlossene Umfrage. Aktivieren Sie daher unbedingt den Zugangsschutz wie in Abbildung 6, den Sie im Menüpunkt „Einstellungen“ finden.
c) Einladung mit allgemeinem Link und LamaPoll-Versandsystem
Sollten Sie sich für das LamaPoll-Versandsystem entscheiden, laden Sie in einem ersten Schritt sämtliche E-Mail-Adressen aller Teilnehmenden in das LamaPoll-Adressbuch hoch. In einem zweiten Schritt ergänzen Sie den Platzhalter „Öffentlicher Link zur Umfrage“ in Ihrer E-Mail-Vorlage (Abbildung 7).
Weitere Informationen zur Erstellung von E-Mail-Vorlagen finden Sie in unserem Helpdesk: E-Mails schreiben
d) Einladung mit individuellem Link und LamaPoll-Versandsystem
Die Einladung mit individuellem Link über das LamaPoll-Versandsystem erfolgt genauso wie bei c) beschrieben. Sie laden die E-Mail-Adressen über das Adressbuch hoch und nutzen einen Platzhalter für die Einladungs-Mail. Wählen Sie dafür den Platzhalter „Individueller Link“ wie in Abbildung 8.
Die Vor- und Nachteile der einzelnen Einladungs-Optionen sowie hilfreiche Tipps zum Versand finden Sie hier: Einladung zur Umfrage
2.) Umfrage pausieren oder stoppen
Sie können Ihre Umfrage jederzeit stoppen beziehungsweise pausieren und bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt wieder online stellen. Gehen Sie dabei genauso vor wie beim Veröffentlichen Ihrer Umfrage. Klicken Sie sich wie in Abbildung 2 über den Menüpunkt „Veröffentlichen“ oder wie in Abbildung 3 über das 3-Punkte-Menü an die entsprechende Stelle. Da Ihre Umfrage noch online ist, ist der Schieberegler grün. Klicken Sie einmal darauf und er wird rot – Ihre Umfrage ist nun offline. Diesen Prozess können Sie auch automatisch für einen ganz bestimmten Zeitpunkt terminieren. Wählen Sie dafür die Option Umfragestop planen und geben Sie das Datum und die Uhrzeit an, wann Ihre Umfrage offline gehen soll.
Umgekehrt können Sie den Umfragestart einer Offline-Umfrage auch ganz bequem vorplanen. Das Vorgehen aus Abbildung 9 ändert sich dabei nicht. Weitere Informationen dazu finden Sie im Helpdesk unter Starten und Stoppen der Umfrage