Ja, Sie können Ihren Umfrageteilnehmern in der Einladungsmail eine Opt-out-Option anbieten – in Form eines Opt-out-Links, den Sie als Platzhalter in die E-Mail-Vorlage einfügen. Über diesen Link können die Teilnehmer die Einwilligung zum Erhalt weiterer E-Mail-Benachrichtigungen zur betreffenden Umfrage widerrufen. Damit Umfrageerstellende einen Überblick über die Opt-outs erhalten, können sie sich das Adressbuch als CSV-Datei exportieren.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie beides bewerkstelligen:
- Den Opt-out-Link in die E-Mail-Vorlage einfügen
Legen Sie eine neue E-Mail-Vorlage an oder öffnen Sie eine bestehende und gehen die folgenden 3 Schritte:
1.) Platzieren Sie in Ihrer E-Mail-Vorlage einen Hinweissatz zur Opt-out-Option, z. B. „Wenn Sie keine weiteren Benachrichtigungen zu dieser Umfrage mehr erhalten möchten, klicken Sie bitte hier“:
2.) Fügen Sie hinter diesem Hinweissatz über das Pluszeichen („+“) im Editor den Platzhalter „Opt-Out Link für E-Mails“ ein (siehe Abbildung 1) .
3.) Speichern Sie die bearbeitete E-Mail-Vorlage mit dem blauen Button „Speichern“ ab.
Ihre Umfrageteilnehmer sehen in der Einladungsmail einen blau hinterlegten Link „Benachrichtigungen deaktivieren“, auf den sie klicken können, um sich abzumelden. (siehe Abbildung 2)
Wichtig zu wissen: Die Opt-out-Funktion ist umfragespezifisch, nicht umfrageübergreifend. Sie gilt immer nur für die Umfrage bzw. für das Adressbuch, für die sie eingerichtet wurde. Es empfiehlt sich daher, den Verweis auf „zu dieser Umfrage“ in der Einladungsmail, wie in unserem Beispiel, aufzunehmen. Sobald ein Umfrageteilnehmer sich opt outet, bekommt er/sie keine E-Mails mehr zugestellt, auch wenn seine/ihre E-Mail-Adresse im Adressbuch steht.
Soll ein Opt-out für mehrere Umfragen oder alle Umfragen im Account gelten, so darf die betreffende E-Mail-Adresse nicht mehr in andere Adressbücher hochgeladen werden. Hierfür sind jedoch die jeweiligen Umfrageersteller verantwortlich.
- Export des Adressbuchs
Umfrageerstellende haben die Möglichkeit, sich das Adressbuch einer Umfrage herunterzuladen. Sobald die Opt-out-Funktion genutzt wird, enthält der Export die entsprechende Spalte „E-Mail-Opt-Out“.
Navigieren Sie hierfür zum Menüpunkt „Durchführen“ und wählen anschließend in der linken Sidebar „Adressbuch“. Klicken Sie danach auf das 3-Punkte-Menü und anschließend auf „Export“ (siehe Abbildung 3).
Bitte beachten: Der Export enthält E-Mail-Adressen, die zu den personenbezogenen Daten gehören. Gehen Sie mit der Datei entsprechend umsichtig um.
Weitere Informationen zum Erstellen von E-Mail-Vorlagen mit Platzhaltern erhalten Sie in unserem Helpdesk: E-Mails mit LamaPoll versenden