Ja, um Aufgaben zu verteilen und zugleich eine Mitbringliste zur Verfügung zu stellen, können Sie eine Online-Fragebogen erstellen. Sobald Sie ein Event planen, bei dem sich die Besucher aktiv einbringen sollen, kommen Sie schnell an den Punkt: Wer kümmert sich wann um was, wer bringt was mit – und haben Sie am Ende eigentlich genügend Unterstützer? Um den Überblick über Verfügbarkeit, Termine oder Ressourcen in der Planungsphase zu behalten, können Sie ganz einfach eine Gruppen-Umfrage mit LamaPoll erstellen.
Wir veranschaulichen Ihnen am Beispiel einer Betriebsfeier, wie Sie sowohl Terminbuchungen z. B. für Betreuungsangebote als auch das Abfragen von benötigten Ressourcen z.B. für Verpflegung umsetzen. Da meist nur ein ganz bestimmtes Kontingent an Hilfe und Ressourcen benötigt wird, zeigen wir Ihnen, wie Sie die Anzahl an Teilnehmern pro Item auf eine maximale Zahl beschränken.
Zunächst legen Sie einen Fragebogen mit dem Design und Layout Ihrer Wahl an. Nützliche Tipps, um Ihre Inhalte optisch ansprechend umzusetzen, finden Sie hier: Fragebogen gestalten
Anschließend erstellen Sie die Terminvorschläge für die Aufgaben, die Sie verteilen wollen – beispielsweise mit Single- oder Multiple-Choice-Fragen (siehe Abbildung 1).
Jetzt muss jedes Item (hier Zeitfenster) noch mit einer maximalen Anzahl an Plätzen ausgestattet werden. Wird dieses Kontingent erreicht, wird das Item nicht mehr angezeigt und kann dementsprechend von Befragten nicht mehr ausgewählt werden. So stellen Sie sicher, dass sich nicht mehr Personen für einen Zeitslot o. Ä. eintragen können, als tatsächlich zur Verfügung stehen oder benötigt werden.
Klicken Sie zunächst auf das „Bleistift“-Symbol, um Ihre Frage zu bearbeiten. Anschließend verwenden Sie das „Auge“-Symbol neben den einzelnen Items, um die Sichtbarkeiten individuell einzustellen (siehe Abbildung 2).
Um nun festzulegen, wie viele Personen den Terminslot auswählen können, bevor er nicht mehr angezeigt wird, wählen Sie über einen Quotenfilter eine maximale Anzahl aus. Für unser Beispiel legen wir fest, dass maximal 50 Personen ein Zeitfenster wählen können. Nutzen Sie außerdem folgende Sichtbarkeitseinstellungen (siehe Abbildung 3):
Item ist „nicht sichtbar“ falls „alle Bedingungen zutreffen„
+ „Quoten zu Frage 1“ „Anzahl 13:00 – 14:00 Uhr“ „≥“ „50“
Wiederholen Sie diese Einstellungs-Optionen für sämtliche Items aller Fragen, die Sie mit einer begrenzten Verfügbarkeit ausstatten wollen. Das Prinzip eignet sich natürlich nicht nur für Terminbuchungen oder konkrete Zeitslots, sondern auch um Mitbringlisten für Speisen, Equipment, Unterhaltungselektronik o. Ä. zu koordinieren. So klopfen Sie bereits im Vorfeld ab, wer etwas beisteuert und erleichtern sich die Planung.
Nutzen Sie gerne unsere kostenlose Fragebogen-Vorlage zur Orientierung: Aufgabenverteilung und Mitbringliste für Betriebsfeier