Wenn Sie eine neue Umfrage anlegen, ist die Einstellung für die anonyme Datenerfassung automatisch aktiv. Das ist die Standardeinstellung und sorgt dafür, dass Antworten grundsätzlich ohne Angaben wie E-Mail-Adresse, Name des Teilnehmers, Zugangsschlüssel oder die Uhrzeit der Teilnahme gespeichert werden. Sobald eine Umfrage gestartet wurde und erste Antworten eingegangen sind, lässt sich die Option „Antworten anonym erfassen“ nicht mehr ändern. Die Einstellung wird dann ausgegraut, damit sie nicht nachträglich umgestellt werden kann (s. Abb. 1).
Wurde eine Umfrage anonym veröffentlicht, müssen sich Teilnehmende darauf verlassen können, dass ihre Angaben anonym bleiben. Das gilt auch dann, wenn die Einstellung versehentlich so übernommen wurde oder nicht aktiv kommuniziert wurde.
Eine spätere Umstellung wäre aus Datenschutzsicht problematisch. Daher wird die Funktion automatisch gesperrt, sobald Daten vorliegen.
Wenn Sie die Einstellung bei einer laufenden Umfrage trotzdem umstellen möchten, muss diese zuerst offline gestellt werden und anschließend über das Dreipunktmenü in der Umfrageliste zurückgesetzt werden (Abb. 2).
Wichtig: Beim Zurücksetzen werden alle bereits erhobenen Antworten dauerhaft gelöscht. Erst danach lässt sich die Anonymität wieder ändern.
Mehr zum Thema Anonymität von Umfragen und worauf Sie bei der Erstellung einer anonymen Umfrage achten sollten, finden Sie hier: Anonymität von Umfragen
Zusätzliche Hinweise zur Anonymität von Umfragen
Die Anonymität einer Umfrage ist durch das Aktivieren der Option „Antworten anonym erfassen“ nicht automatisch garantiert. Es gibt Konstellationen, die diese dennoch beeinträchtigen können. Dazu gehören insbesondere die folgenden Punkte:
- Individuelle Links können die Anonymität aufheben, wenn sie zuordenbar sind
Wenn Sie die Einladung zur Umfrage mit Ihrem eigenen E-Mail-Programm versenden und dabei individuelle Links verwenden (z. B. um Mehrfachteilnahmen zu verhindern), darf nicht nachvollziehbar sein, welche Person welchen Link erhalten hat. Damit die Anonymität erhalten bleibt, sollten die Zugangsschlüssel zufällig verteilt werden, zum Beispiel durch eine unabhängige Vertrauensperson.
Weitere Hinweise zur Verwendung individueller Links und zum Versand über eigene Mailprogramme finden Sie hier: Einladung zur Umfrage
- Personenbezogene Daten in Fragen: „Getrennte Auswertung“ aktivieren
Auch in einer anonymen Umfrage können personenbezogene oder personenbeziehbare Angaben erhoben werden. In solchen Fällen muss bei der jeweiligen Frage die Option „Getrennte Auswertung“ aktiviert werden. Dadurch werden die Antworten dieser Frage technisch vom restlichen Datensatz getrennt, sodass die Anonymität der Umfrage gewahrt bleibt.
Eine detaillierte Erklärung zur Funktion der getrennten Auswertung und den Einsatzmöglichkeiten finden Sie hier: Anonymität trotz Kontaktdatenabfrage